Дипломдық жұмыс: Қазіргі кезеңдегі басқару құжаттарының құрастыру мен ресімдеу талаптары

Қазақстан Республикасының Ғылым және Білім Министірлігі.

 

Абай атындағы Қазақ Ұлттық Педагогикалық Университеті.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Д И П Л О М     Ж Ұ М Ы С  Ы

 

Диплом жұмысының тақырыбы:

Қазіргі кезеңдегі басқару құжаттарының құрастыру мен ресімдеу талаптары.

 

 

 

 

 

 

 

        Мамандығы:

Құжаттану және басқаруды құжатпен қамту

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Абай атындағы Қазақ Ұлттық Педагогикалық Университеті

 

 

                                            Кафедра «маркетинг және

                                                               коммерция»

 

 

 

Д и п л о м    ж ұ м ы с ы

Қазіргі кезеңдегі басқару құжаттарының құрастыру мен ресімдеу талаптары.

 

 

 

 Мамандығы: Құжаттану және басқаруды құжатпен қамту.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Мазмұны:

Кіріспе…………………………………………………………………………………………………….. 

I- тарау. Басқару  құжаттарын құрастырудың  ерекшеліктері.

1.1. Құжаттарды толтыру және топтастыру………………………………………. …….. 

1.2. Құжаттарды құрастыру…………………………………………………………………….. 

II-тарау. Құжаттарды рәсімдеу – іс жүргізудің негізі.

2.1. Құжаттарды рәсімдеу тәртібі мен Құжаттардағы міндетті реквизеттер..

2.2. Басқару және жеке құжаттарының рәсімделуі мен құжат мәтініне қойылатын талаптар……………………………………………………………………………. ….

III-тарау. Оңтүстік Қазақстан облысының Шардара ауданындағы М.Әуезов атындығы орта мектебіндегі басқару құжаттар құрастыру мен рәсімдеу талаптары.

3.1. Мекеменің құрылымы мен құжат түрлері…………………………………………..

3.2. Басқару құжаттарының құрастырылуы мен ресімделуі………………………

 

Қорытынды…………………………………………………………………………………………… 

 

Қолданылған әдебиеттер тізімі………………………………………………………………..

 

Қосымшалар.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Кіріспе

 

          Іс жүргізуде ұйымдастыру кәсіпорындағы іс қағаздарды жүргізу және оларды басқару жұмыстарының жиынтығымен сипатталады. Құжат дегеніміз кез келген кәсіпорындағы заңды немесе заңсыз тұлғамен толтырылған, арнайы басылып шыққан іс қағаздарына жазылған ақпараттар. Құжат жазбамен бірге туындады, алғашқыда мүліктік қарым-қатнас құралы ретінде кейіннен жазбаның дамуына байланысты, араласу құралы және ақпарат тарату арқылы қолданылды. Құжат адам ақыл ойының ең қажетті қоймасы болып саналады. Бұрыннан бері бізге әр түрлі жетті. Соның көмегімен, сол бұрынғы кездегі атомымыздың тарихын, тұрмыс ерекшелігін және әр түрлі қарым-қатынастарын біле аламыз.

          Іс құжаттарын толтыру мемлекеттік стандартттарға сай орындалу, реквизиттердің дұрыс орналасуы болып табылады. Толтырылған әрбір құжаттың өзіне тән реквизиттері болады. Іс қағаздары басқару қызматіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет ету барысында шығарған түрлі шешімдері, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіруді, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты . Іс қағаздарын жүргізү – басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Мекемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Іс қғаздарын жүргізу – мекеме жұмыстарының нақты құжаттармен, деректер мен реттелеген, дәйектелген жүйесі.

          XXI ғасырда тәуелсіз ел ретінде енген республикамыздың әлеуметтік, экономикалық, мәдени өмірде үлкен өзгерістер болып жатыр. Солардың ішіндегі ең өзектісі, ең алдымен қолға алынатыны – қазақ тілінің конституциялық мәртебесін мемлекеттің бүкіл аумағында, қоғамдық қоғамдық қатнастардың барлық саласында жүзеге асыру. Қазқастан Республикасының Президентінің жарлығымен бекітілген «Тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасы.» тіл саясатын іске асырудың алғашқы кезінде негізгі төрт бағытта іс шаралар жүргізеді. Соның бірі – ресми іс жүргізуді мемлекеттік тілге кезкң- кезең  мен көшірудің нақты негізін жасау. Қалай десек те, республикада мемлекеттік органдар іс қағазын мемлекеттік тілде жүргізүге бет бұрды. Бұл үкен істің өзінен-өзі жолға түспейтіні әбден белгілі. Одан шығудың жолы – орыс тіліндегі нұқаларды негізге ала отырып, ана тіліміздің заңдылықтарын сақтап, ұлттық іс қағаздарымызды жүргізуді қалыптастыру. Ал осы ретте мемлекеттік және мемлекеттік емес органдарда, мекемелерде, ұйымдар мен кәсіп орындарды мемлекеттік тілде іш жүргізу, қатынас қағаздарын толтыру, жинақтап айтқанда, құжат айналымын іске асыру – бүгінгі таңда өткір тұрғын мәселе. Қазақ тілінің мемлекеттік тіл мәртебесін толыққанды жүзеге асыру үшін осы саладағы істі жандандыру керек, ал бұл мемлекеттік деңгейде енді — енді қолға алынып жатқан шара.

Қазақстан республикасындағы халықтар мәдиниетінің өзара әсері ең алдымен олардың тілдерінің бір – бірімен қарым қатынасы негізделеді. Біздің мемлекетіміздің саясаты еліміздегі барлық тілдердің гүлденіп өркендеуіне, өмірдің барлық саласында қолданылуына  лайықталған бағыт ұстап отыр. 1997 жылы 11 шілдеде Қазақстан Республикасындағы «тіл туралы» заң қабылданып, 1998 жылы 5 қазанда Қазақстан Республикасының Призиденттің жарлығымен оны жүзеге асыруды мемлекеттік бағдарламасы бекітілді. Жоғары оқу орындары мен мектептерде, колледждер мен лицей, гимназияларда қазақ және орыс тілдерінде іс жүргізу арнайы оқытыла бастады. Іскерлік қатынастан жөнінде орысша – қазақша және қазақша орысша оқу құралдарының жеткіліксіздігі білім саласында ғана емес, күнделікті басқару, қарым – қатынас процестеріне де кедергі келтіреді.

Әрбір қызметкер мейлі ол қатардағы, не жоғары лауазым иесі болсын, әр түрлі іс қағаздарының – хат, арыз нұсқау, сенім хат т.б. жазылу, толтыру үлгісін білу қажет.

Басқару құжаттары ұйымдастырушылық бағыттағы істермен қатар күнделікті ағымдағы басқару мәселелерін де қамтиды. Басқару ұғымы ерте кезеңнен бастап пайда болдып және адамзаттың эр түрлі кезеңге аяқ басқан сайын өзгеріп отырды. Басқару ұғымын негіздеуге қатысты теориялық бірнеше көзқарас қалыптасқан. Жалпы қалыптасқан ұғым бойынша басқару дегеніміз – аса айырмашылығы бар функция. Қоғамдық еңбек процесінде өзендік табиғатына сәйкес қалыптасқан. Қандайда болсын қоғамдық жиын бір басқаруды қажет етеді. Ол жеке жұмыстар арқылы жалпы функция арқылы жүргізіледі. Себебі міндетті түрде талаптардың орындауын ғажет етеді.

Құжаттау дегеніміз – кез келген мекеменің қызметін әрекетін көрсететін құжаттарды жасау, толтыру. Бұған дайын құжаттармен жұмыс та, сондай- ақ оларды қабылдау, тіркеу, ол бойнша жұмыс істеу, орындалуын бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау, мұрағатқа дайындау сияқты толып жатқан жұмыстар кіреді. Басқару қызметіндегі құжаттарды қарастыру мен талаптарға сай дұрыс және сауатты ресімдеудің маңызы өте зор.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I – тарау.Басқару құжаттарын құрастырудың ерекшелігі.

1.1 Құжаттарды толтыру және топтастыру.

Кәсіпорын үлкен болған сайын, оны басқарудың жүесіде күрделене түседі. Олай  болса іске өкілеттілікті ажыратуға, құжат толтырудағы бірлескен іс әрекетке жауаптырақ қарауа тура келеді. Жарғы мен құрылтай шарты компанияны ашумен қайта құру және тарату жұмыстары тек құрылтайшылар мен  акционерлер ғана істей аладытынын белгілеп береді. Олардың жиналысы ғана  кәсіпорынның ұзақ мерзімді түпкі мақсатын айқындайды, компанияның басшылығы (директорлар кеңесін) жабық  сайлайды не тағайындайды. Бұл органның құрамына кәсіпорынның ішкі бөлімшелерінің директорлары және басқа кәсіпорынның қаржы мекемелерінің өкілдері менеджерлар мен ғылыми қызметкерлер кіре алады. Жоғарғы басшылық органы тек маңызды мәселелерді ғана қарастырады. Атқарушы органның басшысы кәсіпорнды тікелей және күнделікті басқаратын президент не бас директор болуы мүмкін. Ағымдағы басқару құрылымы орталықтандырылған немесе орталықтандырылмаған болуы мүмкін.

Орталықтандырылған құрылымда барлық қызмет басқару жөніндегі вице- президентке бағынады. Басқа вице- президенттер ( өндіріс, транспорт, өткізу, қаржы т.б бойынша) президентке бағына отырып бөлімдер мен қызметтерді тікелей басқармайды.

Орталықтандырылмаған жүйе – арнаулы қызметтердің вице- президенттерге бағынуын қажет етеді.

Басқарудың өзара бағыныштылық тізбегі  кәсіпорынның көлемі мен басқару қызметіне байланысты екі, үш және төрт звенолық жүйеден тұруы мүмкін. Басқарудың түпкі мақсатын таңдауда ең алдымен барлық басқару бөлімдерінің бақылауда болуын, жауапкершілігін және қызметтердіңнақты бөлінісін, тиімділікті басшылыққа алған жөн.

Құжат толтырудың біртұтас ережеін Қазақстан Республикасы ьәдениет ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің мұрағаттары  мен құжаттарды басқару комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда Қазақстан Республикасы министрлер Кабинеті бекіткен «Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық – құқықтық нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқаруды және құжат жүргізүдің негізгі ережелері деп аталатын №562 қаулысы болып табылады. «Ережеде» құжаттарды толтырудың және құжат айналымын басқарудың нормалары айқындалған.

ГОСТ 6.10.1-88 бойынша Қазақстан Республикасында қызмет ерекшеліктеріне қарай «Құжаттолтырудың біріңғай жүйесі. Негізгі ережелер»(Алматы, 1992 ж.) белгіленгін. Осы мемелекеттік стандартқа сәйкес құжат толтырудың 16 біріңғай жүйесі бар:

1. жоспарлы;
2. есептік- санақтық;
3. алғашқы есептеу;
4. қаржылық және бухгалтерлік есептік;
5. ақшалай есеп айыру;
6. ұйымдық- өкімдік;
7. баға белгілеу бойынша;
8. материалдық техникалық жабдықтау мен өткізу бойынша;
9. сауда бойынша;
10. сыртқы сауда бойынша
11. құрылыс жобасы;
12. өнертапқыштық және жаңалықтар ашу бойынша;
13. әлеуметтік қамсыздандыру бойынша ;
14. транспорт жүйесін жедел жоспарлау және басқару жұмысы  

 

                 бойынша ;

 

15. еңбек және әлеуметтік мәселелер бойынша;

 

16. халыққа тұрмыстық қызмет көрсету бойынша;

Ұйым өзінің қалыпты қызмет етуіне қажет салалық құжаттар табелін әзірлейді. Ондай табальге дәстүрлі әдіспен жасалған құжат түрлері, сондай-ақ  есептеу техникалық құралдары арқылы жасаалған түрлері де енеді. Құжаттарды басқару қызметі салалық бөлімдердің барлығына бірдей іс номенклатурасын жасап шығарады. Қағаз санының  шектен  тыс көптігінен оларды жасауға көп күш,  уақыт кетеді.  Мұның өзі тікелей  іске, ауызша түрдегі жеке қарым – қатынасқа кедергі келтіреді.

Құжаттардың қажетті және жеткілікті мөлшерде болуы, оларды толтырудың біркелкілігі нақты жұмысқа көп уақыт бөлуге мүмкіндік береді. Бірақ бұл – құжаттарға мүлде көңіл бөлмеу керек деген сөз емес. Фирманы басқарудағы жазба құжаттардың үйлесімді жүесі бірте-бірте қалыптасады және ол тұрақты түрдегі заңдылықты жолға қояды.

«құжат» — латын тілінде «куәлік», «дәлелдеу тәсілі» деген мағына береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар:

1) қандай да бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты  (мысалы, жол жүруге деген) растайтын іс қағазы;

2) жеке басты ресми түрде куәләндыратын құжат (төл құжат);

3) бір нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар).    

Кәсіпорынды басқару мәлметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім қабылдап оны орындаау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процесс болып табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат мәләметтер керек болды. Құжат ақпараттың осы талабына жауап беруі тиіс. Дегенмен хабардың толықтығы мұның көлемімен ғана емес, сонымен бірге оның мәні де басты мәселелердің  көрсетумен бағаланады. Яғни, ақпараттың көптігі оны өңдеуді талап етеді, оның маңызды, жедел орындауды қажет ететін жақтарын айқындап, оны қабылдап – түсінуге ыңғайлы күйге түсіреді керек етеді. Осы жұмыстың бәрін құжаттың толтырушы атқаруы тиіс. Құжаттың сапасы оның толықтығы, оралымдылығы және анықталғанмен ғана емес, сондай-ақ оның ықшамдылығымен, қолайлылығымен айқындалады. Сондықтан  құжаттар тікелей қатынас жасаумен тиімді ұштастырыла жүргізілсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға жұмсалса, онда олар іс-әрекеттің табысты болуына жағдай жасайды. Іс жүргізу құжаттары сонымен қатар хабар мәләметтің қайнар көзі және таратушысы, заң арқылы қорғалатын істі белгілудің тәсілі болып табылады. Басқарудың құралы ретінде құжаттар жоспарлауды қаржыландыруда несие беруде, бухгалтер есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда, ұйымның қызметін кадырлық жағынан қамтамасыз етуге т.б қоллданылады. Құжаттарды мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар және азаматтар арасындағы қатынастар үшін қызмет етеді. материалданған (құжат түріндегі) заңды күші бар мәлметтер төрем сотта бизнес бойынша әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе халықтың сотта еңбек тартыстары шешуде қандай бір фактоның негізгі дәлелі ретінде қызмет етеді.

Кәсіпорының не йымның құжаттары белгілі бір мәдени – тарихи құндылыққа ие, мемлекеттің мұрағат қорының бөлігі болып табылады, сондықтан олар мемлекеттік мұрағатқа тапсырылуы тиіс.

Құжаттарды топтастыру- оларды ұқсастықтармен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.

Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар графикалық, акусикалық (фото, кино – бейне құжаттар) болып бөлінеді.

Мазмұнына қарай – ұйымдық- өкімдік, қаржы – есеп, жабдықтау- өткізу құжаттары болып бөлінеді.

Атауына қарай көптеген түрге (жанрға) бөлінеді: ережелер, бұйрықтар, хаттамалар, жарғылар, арыздар, хаттар т.б.

Түріне қарай құжаттар типтік, үлгілік, жекелік, қалыпты, жалпыға бірдей болып бөлінеді.

Толтыру орнына қарай құжаттар ішкі және сыртқы (кіріс, шығыс) болып бөлінеді.

Шығу тегіне қарай құжаттар қарапайым, күнделікті қызметте қолдану үшін және құпия болып бөлінеді.

 Заңдылық күшіне қарай шын және жалған құжаттар болып бөлінеді,

Жасалу сатысына қарай түпнұсқа (бірінші донасы ) және көшірме құжаттар болып бөлінеді. Көшірменің өзі іштей отпуск –шығыс- құжатының толық көшірмесі, выписка – құжаттың бір бөлігінің көшірмесі, дубликат- құжаттың жоғалғанда беретін екінші нұсқасы болып беріледі.

 

 

 

 

 

1.2. Құжаттарды құрастыру.

Қандайда бір фирма немесе ұйым, кәсіпорын құрылатын болса, ең алдымен  басқару құжаттары құрастырылады.

Мемлекет заңыеа сәйкес құрылтай құжаттары жарғы мен құрылтай жарты, фирманың негігі құжаттары ретінде, міндетті түрде наториалдық куәландыруды талап етеді. екі құжатта мазмұндары сәкестендіріліп, мұқият дайындалған болуы тиіс, олар банктер, салық, төрелік сот, әділет және рұқсат қағаз беруші ұйымдар тарапынан қатаң текесеруден өтеді.

Жарғының – деректемелер:

1. құрылтайшылар жиналысының бекіту белгісі
2. мемлекеттік тіркеудің белгісі
3. мәтіннің атауы
4. жарғының мәтіні
5. фирманың атқарушы органы басшысының қолы

жарғының негізгі дерекетемесі – мәтән- ол сонымен рет тәртібі қатаң белгілінбеген бөлімдерден тұрады. Алайда мәтін де мынадай мәләметтер берілуі тиіс:

• жалпы ережелер: Ұйымдық- құқықтық нысаны, атауы, мекен жайы;
• Қызметтің мақсаты мен мәні (туризм, сауда, жарнамалық және делдалдық қызмет);
• Серіктестік қатысушыларының құқықтары мен міндеттері және жауапкершілігі;
• Мүлкі, қорлар, табысы;
• Басқару және бақылау органдары;
• Жұмысшылардың еңбегі, жалақысы және оларға берілетін әлеуметтік кепілдік;
• Есеп алу және есеп беру;
• Қызметін тоқтату;

 

 

 

 

 

Жарғының үлгісі.

 

 Жарғы                                                        Бекітілді

00.00.00.                                                      Құрылтайшылар

                                                                     жиналысының

                                                                      хаттамасы

Басылым орыны

00.00.00.№1

 

 

 

                                   Мәтін

 

 

Бас директор Қолы Тегі, есімі, әкесінің аты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Құрылтай шарты — бұл азаматтардың заңды тұлғалардың тауар өндіруге басқа қызметке  қажет қаржыларын немесе басқа мүліктерін біріктіру жөніндегі келісім. Тараптар құқықтық жағдай жасауға яғни,  мемлекеттің рұқсатмен нарық ерекшесіне сәйкес қандайда бір іспен шұғылдануға икемді заңды тұлға жасауға міндеттеледі. Егер жарғыда ұйымдық –құқықтың жағына қатты көңіл бөлінсе щартта кәсіпорынды қалыптастырудың мүліктік жағына айрықша мән беріледі. Қазақстан Республикасы азаматтык кодексіне ( 41 бөлім, 4 бап) сәйкес, құрылтайшылар заңды тұлға құруға міндеттенеді, оны құру жөніндегі бірлескен қызмет тәртібін,  оның менщігіне ( шаруашылық жүргізуіне) өз мүлкін беру және оның қызметіне қатысу ережелерін белгілейді.шартта табыс пен шығынның құрылтайшылар арасындағы басқару, құрылтайшылардың мүшеліктен шығуы заңды тұлғаға қажет болған жағдайда оның жарғысын бекіту көрсетіледі.

Құжаттық деректемелер:

• Құжаттың аты- шаруашылық серікткстік құру туралы құрұлтай шарт ( ЖШС,АҚ екені және оның аты көрсетіледі) ;
• Шарттың жасалған орны
• Шартың жасалған күні
• Шартың мәтіні
• Құрылтайшылар қолы

Құрылтай шарты мәтініне мынандай өнімдер енцуі мүмкін:

• Құрылтайшылары аталған кіріспе бөлім
• Шарттың мәні- ұйымды құру ниеті, қандайда мақсатпен құғаны
• Оның заңды мекен-жайы көрсетіледі
• Серіктестік қызметінің шарттары
• Серіктестік басқару
• Құрылтайшылардың міндеті
• Құрылтайшылардың құқықтары
• Құрылтайшылар мен серіктестіктің жауапкершілігі;
• Серіктестік қызметін тоқтату;

Құрылтай шартына мүшелерінің келісімі бойынша басқа даережелерді енгізуге долады.

Құрылымдық бөлімшелер (бухгалтерия, жарнама, өткізу, күзет бөлімдер) жарғыға бағына отырып, соның негізіне күнделікті жұмыстарын жүзеге асыратын құжатқа да ие болады. Ондай құжат құрылымдық өлшемдер туралы ереже болып табылады. Ереже әрьәр бөлімше үшін жеке жасалынады және онда бөлімшенің құқықтық мәртебесі міндеттері, қызметтері, құқығы, жауапкершілігі мен міндеттемелері көрсетіледі.

Мәтәннің « жалпы ережесінде» бөлімшелердің бағыныштылығы, басшыны тағайындау және босату тәртібі, басшыға қойылатын квалификациялық талаптар, басшы болмаған кезде оны ауыстырудың тәртібі көрсетіледі. Бөлімде құрылымдық бөлімше  басшылыққа алатын құқықтық актілер аталады.

«негізгі міндеттер» атты бөлігінде аталған бөлімшенің қызметінің бағыты баяндалады.

«Қызметтер» бөлімінде шаруашылық қызметінің нақты түрлері көрсетіледі.

«Құқықтар мен міндеттемелер» бөлімінде бөлімшені басшылық пен басқа  бөлімшелерге және өзге ұйымдарға қатысты алғанда орындайтын міндеттемелері мен қызметтерін жүзеге асыруға қажетті құқықтары ашылады.

«Жауапкершілік» бөлімінде міндеттемелерді мезгілінде орындамағаны немесе сапасызорындалғаны үшін, яғни берілген құқығын дұрыс пайдаланбағаны үші бөлімше басшысы қандай қай мөлшерде және кім жауапкершілікке тартаны сипатталады.

«өзара қарым – қатынас байланыстар» бөлімшенң жұмыстарды да қызметін тексеру қалай жүзеге асатыны оның қайта құрылуымен таратылу сияқты мәселелер айқындалады. Бұл ережелерде бөлімшелердің жетекшелері,   вице- президенттер жасап оларды бірінші басшы бекітеді осы бекіту сатысында кәсіпорын қызметтері арасында жауапкершілік пен құзіреттерін болу нақты жүзеге асады.

 

 

 

 

               Құжат үлгісі

 

Кәсіпорын атауы                                           Кәсіпорын атауы

(қазақ тілінде)                                                (орыс тілінде)

Ереже                                                               бекітемін

00.00.00.№00                                                  Кәсіпорын басшысы

Алматы                                                           қолы тегі, есімі, әкесінің 

                                                                          аты.

 

 

 

                            Мәтіннің құрылысы.

 

Жалпы ережелер. Негізгі міндеттер. Қызметтер. Құқықтары мен міндеттемелер. Жауапкершілігі. Өзара қарым – қатынасы. Байланыстар.  Жұмыстың ұйымдастырылуы.

 

 

 

Құрылымдық бөлімшенің басшысы.

                                                   Қолы Тегі, есімі, әкесінің аты.

 

 

Лауазымдық нұсқаулық кәсіпорын қызметкерлерінің құқықтық жағдайын, қызметтерін, құқықтарын, міндеттері мен жауапкершілігін белгілейді. Жақсы жасалған тәжірибеде сеналған құжат үміткерді лауазымды қызметті таңдауға жақсы бағдар болады. Соған қоса ол үкіметкерлерді аталған лауазымға алуда келісім –шарттардың көлемін елеулі түрде қысқартуға мүмкіндік береді. Тиімді басқару жұмысы лауазымды адамның қызметі мен сол қызметті жүзеге асырудағы мүмкіндіктердің тепе-теңдігі арқылы мүмкін болады.

Лауазымды нұсқаулардың тепе – теңдігі мынаны білдіпеді. Лауазымға тек оларды орындау орындалатын қызметтер ғана  беріледі. Соның өзінде құқытары мен міндеттері  өзара теңестірілуі керек, яғни әрбір міндеттеме белгілі бір белгілі бір құқықпен қамтамассыз етілуі қажет және әрбір құқық тек  белгілі бір міндеттемелердің арқасында жүзеге аасырылу тиіс. Жаупкершілік көлемімен биіктік көлеміде солай сәйкестендірілуі қажет, яғни б»рнәрсеге жауапкершлік соған сай билік көлемімен қамтамасыз етілуі керек және керісінше.

Лауазымда нұсқаулық мәтініне ең алдымен «жалпы ережелер» кіреді онда маманның қызмет аясы, оны тағайындау, ауыстыру және босату тәртібі белгіленеді, квалификациялық талаптар анықталады. Сондай-ақ ол кімге бағынатыны, кімді басқаратыны айқындалады. Бөлімде маман өз жұмысында басшылыққа алуға тиіс заң актілері көрсетіледі.

«Қызметтері» бөлімі маманының қызметінің бағыттарын анықтайды. «лауазымдық міндеттемелері» бөлімінде маманның нақты міндеттері,  басқару процесіне қатысу түрлері (басқарады, бекітеді, даярлайды, қамтамасыз етеді, орындайды, бақылайды т.б) санамалап көрсетеді.

«Құқықтары» бөлімінде маманның өз міндеттемелерін орындауға қажетті құқықтыры анықталады.

«жауапкершілік» бөлімі өз міндеттерін сапасыз және өз мезгілінде орындамағаны үшін жауапкершілікті белгілейді.

«лауазым бойынша байланыстар» бөлімінде  хабар алмасумен қызметтік өзара қатынастар шеңбері, құжаттардың жүргізілу тәртібі тағы басқа белгілінеді.

Лауазымдық нұсқаулықты бөлімшенің басшысы жасайда және кәсіпорынның диреторы бекітеді.

 

 

                     Лауазымдық нұсқаулық нысаны.

 

Кәсіпорын атауы                                                  Кәсіпорынның атауы

(қазақ тілінде)                                                           (орыс тілінде)

 

Лауазымдақ нұсқаулық                                             бекітемін.

 00.00.00 .№00                                                       кәсіпорын басшысы.

 

                                                     Қолы                Тегі, есімі, әкесінің аты.

 

       Алматы.

Лауазымның атауы

 

                                               Мәтін.

 

Құрылымдық бөлімшенің

Басшысы.

                                                        Қолы            Тегі, есімі, әкесінің аты.

Бұрыштама.

 

Жеке құрам бойынша ереже- бұл құжат дәстүрлі түрде «Ішкі еңбек тәртібінің Ережесі» деп аталады.  Ондв жұмысшыларды жұмысқа алу, босоту тәртібі,  кәсіпорын қызметтердің негізгі ұғымдары, міндеттері, кәсіпорындағы еңбек шарттары мен ұйымдастырылу анықталады. Құжат еңбек туралы заңға негізделеді, жұмыс беруші мен жұмысшының өзара қатынас реттейді. Құжаттаың үлгісі мынадай деректерден тұрады: кәсіпорынның атауы, құжаттың аты, күні, нөмірі, шығарылған орны, мәтәннәң тақырыбы (жеке құрам туралы) бекіту белгісі (гриф) құрастырушылардың бұрыштамасы (виза), құжаттың еңбек ұжымы мен келісілген» туралы белгісі.

«жалпы ережелерде» ереженің құқықтық негізі анықталады, мамандардың санаттары белгіленеді (жұмысшы қызметкерлер, қызметкерлер, жұмысшылар)

«Жұмысқа алу» бөлімінде түрлі санаттағы қызметкерлерді қызмекерлерді жұмысқа алудың тәртібімен мерзімі, еңбек қатынастарын рәсімдеудің тәртібі түсіндіріледі.

«жұмыс уақыты мен демалыс уақыты» бөлімінде жұмыс аптасының, жұмыс күнінің ұзақтығы, демалыс күндері, мерзімінен артық жұмыс істеудің шарттары белгіленеді.

«еңбек демалысы» бөлімінде демалыстың ұзақтығы, кезеңдері, ақы төлеу және демалыстың әртүрлі түрлерін алудың тәртібі қарастырылады. Демалысқа шығу құқығының болуына еліміздің заңымен кепілдік беріледі. Ережеде құқық бұзылмауы тиіс.

«еңбекақы, әлеуметтік сақтандыру және өтем ақы төлеу » бөлімі өте маңызды бөлім болып есептеледі. Бұл бөлімде еңбекақының түрі ( келісімді немесе мерзімді), еңбек үшін сыйақының көлемі мен шарттары еңбек ақыны төлеудің кезеңдері, өтем ақының мөлшері мен төлеу тәртібі анықталады.

« мадақтау және жазалау шаралары» бөлімінде моральдік және мотериалдық мадақтау, жазалаудың түрлері, шарттары және тәртібі белгіленеді.

«қызметтен босату» бөлімінде әртүрлі санаттағы жұмысшыларды қызметтен босатудың шарттары мен тәртібі, бұл жағдайдағы кепілдіктер мен өтем ақылар қарастырылады.

Қызметке алу, босату, жазалау жөніндегі еңбек даулары бағыныштылық немесе заңдар негізінде шешіледі.

Штат кестесі- кәсіпорынның құрылымы, сандық құрамы, біріншіден «құрылым және штат саны » деген құжатта бекітіледі. Құжаттың мәтіндік бөлігі кесте түрінде орындалады. Онда кәсіпорынның барлық құрылымдық бөлімшелері, оларға кіргізілген қызмет түрлері және әр қызмет түрі бойынша штаттық тұлғалар соны көрсетеді. Құжат кәсіпорынның бланкісінде жасалып, оған басшының орынбасары қол қояды, бас есепшімен келісіліп, бірінші басшы бекітеді. Кәсіпорынның лауазымдық және сандық құрамы есептеліп, «штат кестесінде» бекітеді. Ол кәсіпорынның бланкісінде толтырылып, қызмет түрінің тізімі, штаттық тұлғалардың саны, қызмет ақысы, қосымша ақы және жалақының айлық қоры туралы мәліметтерді береді. Штат кестесінде кәсіпорын басшысының орынбасары қол қойып бас есепшімен келісіле отырып, кәсіпорынды кәсіпорын басшысы бекітеді.

 

 

 

II –тарау. Құжаттарды ресімдеу іс жүргізудің негізі.

2.1. құжаттарды ресімдеу тәртібі мен құжаттардағы міндетті реквизиттер.

Мекеменің бланкілерінің өзіндік реквизиттер жиынтығы және олардың орналасу тәртібі болады. Бланкілер типографиялық әдіспен немесе компьютерді даындау арқылы жасалады. Құжаттар мекеме мәртебесін құрамдас бөлігі болып табылады. Бланкілердің келесі түрлерін қолдануға болады:

• Ішкі құжаттарға арналған бланкі (бұйрық, хаттама, шешім)
• Сыртқы құжаттарға арналған бланк (хат, факс,)

Ішкі құжаттарға арналған бланк келесі элементтерден тұрады: мекеменің ел таңбасы және атауы.

Сыртқы құжаттарға арналған бланк келесі элементтерден тұрады: мекеменің елтаңбасы, атауы, мекен жайы, телефон номері, дата және құжат номері.

Бланкілер екі түрде дайындалуы мүмкін: Реквизиттердің бұрышқа және ортаға орналасуына байланысты. Реквизиттердің құжаттаң ортасына орналасуы сол жақтан да, оң жақтан да бірдей орын қалдырылуы тиіс. Қазіргі кезде реквизиттер бланкінің бұрышына орналасқан түрі көп қолданылады. Бұл жағдайда реквизиттер бланкінің жоғарғы сол жақ бұрышына орналасады. Бұл бланк хаттар, факстар жібергенге ынғайлы,  себебі бланкінің оң жағына алушының мекен жайы көрсетіледі. Сонымен қатар бланкінің оң жағы бекіту белгісі мен басшының резалюциясы үшін де қолданылуы мүмкін. Шетелдік серіктестермен жұмыс атқаратын мекемелерге арнайы екі тілде жасалған бланкілер қажет.

Реквизиттердің бұрышқа орналасқан жағдайында сол жақ бұрышқа мемлекеттік тілде, оң жақ бұрышқа  шетел тіліде реквизиттер басылады.

Реквизиттердің ортаға орналасу жағдайында алдымен мемлекеттік тілде, оның астына шетел тіліндегі реквизиттер орналасады. Барлық бланкілерде құжаттар сияқты шеті болады:

• Сол жақ шеті -35 мм
• Жоғарғы шеті -20мм
• Оң жақ шеті- 10 мм
• Төменгі шеті – 20мм

 

 

 

Қоры көрсетілді.

Бұл аталған құжаттарға тек директорлық бұйрығымен өзгерістер енгізіледі.

Құжат түрі

Кәсіпорынның атауы (қазақша)   Штат кестесі 00.00.№00 Алматы

Кәсіпорынның атауы (орысша)   ______ теңге айлық жалақы қорымен _________ тұлға көлеміндегі штатты Бекітемін

Кәсіпорын аппараты

_________ жылға Кәсіпорын  Қолы   Тегі,    есімі,   әкесінің аты

• басшысы

Мөрі

Құры-лымдық бөлімше-нің атауы	Қызмет-тің атауы	Штаттық тұлғалар-дың саны	Қызметтік жалақы-лар	Атаулы үстеме ақылар	Басқалай үстеме ақылар	Жалақы-ның айлық қоры	Ескерту
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Кәсіпорын                                         Қолы          Тегі, есімі,

басшысының                                                        әкесінің аты

орынбасары

 

Құжаттарды рәсімдеу кезінде оған міндетті түрде ұсынатын талаптар қойылады. Осы талаптарға сай құжат келесі түрде болуы тиіс:

— құжат құқығы бар мекемеде немесе жеке тұлғамен толтырылуы тиіс;

— сауатты, заңды рәсімделуі керек. Егер бұл құжат жоғары органдардың шығарған нормативтік актілеріне байланысты жазылатын болса, онда сол актілдердің толық аты, көмері, тақырыбы және датасы көрсетілуі тиіс;

— құжатта келтірілген барлық оқиғалар дұрыс түсіндірілуі тиіс;

— мағынасы бойынша оқиғаның толық мағынасын ашып, керекті жағдайларда негізгі мәтінді түсіндіретін және толықтыратын қосымша материалдар болуы тиіс;

— барынша қысқа жазылуы тиіс, егер ол құжаттағы ақпаратқа зиянын тигізбесе;

— құжатты оқушы әрбір адамға мағынасы түсінікті және сауатты болуы тиіс. Сауатсыз құрастырылған құжат оны түсінуді қиындатады және мекеменің дәрежесіне зиян келтіреді;

— ережеге сәйкес арнайы бланкілерде немесе стандартты қағаздарда құрастырылуы тиіс.

Төлқұжат квитанция сияқты құжаттарға түзетулер енгізуге болмайды. Басқа құжаттарда түзетулер енгізілген жағдайда арнайы жазба қалдырылады. Бұл жазба қолымен және мөрмен кәуландырылады. Түзету енгізген жағдайда дұрыс мәтіннің анық көрінуін қамтамасыз ету керек.

— құжатта реквизиттер толық болуы тиіс. Бұл оның заңдық күшін қамтамасыз етеді;

— құжат құрастырылғанда көшірмесі болуы тиіс.

Осы жалпы ережелерден басқа құжаттың заңдық күшін және оның тез арада дайындалуы мен өңделуін қамтамасыз ететін тақырып, мәтін, адресат, дата және т.б. талаптар қойылады.

 

2.2. Басқару және жеке құжаттарының ресімделуі мен құжат мәтініне қойылатын талптар.

Құжаттардың сауатты және қазіргі талаптарға сай рәсімделуі іскерлік практикада жоғары бағаланады. Іс жүргізуде дәстүрлі және копмьютерді қолданылуына қарамастан құжаттардың рәсімделуі арнайы бекітілген ережелер бойынша жүзеге асады. Кейбір мамандарға ғана таныс көптеген стандарттық нұсқаулар, әдістемелер белгіленген.

Іс жүргізуде мемлекеттік нормативтік актілермен бекітілген басқару құжаттарын рәсімдеудің бірыңғай талаптары мен ережелері қалыптасқан.

Құжаттардың бірыңғай талаптарға сай рәсімделуі олардың:

— заңдық күшін;

— сапалы және өз уақытында толтырылуы мен орындалуы;

— оперативті түрде іздестірілуін қамтамасыз етеді.

Кез-келген құжат бірнеше элементтерден (күні, мәтіні, қолы және т.б.) тұрады, оларды реквизиттер деп атайды. Басқару құжаттарының максимальды жиынтығы – 29. Нақты құжаттарды олар аз болуы да мүмкін. Құжаттың әрбір түрінің (акт, бұйрық, хат) арнайы реквизиттер жиынтығы болады. Көптеген мекемелердің жұмыс барысында 1-ші реквизит – «мемлекеттік елтаңба» қолданылмайды. Ол тек қана мемлекеттік мекемелер мен ұйымдардың құжаттарында қойылады, егер құқығы болса.

Қазіргі практикада құжаттарда қолданылатын және қажетті реквизиттер мыналар:

1. Мемлекеттік елтаңба;
2. Ұйымның елтаңбасы немесе сауда белгісі;
3. Ұйымның коды;
4. Құжат үлгісінің коды;
5. Ұйымның аты;
6. Ұйым туралы анықтама, мәліметтер:
7. Құжат түрінің аты;
8. Құжат датасы;
9. Құжатты тіркеу нөмері;
10. Құжатты тіркеу нөмері мен датасы көрсетілетін сілтеме орны;
11. Құжаттың толтырылған немесе басып шығарылған жері;
12. Құжаттың құпиялы екенін білдіретін белгі;
13. Адресат;
14. Құжатты бекіту белгісі;
15. Резолюция орны;
16. Мәтіннің атауы;
17. Тексеру белгісі;
18. Құжат мәтіні;
19. Басқа да қосымшаларға арналған белгі;
20. Қол қойылатын белгі;
21. Құжатқа келісім беруге арналған белгі;
22. Құжатқа келісім беруге арналған бұрыштама;
23. Мөр қойылатын орын;
24. Көшірменің куәландырылғаны туралы белгі;
25. Орындаушы туралы белгі;
26. Құжаттың орындалғаны және оның деректемеге жіберілгені туралы белгі;
27. Құжаттың ұйымға келіп түскені туралы белгі;
28. Құжатты автоматты іздестіруге арналған белгі.

Әсіресе дата, қолы, мөр сияқты реквизиттердің дұрыс рәсімделуі керек. Себебі олар құжаттың заңдық күшін білдіреді. Әрбір құжатты 3 тарауға бөлуге болады:

• тақырыптық бөлім (мұнда мәтінге дейінгі орналасқан реквизиттер кіреді);
• негізгі бөлім («мәтін» және «қосымшалар» реквизиттері);
• рәсімдеуші бөлім (мәтін мен қосымшалардан кейін орналасқан реквизиттер).

Құжаттағы реквизиттердің орналасуы 1 суреттер көрсетілген.

Ұйымның елтаңбасы немесе сауда белгісі – тіркелген шартты графикалық белгі. Ұйымның елтаңбасы ретінде тауарлық белгі, сурет, әріптік-графикалық белгі және т.б. қолданылады. Реквизиттер құжаттың бұрышына орналасқан жағдайда ұйымның елтаңбасы, жоғары сол жақ бұрышқа, егер реквизиттер құжаттың ортасына орналасқан жағдайда ол құжаттың жоғарғы ортаңғы бөлігіне орналасады.

Ұйымның аты. Ұйым болып саналатын әрбір заңды мекеменің өзінің атауы болады. Ұйымның аты басқару құжаттарында, ұйымның жарғысында, тіркеу орнымен келісілген куәлікке сәйкес жазылады. Сонымен қатар қысқартылған атаулар да қолданыла береді. Мысалы, АҚ (акционерлік қоғам), ЖШС (жауапкершілігі шектелген серістестік), ААҚ (ашық акционерлік қоғам) және т.б. «Ұйымның аты» реквизитті «ұйым елтаңбасы» реквизитінің астына орналасады.

Ұйымның мекен-жайы (телефон көмері, факс). «Ұйымның мекен-жайы» реквизиті көбінесе хаттар мен факстер бланкілерін жасағанда көрсетіледі. Бұл белгілер типографиялық әдіспен немесе копмьютердің көмегімен қойылады. Бұл реквизит құжаттың астыңғы жағына немесе сол жақ жоғарғы бұрышына орналасады. Осы реквизитті рәсімдегенде оны екіге бөлген жөн. Бірінші бөліміне ұйымның мекен-жайын, екінші бөліміне телефоны мен факсін орналастыру керек.

Құжат түрініңт аты. Бұл реквизит құжыттың тақырыптық бөлімінде ұйымның атауы мен мекен-жайы реквизиттерінен кейін сол жаққа қарай жазылады. Мысалы, акт, бұйрық. Бұл реквизит факстар мен хаттардан басқа құжаттарда міндетті түрде көрсетіледі. Хаттарда құжаттың түрі егер ол «кепілдік хат» болсаа көрсетіледі. Құжаттың түрінің атауы сол құжаттағы реквизиттердің құрамына, мәтіннің құрылымына, оның талаптарының орындалу міндеттілігінің дәрежесі туралы сипаттама береді.

Құжат датасы – құжаттың негізгі заңдық күшін қамтамасыз ететін реквизиттердің бірі. Құжаттың датасы болып мыналар саналады:

— құжатқа қол қойылған күннің датасы (бұйрық хат, факс, анықтамаларға арналған);

— құжаттың бекітілген күнгі датасы (жоспар, есеп, ереже, нұсқауларға арналған);

— құжатқа түсірілген оқиғаның датасы (хаттама, акттарға арналған).

Құжаттағы барлық даталар тақырыптық бөлімде, мәтінде «резолюция» және «виза» реквизиттерінде, бекіту белгісінде және т.б. келесі жолмен сандық түрде рәсімделеді: күні (2 белгі), айы (2 белгі), жылы (2 белгі). Мысалы, 1996 жылдың 6 сәуірі датасын былай рәсімдеуге болады – 06.04.96. Егер құжаттың мәтінінде қаржылық мәні болса, онда датаны жазбаша түрде рәсімдеуге болады. Мысалы, 1996 жыл 6 сәуір. Датаны рәсімдеудің бұл түрін шетелдік серіктестермен хат алысқанда қолдануға болады. Дата құжаттың жоғарғы тақырыптық бөлімінде «құжат түрінің аты» реквизитінен кейін орналасады.

Құжатты тіркеу нөмері. Бұл құжатты бекіту кезінде оған берілетін нөмері немесе индекс. Құжатты бекіту белгісі кіріс, шығыс және ішкі құжаттарда «дата» реквизитімен бірге қойылады. Құжатты бекіту белгісі протокол, бұйрық, акт, анықтама, еңбек келісімдері және т.б. құжаттарында рәсімделеді. Коммерциялық келісімдер қосарланған түрде бекітіледі. Мысалы, №17/21, мұнда 17 – құжаттың осы фирмадағы реттік нөмері.

Құжатты тіркеу нөмері мен датасын көрсететін сілтеме орны. Бұл реквизиттің орны тек қана факстар мен хаттарға арналған бланкілерде көрсетіледі. Ол фирманың алған хатына жауап жіберуді рәсімдегенде толтырылады. Ол келесі түрде рәсімделеді.

№15/1 – 3-ге 08.06.96-дан

Бұл сілтеме тез арада келіп түскен хаттың көшірмесін тауып алуға көмектеседі. Бұл реквизит сол жаққа «құжаттың датасы» және «тіркеу нөмері» реквизиттерінен кейін басылады.

Құжаттың құпиялы екендігін білдіретін белгі – бұл реквизитті аса құпиялы мәлімдемесе бар құжаттарға қояды. Реквизит құжаттың жоғарғы оң бұрышында «адресат» реквизитінен бұрын «конфеденцияльді» немесе құпиялы  сөздерімен белгіленіп жазылады. Реквизит нүктесіз және тырнақшасыз 40 басылымдық белгіден кейін сол жақтан бастап жазылады. Адресат. Бұл реквизит хаттар мен факстарда рәсімделеді және алушының пошталық мекен-жайының көрсетілуінен тұрады. Бұл реквизит келесі бөлімдерден тұрады:

— атау септігінде жазылған фирманың аты;

— атау септігінде жазылған құрылымдық бөлімше;

— барыс септігінде жазылған алушының лауазымы және аты-жөні;

— пошталық мекен-жайы.

********************

Адресат реквизиті сол жақтан оң жақ жоғарғы бөлімге қарай 22 басылымдық белгіжен кейін орналасады. Бұл реквизит кейбір құжаттарда болмауы мүмкін және оның мәтіні әр түрде кездеседі.

Құжатты бекіту белгісі. Басқарумен келесі құжаттар бекітіледі: жоспарлар, есептеулер, нұсқаулар, ережелер және кейбір актілер. Бекіту белгісі келесі элементтерден тұрады:

— «Бекітемін» сөзі (тырнақшасыз)

— құжатты бекітуші адамның лауазымы;

— бекітушінің жеке қолы және дата.

Кейбір кездерде бекіту белгісі мекеменің мөрімен куәландырылады. Егер құжат шешіммен, бұйрықпен бекітілсе, бекіту белгісі «бекітілді» сөзінен және құжаттық атау септігінде атынан дата мен нөмерден тұрады.

«Бекіту белгісі» реквизиті құжаттың оң жағына орналасады.

Резолюция. «Резолюция» реквизитті кіріс құжаттары мен ішкі құжаттарға қойылады. Бұл реквизит құжаттың жоғарғы оң жағында орналасады. Хаттар мен факстарда резолюция «адресат» пен «мәтін» реквизиттерінің арасына орналасады. Резолюция құжаттың орындалуына қойылатын талаптарды немесе басшының мәселеге немесе сұраққа қатысын қамтиды. «Резволюция» реквизиті келесі элементтерден тұрады:

— орындаушының аты-жөні;

— тапсырманығ мазмұны;

— орындау мерзімі;

— басшының жеке қолы және дата.

Резеолюцияның немесе тапсырманың мазмұны келесі түрде болуы мүмкін:

«О.Р.Васильеваға 04.05.96-ға дейін келісім туралы факс жіберу»

«А.В.Скоринаға 01.05.96-ға дейін келісім жобасын дайындау».

Мәтіннің атауы. Мәтіннің атауы – құрастырылушы құжаттың мәтінің негізгі мазмұнының қысқаша сипаттамасы. Мәтіннің атауы құжат түрінің атауымен сәйкестендіріліп, не туралы немесе ненің сұрақтарына жауап беруі тиіс. Мысалы, «АҚ қайта құру туралы бұйрық». Протокол, нұсқау, акт, жарғы, келісім шарт сияқты құжаттардың мәтінінің атауы олардың атауымен сәйкестендірілуі тиіс. Мысалы, «мүліктерді тізімге алу акті», «Директорлар кеңесі мәжілісінің протоколы», Мәтіннің атауы «дата» реквизитінен кейін орналасады. Мәтіннің атауы екі қатардан аспау керек.

Мәтіннің атауы құжаттармен жұмысты неғұрлым жеңілдетеді, себебі бүкіл құжатты оқымай-ақ мәтіннің атауына байланысты оның мазмұны жайлы білуге болады. Сонымен қатар оның тіркелуі орындалуы, құжаттың іске тігілуі жайлы білуге де болады.

Тіркеу белгісі. Тексеру белгісі қызыл қаламмен немесе арнайы штамппен белгіленеді. Бұл реквизит мәтіннің атауымен қатарлас құжаттың сол жағында орналасады. Егер құжаттың мәтінінде қосымшалар жайлы айтылса, онда қосымшалар көлемін қысқаша түрде рәсідеуге болады. Мысалы, Қосымша: 3 бетте, 2 экз.

Егер мәтінде қосымшалар көрсетілмеген болса, онда оларды толық және міндетті түрде көрсеті керек. Мысалы, 1. «Храст» АҚ келісім шарты жобасы 20б. 2 экз. Қосымша:2. Жұмысшылардың тізімі 2б. 2 экз.

Егер құжаттың қосымшасы болып қосымшасы бар құжат саналса, онда қосымша көлемінде сол қосымшасы бар құжаттың беті көрсетіледі. Мысалы,

Қосымша: 21.10.96. аренда келісімі №8 және оған қосымша 15б.

Қосымшаның құжаттарында барлық реквизиттер толық болу керек. Сонымен қатар қосымшалардың жоғарғы оң жақ бұрышында оның негізгі құжатпен байлнысы көрсетіледі. Мысалы,

Қосымша 1

АҚ «Эра» басшыларының бұйрығына

01.04.96. №17

Қол қойылатын белгі. Қол қою – кез-келген құжаттың міндетті реквизиті. Ол жеке немесе іскерлік құжат болуы да мүмкін. «Қол қою» реквизиті келесі элементтерден тұрады:

— құжатқа қол қойған адамның лауазымы;

— қолы;

— қол қоюшының аты-жөні.

Мысалы,

Директор                       қолы           А.В.Рогов

Егер құжат бланкіден рәсімделмеген болса, онда құжатқа қол қоюшының лауазымы толық түрде көрсетіледі. Мысалды,

ЖАҚ «Реал+» директоры       қолы           А.И.Смелов

Құжатқа бірнеше мүшенің қол қоюына байланысты олардың қолдары бірінен кейін бірі лауазымына байланысты қойылады.

Директор              қолы           И.Г.Орлов

Бас бухгалтер       қолы           Н.Н.Зотова

Құжатқа лауазымдары тең бірнеше мүшелердің қол қоюына байланысты олардың қолдары бір деңгейде қойылады. Мысалы,

«Диз» АҚ директоры                                 «ГЭЗ» ЖШС директоры

Қолы П.К.Лан                                            Қолы И.В.Розов

Егер қол қоюға қарастырылған басшы жоқ болса, оның орнына сол басшының көмекшісі немесе оның қызметін орындаушы адам қол қоя алады. Бұл жағдайда сол қол қойған адамның лауазымы мен аты-жөні толық көрсетілуі тиіс.

Комиссия мүшелері қабылдаған құжаттарда олардың лауазымы емес, осы комиссиядағы міндеті көрсетіледі. (төраға, комиссия мүшесі). Ұжымдық ұйымның құжаттарына сол ұйымның төрағасы мен хатшысы қол қояды. «Қол қою» реквизиті «мәтін» және қосымша  реквизиттерінен кейін орналасып, келесі түрде басылады:

қол қоюшының лауазымы сол жақ шеттен қолды 48 басылымдық белгіден кейін (12 см)

Мөр қойылатын орын. Ұйымның құқын кепілдендіретін немесе лауазымды адамдардың қолын бекіту үшін құжаттарға мөр қойылады. Мөр құжатқа қол қойған адамның лауазымына басылады. Мөрдің сақталуы мен сақталу орнына жауапты адамды мекеменің басшысы тағайындайды.

Көшірменің куәландырылғаны туралы белгі. Басқарушы тек қана құжаттың 1 экземплярына ғана қол қойса қалған оның көшірмелерін хатшы-референт куәландырады. Бұл реквизит «қолы» реквизитінен кейін орналасады. «Көшірменің куәландырылғаны туралы белгі «дұрыс» сөзімен көрсетіледі. Сонымен қатар мұнда куәландырушының лауазымы, оның жеке қолы және дата көрсетіледі.

Көшірмені басқа ұйымдарға жіберген немесе оны қолға берген жағдайда куәландырушының қолын тмөрмен бекітеді. Бұл жағдайда құжаттың көшірмесінің заңдық күші болады.

Орындаушы туралы белгі. Құжатты орындаушы туралы белгі, яғни орындаушының аты-жөні, оның телефон нөмері құжаттың соңғы бетінде сол жақта «қолы» реквизитінен кейін көрсетіледі. Мысалы,

Серова                 2360126

Бұл реквизит құжатты орындаушы жайлы және туындаған сұрақтарды анықтау үшін маңызды болып саналады. Орындаушының фамилиясының атына оның аты-жөнінің бірінші әріптерін және басылып шығарылған құжаттың экземпляр көлемін, басылған күнін көрсетуге болады. Мысалы,

Петров                 2391561

К.Н.2                    27.09.96

Құжаттың орындалғаны туралы және оның деректемеге жіберілгені туралы белгі. Егер құжат орындалса, яғни оның барлық сұрақтары шешілсе, ол құжатқа құжаттың орындалғаны туралы және оның деректемеге жіберілгені туралы белгі қойылады:

Бұл белгі келесі элементтерден тұрады:

— «деректемеге» және «іс нөмері» сөздері, мұнда құжат сақталады;

— құжаттың орындалғаны датасы мен нөміріне сілтеме;

— егер құжаттың орындалғаны туралы мәлімет жоқ болса, онда орындалуы жайлы қысқаша мәлімдеме;

— құжатты орындаушының қолы және белгі қойылған датасы.

Құжатты автоматты іздестіруге арналған белгі. Құжатты копмьютердің жадысына енгізгенде оның астыңғы жағына арнайы белгі қойылады. Бұл белгіде файлдың аты, құжатты компьютерге енгізушінің аты-жөні немесе құжаттың коды мен датасы. Бұл белгі мыналар үшін қажет:

— құжаттың компьютерге қайта енгізілуін болдырмау;

— компьютерден файлдың аты бойынша құжатты тез іздестіру;

— осы құжатқа жауап қайтару кезінде оның мәтінін және басқа да реквизиттерін қолдану;

— құжатты компьютерге енгізушіні білу.

Құжаттың ұйымға келіп түскені туралы белгі.

Бұл белгі құжаттың алғашқы парағының астының оң жағына орналасады және келесі элементтерден тұрады: мекеменің қысқартылған атауы, құжаттың келіп түскен датасы және оның кіріс нөмері.

Басқару құжаттарының ресімделуі. Кез-келген мекеменің қызметі бірнеше құжаттарды құрастыру арқылы жүзеге асады. Ол құжаттар бірнеше түрге бөлінеді. Ұйымдастырушы құжаттар (жарғы, келісім, штаттық кесте, нұсқау, ішкі еңбек тәртібінің ережесі), өкіметтік құжаттар (бұйрық, шешім), жеке құжаттар (еңбек шарты, жеке іс, жеке есеп шот, еңбек кітапшалары), қаржылық-бухгалтерлік (негізгі кітап, жылдық есеп, бухгалтерлік баланстар, пайда мен шығынның есебі, жоспарлар және т.б.), ақпараттық-анықтамалық құжаттар (акт, хат, факс, анықтама, телефонаграмма, баяндау хат және т.б.), жоғарғы органдардың нормативтік құжаттары (салық басқармасының құжаттары және т.б.)

Әрбір ұйымдсатырушы өкімгерлік құжаттардың ресімделу үлгісі болады. Ресімделу бөлімі барлық құжаттарда бірдей болады, тек қана тақырыптары өзгеше болады. Сыртқы құжаттарда міндетті түрде мекеменің мекен-жайы көрсетіледі, ал екінші құжаттарда мекеменің мекен-жайын көрсету міндетті емес.

Бұйрық – жетекшінің мекемені басқару барысында, алда тұрған маңызды, ағымдағы, күнделікті, кадрлық мәселелерді шешу мақсатында беретін, қарамағындағылар орындауға тиісті нормалардан тұратын өкілеттік құжаттың бір түрі. Бұл құжаттың жауапкершілігі оған қол қоятын лауазымды адамға жүктеледі. Жұмыс жүргізу ыңғайлы болу үшін мекемеде бұйрықты екі топқа бөледі:

— мекеменің негізгі жұмыстарына байланысты;

— жеке құрамға байланысты.

Ірі мекемелердің маңызды іс-әрекетіне байланысты бұйрықтар А4 форматты қағазда басылады. Бұйрықтың мынадай реквизиттері бар: мекеменің елтаңбасы, атауы, құжат аты, жазылған күні, орны, индекс, тақырып, қолы, қол қойған адамның аты-жөні, келісім туралы белгі.

Бұйрық мәтіні әдетте екі бөліктен тұрады:

1. констатациялық (айқындаушы, анықтаушы, фактіні көрсетуші бөлігі) бөлікте, бұйрықтың мақсаты, бұйрықты беруге негіз болған факт көрсетіледі. Өкілеттік құжаттың тақырыбы, нөмері, датасы жазылады. Мысалы,

Бұйрық №125

Алматы қаласы                                                    20 желтоқсан 1999 ж.

2000 жылы жұмыс тәртібін қалыптастыру, жұмысшылар арасында еңбек тәртібін қалыптастыру және бөлімшелер жұмысын реттеу мақсатында.

Егер бұйрықтың берілуіне жоғары тұрған ұйымнан келіп түскен құжат негіз болса, онда ол құжаттың аты, нөмері, күні осы бөлікте жазылады. Егер берілетін бұйрық түсіндіруді қажет етпесе констатациялық бөлік жазылмайды.

2. Өкімдік бөлік Бұйырамын деген сөзден басталады да, бұйрық мазмұны жаңа жолдан басталып, әр пункті араб цифрларымен белгіленеді. Бұйрықпен келіскені туралы белгі бұйрық жобасының 1-экземплярына қойлады. Келісілген бланкке басылған бұйрыққа мекеме басшысы қол қояды.

Жеке құрам жөніндегі бұйрықтар кадрлар бөлімінде дайындалады. Бұйрықтың өкімдік бөлігі нақты, қысқа, анық жазылады. Онда тек не істеу керек, кім істеу керек және қашан істеу керек деген мәселе ғана сөз болады. Бұйрық қол қойылған күннен бастап өз күшіне енеді. (сур.8)

Хаттама – қарастырылған сұрақтармен қабылданған шешімдердің жиналыста құжатқа түсірілуі. Жиналыстың жүру барысына байланысты хаттамалар толық және қысқа болады.

Толық хаттама бірнеше талаптарған сәйкес ресімделеді. Ол ішкі құжаттарға арналған бланкілерде немесе жаңа қағаз бетінде дайындалады. Ол келесі реквизиттерден тұрады: мекеменің атауы, құжаттың түрі, датасы, нөмері және тақырыбы. Жиналыс өткен күн құжаттың датасы, ал мәжілістің нөмері құжаттың нөмері болып саналады. Хаттаманың тақырыбында ұжымдық органның атауы көрсетіледі.

Хаттама… Директорлар кеңесінің мәжілісі

Хаттаманың мәтіні екі бөлімінен тұрады: кіріспе, негізгі. Кіріспе бөлімі келесі түрде ресімделеді:

Төраға ____________ аты-жөні

Хатшы ____________ аты-жөні

Қатысқандар ____________ аты-жөні

Қатысқандардың аты-жөні алфавиттік тәртіппен жазылады. Егер қатысушылар саны 10-нан көп болса, онда олардың толық саны көрсетіледі.

Күн тәртібі жиналыста қарастыруға ұсынылған сұрақтардан тұрады. Оның әрбір пункті нөмірленіп жаңа жолдан бастап жазылады және «не туралы» деген сұраққа жауап береді. Мысалы, «1996 жылдың І жарты жылдық қорытынды жұмыстары туралы». Хаттаманың негізгі бөлімі күн тәртібінің пункттеріне сәйкес бірнеше бөлімнен тұрады. Әрбір бөлімнің мәтіні келесі схема бойынша қалыптасады:

Тыңдады:

Сөз сөйледі:

Бекітті (шешті):

Қос нүктеден кейін келесі қатардан бастап олардың аты-жөні және сөйлеген сөздерінің қысқаша түсініктемесі көрсетіледі. Бұл көрсетулер қысқаша түрде болуы керек. Хаттамада шешім толығымен көрсетіледі, себебі ол құжаттың ең негізгі бөлімі болып табылады. Шешімнің мәтіні бұйрықтың өкімдік бөлімінің үлгісі бойынша құрылады. Қысқа хаттамаларда тек қана қарастырылған сұрақтар, қатысушылардың аты-жөні және қабылданған шешімдер көрсетіледі. (сур.9)

Акт – оқиғаны растайтын және бірнеше адамдармен құрастырылатын құжат. Акт жалпы бланкіде ресімделеді. Егер акт сыртқы құжат болатын болса, онда мекеменің заңды мекен-жайы көрсетілуі тиіс. Акттің кіріспе бөлімінде оның құрастырылуының негізі көрсетіледі. Бұл құжатқа, ауызша бұйрыққа, кейбір оқиғаларға сілтеме болуы мүмкін. Әрі қарай комиссия мүшелерінің, комиссия төрағасының аты-жөндері көрсетіледі. Қажетті жағдайларда олардың лауазымы да көрсетіледі. Акттің тақырыбы келесі түрде болуы мүмкін: «Жетіспеуші материалдар туралы акт» немесе «Құжатты қабылдау-қайтару акті», Акттің негізгі бөлімінде атқарылған жұмыстың мақсаты және қорытындысы жазылады. Соңында экземплярлар көлемі мен орны көрсетілсе болады. Актқа комиссия мүшелігінің төрағасы қол қояды. Кейбір актілерді мөрмен куәландыру керек. (сур.10)

Баяндау хат – мекеменің басшысына жіберілетін, қандай да бір сұрақты немесе ұсыныстарды қамтитын құжат. Баяндау хатының оның мазмұнын ашатын тақырыбы болуы керек. Бірінші бөлімде хатты жазуға себеп болған оқиғалар көрсетіледі. Екінші бөлім ұсыныстар мен қорытындыларды қамтиды. Ішкі баяндау хаттарына оны құрастырушы қол қояды. Жоғарғы органдарға жіберілетін баяндау хаттарына мекеме басшысы қол қояды. Хаттың датасы оның қол қойылған күні болып саналады. (сур.11)

Келісім шарт – бұл жақтардың қандай да бір қатынастарды реттеуі туралы келісімді сипаттайтын құжат. Онда шарттың мазмұны, жағдайлары, мерзімі және т.б. міндеттемелер көрсетіледі. Келісім шарттарды құрағанда оның мәтінінің құқықтық сауаттылығына көп мән беріледі. Келісім шарттың негізгі бөлімдері мыналар:

— құжаттың түрінің аты және тақырыбы (сату және сатып алу келісім шарты, қабылдап алу шарты, техникалық жабдықтау туралы келісім шарт);

— құрастырылған күнгі дата және орны, нөмері;

— шартқа отырушы жақтардың аттары (фирмалардың толық және қысқартылған атаулары);

— келісім шарт бұйымы;

— төлем ақы мерзімі;

— орындалғаны жұмысты тапсыру, қабылдаутәртібі;

— жақтардың жауапкершілігі;

— кепілдіктер, сақтандырулар;

— меншіктің өтуі туралы құқық;

— жақтардың заңды мекен-жайлары;

— лауазымды адамдардың қолы, дата;

— мөрлері. (сур.12)

Хаттар, факстар. Іскерлік хат алысу мекеменің сыртқы ұйымдармен байланыстарының ең негізгі бөлігі болып табылады. Хаттар мен факстарды дайындау үшін арнайы бланкілер қолданылады. Мұнда құжат түрінің атауы көрсетілмейді. Құжаттық тақырыптық бөлімінде келесі реквизиттер басылады: дата, нөмер, сілтеме. Хаттарда алушының фирмасы, құрылымдық бөлімшесі, лауазымы, аты-жөні, пошталық мекен-жайы көрсетіліп, кейін қалғандарының аты-жөні жазылады. Егер құжаттың алушысы төрт адамнан көп болса, онда жіберу тізімі құрастырылып, әрбір экземплярда хат жіберілетін тек қана бір адресат көрсетіледі. Егер хат бұрын жіберілген құжатқа қосымша ретінде жіберілетін болса, онда осы құжатта сол жіберілген хаттың нөмері мен датасы көрсетіледі. Хатта орын алған мәтіні көбінесе кіріспе және негізгі бөлімнен тұрады. Кіріспе бөлімінде хаттың жазылуынап түрткі болған себептер, сілтемелер, дата көрсетіледі. Хаттың негізгі бөлімінде мекеменің мақсаты (өтініш, кепілдеме және т.б.) көрсетіледі.

Әдетте хат келесі түрде аяқталады: «Біздің өтінішіміз Сізге қиынға соқпайды деп ойлаймыз , «Біз достықтың нығаюына сенеміз», «Құрметпен…»

Факс – арнайы байланыс каналы арқылы алынған құжат. Бұл құжатты компьютер арқылы да қабылдауға болады. Компьютер арқылы қосымша ақпараттар алынады: жіберушінің коды, жіберген уақыты мен датасы, телефакс нөмері, беттер саны.

Анықтама – мазмұны белгілі бір фактіні не оқиғаны дәлелдейтін, растайтын, сипаттайтын ақпараттық-анықтамалық іс қағазының түрі. Өмірдің түрлі жағдайларына байланысты бізге әр кезеңде, түрлі мекемелерге барып әр мазмұнда анықтамалар алуға тура келеді. Біздің жеке басымызды куәландыратын құжаттарды жоғалтып алғанда да анықтама оның орнын уақытша ауыстыра алады. Мекеме жетекшісі өз билігі мен өкілеттілігінің шеңберінде анықтама беруге нұсқау береді және оны растап қол қояды. Анықтама көп жағдайда жеке адамға байланысты нақты бір ақпаратты растау үшін беріледі.

Анықтама АБ форматты парақта дайындалады. Кейбір көлемі үлкен анықтамалар үшін А4 форматты қағаз парағы пайдаланылады. Анықтама құрылымына мына мәліметтер кіреді:

— құжаты аты;

— негізгі мәтін;

— анықтаманың қай ұғымға берілгені туралы мәлімет анықтаманың жарамдылық мерзімі жайлы мәлімет;

— анықтаманы беріп отырған қйымның мөрі мен анықтама беруші адамның қолы.

Құжат аты үлкен әріптермен парақтың ортасына жазылады. Анықтаманың қай ұйымға арналып берілгені туралы мәлімет негізгі мәтіннен төмен, азат жолдан басталып жазылады. Анықтаманың жарамдылық мерзімі туралы мәлімет жаңа жолдан жазылады және берілген анықтаманың қай мерзімге дейін күші бар екендігі көрсетіледі. Анықтама беруші тұлғаның лауазымы жазылады, қолы қойылады және фамилиясы, аты-жөні беріледі. Анықтама беруші жауапты адамның қолы ұйым мөрімен расталады. Егер анықтама жоғары тұрған ұйымға берілсе, онда ол арнайы бланкте дайындалып, оған ұйым жетекші қол қояды.

Кез келген анықтаманың тіркелген нөмері, жауапты адамның қолы, мекеме мөрі болғанда ғана күші бар.     

Жеке құжаттардың ресмімделуі. Басшылыққа немесе мемлекеттік мекемелерге өтініш, шағым, арыз және т.б. Курстарды жазу үшін жеке құжаттардың ресімделуі тиіс. Жеке құжаттың авторы оны құрастырушы болып саналады. Мұндай құжаттарға келесі құжаттар жатады.

• өтініш (арыз)
• резюме (түсіндірме)
• өмірбаян
• қолхат
• сенімхат және т.б.

Бұл құжаттарды автордың өзі жаза алады, бірақ құжатта оның түрі, датасы және автордың қолы міндетті түрде болуы тиіс.

Арыз – ұйым басшысының лауазымы жағынан жоғары тұрған адамның атына белгілі бір ақпаратты, өтінішті, мәліметті жеткізу мақсатында жазылатын іс қағазының бір түрі. Арыз көлемі жағынан шағын болады 1-3 бет немесе 500-5000 белгі аралығында. Арыз көбінесе жеке адам атынан жазылады. Іс жүзінде қойылған мәселе бірден бірнеше адамның немесе, үлкен ұжымның мүддесін көздейтін ұжымдық арыз түрлері де кездеседі. Арыз белгілі бір себеппен ғана жазылады. Әдетте онда бір ғана мәселе көтеріледі. Арыз онда айтылған мәселені шешуге құқы бар адам атына жазылады.

Арыздың бірнеше түрі бар. Олар: өтініш түрінде жазылатын арыз, шағым түрінде жазылатын арыз, түсініктеме түрінде жазылатын арыз констатация түрінде жазылатын арыз. Бұлардың әрқайсысы ондаған мотивке жазылады. Арыз жазу ережесі барынша қарапайым десе де болады. Арыздың алты реквизиті бар кімге жолданғаны, кім жазғаны, құжат аты мазмұны, қолы, датасы. Арыз сиялы не болмаса шарикті қаламмен, таза, түзетулерсіз жазылуы керек. Жазу машинкасын немесе оргтехникасын қолдануға болады. А4 форматты кейде А5 ыорматты қағазға жазылады. (сур. 4)

Арыз құрылымы:

1. Құжат адресациясы (кімнің атына жазылғаны);
2. Құжат аты;
3. Негізгі мәтін;

   Қосымша болса оған сілтеме;

4. Жазылу мерзімі;
5. Қолы;
6. Арыз мазмұнымен келісушілер қолы;

Адресацияға лауазым иесінің, мекеме, ұйым башысының ресми қызметінің толық аты, қажет жағдайда фамилиясы, аты-жөні кіреді.

Адрессация парақтың оң жағын ала жазылады. Егер арыз бірнеше лауазым иесіне бірден жазылып отырған болса олардың барлығының ресми қызметі (қажет жағдайда фамилиясы, аты-жөні) адресацияда көрсетілуі керек. Тақырыбы парақ ортасына адресациядан төмен жазылады. Негізгі мәтін кіріспе сөзден басталады. Мысалы, «Менің сізге арыз беру себебім». Ары қарай құжаттың мәнін ашатын арыз жазуға себеп болып отырған негізгі мәселе сөз болады. Мәтін соңында күнделікті қызмет этикасын сақтау сөздерін қолдана отырып адресаттан қандай шешім күтетіндігі жазылады. Мысалы: «Айтылғандарды ескере отырып шара қолдануыңызды сұраймын», «Нұсқау беруіңізді сұраймын» т.б. Мәтін парақтың бар кеңдігіне тақырыптан төмен жазылады. Жазылу мерізімі. Арыздың жазылған күні, айы (жазбаша) және жылы көрсетіледі. Жазылу мерізімі негізгі мәтіннен төмен, парақтың сол жақ бөлігінде орналасады. Қолы. Арыз жазушының атқаратын қызметінің толық ресми аты жазылады, қол қойылады. Парақтың оң жағына фамилиясы, аты-жөні жазылады. Егер арызға қол қоюшылар бірнешеу болса онда олар иерархиялық тәртіппен не болмаса алфавит тәртібімен жазылады. Қол қоюшылар өте көп болатын болса арызға қол қою парағы тіркеледі.

Арыз мазмұнымен келісуші қолы қойылғанда келісім туралы қысқаша ақпарат та жазылады. Мысалы; «Қарсы емеспін». Бұл жерде де датасы жазылып, атқаратын қызметі көрсаетіледі.

Резюме (түйіндеме) – белгілі бір тұлғаның өмірбаяны білімі, мамандығы, кәсіптік шеберлігі, біліктілігі, икемділігі, жайлы нақты, қысқа мәлімет беретін іс қағазының бір түрі. Жазылған резюме сіз туралы толық мәләмет беруі үшін онда сіздің біліміңіз біліктілігіңіз, жеткен жетістігіңіз, жұмыс тәжірибеңіз, не нәрсеге икемділігіңіз бар екені айтылуы керек. Резюме сіздің кең көлемде визит карточкаңыз іспеттес. Резюме жазуда сіздің мақсатыңыз — өз өмірбаяныңыз бен жұмыс тәжірибеңізді, мамандығыңызды, икемділігіңізді ұтымды көрсете білу. Осы арқылы ойлаған жұмыс орнына қол жеткізу. (сур. 5)

Егер ғылыми дәрежеңіз болса оны қалыптасқан редакциясымен көрсетесіз. Мысалы; «техника ғылымының кандидаты», «биология магистрі» т.б. Жазған еңбектеріңіз, шыққан кітаптарыңыз болса, маңыздыларын атап көрсетесіз. Қызмет бабымен, турист ретінде жасаған шетелдік сапарларыңыз да көрсетіледі. Шет тілін білу дәрежеңіз, компьютерді қаншалықты игергендігіңіз де көрсетіледі. Жеңіл машина немесе транспорттық басқа түрін жүзеге алатындығыңызды көрсету де артық болмайды. Сіздің маман ретіндегі білгеніңізді толықтыратын, аша түсетін өз мінезіңіздің кейбір жақсы қырларын да атап өтіңіз. Басшылық, жетекшілік, ғылыми жұмыстарға икемділігіңіз болса, ол да назардан тыс қалмасын.

Мәтінге сонымен қатар:

1) жеке басыңыз туралы мағлұмат (аты-жөніңіз, фамилияңыз, туған күніңіз, туған жеріңіз);

2) кім болып істегіңіз келетіндігі;

3) өз координатыңыз – үй, жұмыс телефоны сізбен хабарласуға болатын уақыт мерізімі де кіреді.

Жиналған мәләметтерді резюмеде берудің екі жолы бар: хронологиялық және функуиональдық.

Хронологиялық тәсілі. Адаммен қазір істеп жүрген жұмысыңыз көрсетіледі де, ары қарай хронологиялық ретпен жазылады. Яғни соңғы орында сіздің бірінші жұмыс орныңыз не болмаса бірінші аяқталған оқу орны жазылады. Егер сіздің жұмыс стажыңыз көп болса, алдымен кәсіптік жолыңызды көрсеткеніңіз дұрыс. Ал оқу орнын жаңа аяқтаған қызметті жаңа бастағалы тұрған адам оқыған оқу орны, алған мамандығы жайлы мәселені негізгі назарда ұстайды.

Функциональдық тәсілі. Бұл тәсіл білім мен біліктілігі, жұмыс тәжірибесі мол адамға лайықты. Мұнда жұмыс стажы кері хронологиялық ретпен беріледі де, одан кейін білімі жайлы мәліметтер көрсетіледі. Егер бір мекемеде бірнеше жыл қатарынан істесеңіз, онда жұмысыңыздың жалпы сипаты өзгермеген болса, бәрін тізіп жатпай-ақ, қысқаша жазуға болады. Мысалы, «1991-1999 жылдары аралығындағы Машина жасау заводында экономист аға экономист, директордың орынбасары қызметтерін атқарадым.

Сонымен типтік резюменің құрылымы төмендегідей болды:

• құжат аты;
• ізденушінің жеке басы туралы мәлімет (аты-жөні, фамилиясы, туған күні, жылы, туған жері);
• ізденушінің мекен-жайы, телефоны;
• резюме авторы үміттеніп отырған ваканция;
• істеген жүмыс орны мен оқыған оқу орны, атқарған қызметі, мамандығы көрсетілген негізгі мәтін;
• қоғамдық кәсіптік т.б. жұмыстары туралы қосымша мәлімет;
• кейбір қосымша мәліметтер (шет тілдері, шетел сапарлары автомобиль жүргізе білетіндігі т.б.);
• ғылыми дәрежесі, наградалары туралы мәлімет (бұл жөнінде жазу міндетті емес);
• үміттенген ваканцияға қатысты кейбір жеке бас қасиеттері, икемділігі (бұл бөлім де міндетті емес);
• қосымша ақпарат (ізденуші қалауында жазылады);
• кепілдеме;
• резюменің жазылған күні;
• ізденуші қолы.

Өмірбаян – бұл қызметкердің түзетулерсіз өз қолымен жазған хронологиялық тәртіптегі өмірінің және еңбек қызметінің кезеңдері көрсетілген құжат. Өмірбаянда келесі реквезиттер көрсетіледі: құжат атауы, мәтін, қолы, дата. (сур 6)

Қолхат – бұл қандай да бір материалдық заттарды алғаны туралы кепілдік беретін құжат. Ол келесі реквизиттерден тұрады: құжат атауы дата, мәтін, қолхатты берушінің қолы.

Қолхаттың мәтіні келесі элементтерден тұрады:

• бір нәрсені берген және алған адамдардың лауазымы мен аты-жөні;
• алынған нәрсенің көлемі (цифрмен, жақшаның ішіне жазбаша түрде);
• қолхатты берушінің қолы.

Сенімхат – белгілі бір тұлғаның өз өкметтігі мен құқын екінші бір тұлғаға берілгенін жазбаша растайтын іс қағазының бір түрі. Сенімхат нақты бір мәселені (көбінесе мүліктік сипаттағы) үшінші бір тұлғамен шешу мақсатында беріледі. Сенімхат кез-келген төлем түрлерін, атап айтқанда жалақы, жәрдемақы, стипендия, зейнетақы алу үшін, ақшалай сондай-ақ заттай корреспонденцияларды алу үшін, мүлікті ортақ пайдалану, транспорт құралдарын иемдену мұрагерлік құқы туралы куәлік алу үшін т.б. толып жатқан жағдайларда беріледі. Сенімхат 1 экземпляр болып дайындалады. Сенімхат мазмұнына мыналар кіреді:

• құжат аты;
• жазылған жері мен уақыты;
• сенімхат берушінің және сенімхат алушының фамилиясы, аты-жөні, мекен-жайы қоса көрсетілген негізгі мәтін.
• ұйым мөрі басылған, жазылғандары растайтын жазба. (сур.7)

Құжат аты мен негізгі мәтін жоғарыда айтылған ережелерге сәйкес жазылады. Қолмен жазылады не болмаса жазба машинкасы арқылы да компьютерлік жолмен де теріледі. Мәтінде түзетілген, өшірілген не қосымша жазылған сөздер болуы керек. Мұндайлар болған жағдайда олардың әрқайсысына түсініктеме жазылып («өшірілген сөз оқылмайды», «түзетілгені дұрыс» сияқты), оған сенім хат беруші де, сенімхат алушы да өз қолдарын қоюлары қажет. Сенімжаттардағы жарамдылық мерізімі әрқашан жазбаша жазылуы керек. Сенімхатқа қол құжаттың түпнұсқа екенін куәландырушы адамның қатысуымен ғана қойылады. Ұйым басшысы мынадай жағдайларда сенімхатты куәландырмайды:

егер сенімхат һөз атынан емес туысқанының не басқа бір адамның атынан берілсе, сол сияқты сенімхат өз атына емес туысқанының, не басқа бір адамның атына беріллсе;

егер сенімхат мазмұнында айтылғандар заңға қайшы келсе;

егер сенімхаттағы даталар жазбаша жазылмаса.

Құжаттың мәтініне қойылатын талаптар. Көптеген жағдайларда мәтіннің мазмұны мен стилі құжаттың түріне қарай анықталады. Дегенмен қазіргі кезде іс жүзінде мәтіндердің құрастырылуына қойылатын жалпы талаптарқалыптасқан. Мәтінге қойылатын ең басты талаптардың бірі-мазмұнының қысқалығы. Хат, факс және т.б. құжаттардың мәтіні бір беттен аспау керек. Мұнда келісім шарттар қосылмайды. Егер құжат бір беттен асатын болса, онда оның беттері нөмірленуі керек. Мәтіннің қысқалығы күрделі сөйлемдердің жәй сөйлемдермен ауыстырылуы қайталаулармен артық деректердің болмауымен түсіндіріледі. Қызмет бабындағы құжаттар анық, дұрыс, заңға сәйкес жасалуы тиіс. Мәтіннің мазмұнының дұрыс қысқартылуы сөздерді дұрыс таңдау, сөйлемдегі бастауыштан орналасуы, анықтауыштың анықталушы сөздің алдына орналасуы болып табылады. Құжаттың мәтінін бірнеше мазмұнды абзацтарға бөлген жөн. Әдетте құжат мәтінін екі бөлімге юөлген жөн:

— кіріспе, құжаттың құрастырылу негізі мен себептерінен тұрады;

— негізгі, нәтижелер, сұрақтар, шешімдер, көрсетіледі:

Егер құжат басқа бір құжатқа байланысты жасалса, онда осы құжатқа құжаттың түрі, датасы және нөмері ткөрсетіліп, сілтеме жасалады.

Мысалы;

«Мәскеу үкіметінің 11.10.95 жылғы №121арендалық төлемге өзгертулер енгізу жайлы» «Жарлығына сәйкес»

Мәтіннің көлемі үлкен құжаттардың мәтіні бөлімдерге, пунктерге бөлінеді және араб цифрларымен нөмірленеді.

Құжаттардың қажетті және жеткілікті мөлшерде болуы, оларды толтырудың біреліктілігі нақты жұмысқа көп уақыт бөлуге мүмкіндік береді. Бірақ бұл құжаттарға мүлде көңіл бөлмеу керек деген сөз емес. Фирманы мекемені басқарудағы жазба құжаттардың үйлесімді жүйесі бірте-бірте қалыптасады және ол тұрақты түрдегі заңдылықты жолға қояды.

Құжатты ресімдеуге қойылатын бірнеше және сол ресімдеу кезінде қолданылатын реквезиттерді қарастыра келе, әрбір құжатбелгілі бір тәртіппен жасалуы керек деген қорытындыға келеміз. Іс қағаздарына қойылатын талаптар, олардың ресімделуі іс жүргізудің негізгі ерекшеліктерінің бірі болып табылады.

Іс қағаздары қарапайым жұрттың бәріне түсінікті ауызекі тілде жазылмайды. Ол әдеби тілдің күрделірек ресми, саяси, экономикалық сипаттағы нұсқасы десе де болады. Оның өзіне тән қалыптсқан терминдері, сөз орамдары мәнер белгілі бір стандарты бар. Іс қағаздары өрениетті елдің бәрінде осындай. Құжаттармен іс жүргізу мемлекеттегі барлық орындарда жүзеге асады. Сондвқтан да сол құжаттардың сауатты және дұрыс құрастырылуы мен ресімделуі әрбір мекеменің ұтымды қимылы болып табылады. Себебі іс қағаздары ерекше қатынас жасау құралы болып саналады. Сол іс қағаздарының әрқайсысы өзінің белгіленген үлгісіне сай ресімделеді. Іс қағаздарының түрлері өте көп. Бүгінгі таңда әрбір іс қағазының үлгісі немесе жобасы бекітілген. Әсіресе іс қағаздары ұйымдар мен негізгі орын алады. Құжаттардың барлығы ақпарат беру мақсатында жазылады және ұйымдық басқаруды қандай да бір іс әрекетпен ұштастырады, кейде белгілі бір оқйғаны, фактіні іс-әрекетті белгілейді, баяндайды.

Қазіргі кезде әрбір күні мыңдаған құжаттар дайындалады. Олардың дұрыс, талаптарға сай ресімделуі қорықтың эканрмика заманында уақытты, жұмыс күшін және ең бастысы – қаражатты үнемдеуге өз септігін тигізеді. Белгілі бір ортаның атқаратын жұмыстарына байланысты мәселелер жазбаша қарастырылады. Осы жағдайларда құжаттардың тәртіпке сәйкес ресімділігі жазылуы атқарылып отырған жұмыстың ұтымды нәтижесінің негізгі себептерінің бірі болады. Құжаттардың дұрыс дұрыс құрастырылуы және сауатты ресімделуі олардың заңдық күшін ьқамтамассыз етеді.

Ұйымдағы іс жүргізуді басқару құжаттарын қамтуды, ұйым құжаттамасын жүргізуді қолға алған жөн. Осы жұмыстардың бәрін жоғары квалификацияланған маман, құжаттанушы жүргізу керек.

 

 

 

 

 

 

 

III-ТАРАУ. Оңтүстік Қазақстан облысының Шардара ауданының Әуезов атындағы орта мектебіндегі басқару құжаттарын құрастыру мен ресімдеу талаптары.

3.1.Мекеменің құрылымы мен құжат түрлері.

          Өндірістік практиканы өту оқу процесінің ең негізгі бөлімі болып табылады. Практика білімді тереңдету мен бекітуде мамандықты оқытудың енді практикадағы нәтижелерін оңғаруда маңызды болады.

          Құжаттану және басқаруды құжатпен қамту мамандығы қазіргі кездегі қажет кадрлар тобын толықтырады. Басқаруды құжатпен камту мекеменің немесе кәсіпорынның әр түрлі іс-әрекеттерін басқаруда басты рөл атқарады. Басқару жеделдігіне еңбек қозғалысының дұрыс құжаттануы көп әсер етеді.

          Өндірістік практиканы өткізудің негізгі мақсаты – бұл практикада теоретикалық негіздерді қолданып, құжаттармен жұмыс жүргізу негіздерін меңгеру. Практикада басқаруды құжатпен қамту бойынша заңды және нормативтік актілердің қолдануын ұйымдастырушылық өнімділік құжаттардың дұрыс қаралуын, құрастырылуын құжатталған ақпаратты сақтау технологияларын, мекемедегі құжат айналымын, іс номенклатурасын құрастыруды және тағы сол сияқты бірқатар басқаруды құжатпен қамту іс-әрекеттерін меңгере білу қажет. Сонымен қатар практикада құжаттану саласындағы негізгі терминдерді білген жөн.

          Өткен өндірістік практика бойынша есеп кіріспе, негізгі, қорытынды бөлімдерден тұрады. Оған қоса есепте мекеменің құжаттануы бойынша ұсыныстар жазылып, қосымшалар мен құжат үлгілері енгізілген негізгі бөлім екі тарауға жіктеліәп қарастырылады.

          Практиканы Оңтүстік Қазақстан облысының Шардара ауданында Мұхтар Әуезов атындағы орта мектептің кадр бөлімінде өттім. Сондықтан есеп осы мектептің құжат айналымы негізінде жазылған. Қосымшалар да аталмыш мекемедегі құжаттар үлгісі немесе көшірмесі болып табылады.

          Есеп практика нәтижелерін, мектептегі құжат айналымын тәртібін және студенттің практика кезінде меңгерген білімі мен аңғарған кемшіліктері туралы толық мәлімдегі жады деп ойлаймын.

                   Шардара қаласының Мелдеби ауылында орналасқан Мұхтар Әуезов атындағы орта мектеп 1969 жылы 1,2,3 сыныптарды қамтыған бастауыш мектеп болып құрылды.

          Сол кездегі жаңа оқу корпусының 3 сынып бөлмесінде 35-40 оқушы білім алған еді.

          1971-1972 оқу жылында осы мектеп сегіз жылдық болып қайта құрылды. Осы жылдардағы оқуға болатындай етіп ыңғайластырып салынған оқу үйінің бөлмелерінде 400-ден астам оқушы білім алды. 

          Ал 1978-1979 оқу жылында мектеп орта мектеп дәрежесін иемденді.

          Соңғы жылдары оқушы санының күрт ұлғаюына байланысты жоғарыдағы әдіспен шашыраңқы салынған оқу корпусындағы сынып бөлмелерінде 1000-нан астам оқушы тәрбиеленіп отырады.

          Ал қазіргі таңда 7 (жеті) оқу корпусында 1900-ге жуық бала 2 (екі), ал бастауыш санының 3 (үш) ауысымда білім алуда.

          2003-2004 оқу жылында мектеп жанынан салынған сегіз сынып оқушылары бір мезгілде білім алатындай жаңа оқу корпусы пайдалануға берілді.

          Мұхтар Әуезов атындағы орта мектепті 1998-1999 оқу жылынан бері әр оқу жылында 175-тей түлек  бітіріп отырды. Бітірушілердің басым көпшілігі коммерциялық оқу бөліміне түсетіні дәстүрге айналған.

          Түлектер арасында осы жылдары тұңғыш рет тәжірибеден өткізілген мемлекеттік грант пен несиеге өз білімдерінің көрсеткіштерінің жоғары болуына байланысты түскен бітірушілер де болды.

          Ал оқу орнына бармаған бірнеше түлектер туған жерінде сан-салалы жұмыстар істеп жүр. Көбісі базарда саудамен айналысса, әке-шешелерінің жер учаскесі бар бітірушілер егіс алқабында еңбек етуде.

          Бұл жағдай жастар арасында әрекідік болып тұратын ұрыс, кішігірім бұзақылыққа әкеліп тірейді. Жалпы алғанда, түлектер өз алдарына қойған өмірлік мақсаттарына  ұмтылуда.

 

Мектептегі тәрбие жұмысы, аудандық, облыстық, республикалық байқауларға қатысуы.

 М.Әуезов атындағы орта мектепте тәрбие жұмысы біршама жақсы дерліктей жолға қойылған. Жүзден – жүйрік, мыңнан – тұлпар шығады демекші, біздің мектептен тәрбие алған оқушылар жыл сайын дерлік үлгілі оқуы мен тәртібінің жақсы болуына байланысты облысымызға «Артек» есіміне бара-бар әйгілі «Тау самалы» оқу-сауықтыру лагеріне барып демалып, оңалып, оқып, тәрбиеленіп қайтып жүреді екен.

Аудан көлемінде тәрбиелік мәні бар іс-шараларға, конкурстарға, байқауларға қатысып, жүлделі орын алып, облыс орталығы – Шымкент қаласында өткен жарыстарға жолдама алған бірнеше жетістіктеріміз бар.

Аудандағы соңғы 2 жылда өткізіліп жүрген фестивальда біздің мектеп  оқушылары алдындағы жылы бес жүлде, ал 2002-2003 оқу жылында жүлделі бірінші орынды иемденіп, 2 жыл қатарынан бағалы сыйлық – телевизор алды. Оқушы жастардың тәрбиесібасты назарда. Оларды тәрбиелеуді ата-анамен күш біріктіріп қимылдау күн тәртібіндегі басты мәселе.

 

Мектептің материалдық-техникалық базасына келсек, М.Әуезов атындағы орта мектеп орналасқан жер көлемі 1,5 га жерді алып жатыр. Осы жерде 7 оқу корпусы, спорт алаңы, мектеп бауы, сарай жылыту орталығы, кішігірім буфет үйшіктері, оқу вагондары орын тепкен.

Осы оқу корпустарында 40 сынып бөлмесі бар. Бұл сынып бөлмелерінің төрттен бір бөлігіне оқу кабинеттері орналасқан.

Мектепте 1 лингафон, 1 компьютер, жалпы 2 техникалық сынып бар. Лингафон кабинетінде 14 лингафон, ал компьютер сыныбында 17 компьютер жұмыс істеп тұр. Аудио-видео техникасы ретінде 2 түрлі-түсті телевизор видео-магнитофон, 2 қарапайым телевизор және музыкалық орталық жинақталып жұмыс істеп тұр.

Мектептегі оқу кабинетттерінде мұғалімдер өз күшінен жасаған сызба-тақталар, таблицалар, схемалар, көрнекі плакаттар, басқа да керекті сан түрлі оқу тәжірибеге пайдаланатын материалдар жинақталып ілінген.

          Ал химия, физика, биология, география – жаратылыстану пәндеріне қажетті техникалық жабдықтар, көрсетпелі көрнекіліктер, карта, глобус, компас т.б. жоқтың қасы.

          Технология пәнін оқытуға қажетті бар – тігін машинасы, аспаздық жабдықтар , металл өңдейтін ағаш жонатын құрылғылар жоқ болғандықтан технология пәнінің мұғалімдері зардап шегуде. Мектепте оқу шеберханалары, спорт залдар, бассейн, оқу-тәжірибе участогы жоқ.

          Мектептегі кітапханалары өте кіші (24м² ) үйге орналасқандықтан  ішіне кіре алмайды екен.

          Мектептегі буфет асханалары да кішкентай (12 м² ).

Мектеп ауласында құдық бар. Оған су машинамен тасымалданады. Мектеп ауласында соңғы жылдары су жүйесі каналымен су келулері қиын екен. Қысқаша айтқанда, мектептің материалдық-техникалық базасы осындай.

 

          Мектептің жарғысы мен құрылымдық сипаты.

          Мектепті басқару негізінен оның жарғысына негізделеді.

Мектеп жарғысы – мектептің негізгі іс-әрекеттерін белгілейтін басты құжат. Ол 3 бөлімнен тұрады:

а). Мектеп алдында тұрған міндеттер;

б). Мектеп оқытудың структурасы;

в). Білім беру процесінде және адамның құқықтары мен міндеттері.

Мектеп жарғысының үлгісі төменде келтірілген.

Мұхтар Әуезов атындағы орта мектеп – мемлекеттік мекеме. Осы себепті мектептің негізгі басқару бағыттары білім мен ғылым министрлігі, облыстық білім департаменті сияқты жоғарғы мемлекеттік органдармен белгіленеді.

Мектептегі басқару жүйесі құрылыммен анықталады. Мектепті директор басқарып, мектеп іс-әрекеттеріне байланысты шешеімдер педагогикалық кеңесте қабылданып, директормен бекітіледі.

Мектепте оқу істері бойынша меңгерушісі, тәрбие жұмыстары бойынша меңгерушісі, олардың бөлім меңгерушісі бухгалтерия, кітапхана қызмет атқарады. Бұл құрылым мүшелерінің барлығы өзара тығыз байланыста болады.

Педагогикалық кеңесте қабылданған шешімдердің барлығы оқу және тәрбие істері бойынша меңгерушілердің орындалуына алынады. Бұл меңгерушілер өз кезегінде сынып жетекшілерімен және мұғалімдермен байланыста. Мектептің шаруашылық мәселелердің барлығы осы бөлім меңгерушісіне жүктеледі.

Мектептің басқару құрылым екендігі көрсетілген.

 

Мектеп жарғысы.

Білім беру – Қазақстан Республикасының білім беру заңына сәйкес –жас ұрпаққа білім беріп, оқытуда қоғам мүшелерінің адамгершілігіне, интеллектуалдық, мәдени дамуын жоғарғы деңгейге және кәсіби біліктілігін қамтамасыз етуге бағыттаған тәрбие беру мен оқытудың үздіксіз процесі.

Мектеп алдында тұрған міндеттер:  

1. Қоғамымыздың құқықты мүшесін және оның рухани дәрежесін көтере отырып тәрбиелеу.
2. Адамгершіліктің берік негізін және тәртіпті өмір салтын қалыптастыру.
3. Қазақ, орыс және басқа халықтардың мәдени, рухани, салт-дәстүрлерін оқып-үйренуді іске асыру.
4. Мәдени қазыналарды жасауда және адамдардың мүмкіншіліктерін барынша дамыту.
5. Мемлекет, мектеп, жанұя алдындағы азаматтық міндеттер, парыздар және құқықтық тәрбиелеу.
6. Мектеп ұжымының жұмысы оқу-тәрбие жоспарлары арқылы жүзеге асады.
7. Қазақ тілін Білім министрлігінің бекіткен стандартқа сәйкес оқыту және орыс тілін дипаралық қатынас құралы ретінде оқытуын қамтамасыз ету.
8. Ұлтаралық кәсіпшілдік, рушылдық, діни бөлінушілікке қатаң тиым салу.

 

Мектепте оқытудың структурасы.

1. 1 сыныпқа қабылдау маусым айынан тест қорытындысы бойынша бастауыш мектепте оқу курсы төрт жылды қамтиды.
2. Әрбір азамат толық орта білім алуға міндетті.
3. Мектеп мүмкіншілігіне орай кәсіби бағдар беру 10-11 сынып тарда жүргізіледі. 10-сыныпқа қабылдау сараптау негізінде жүзеге асады.
4. Мектепті басқару мына кеңестер арқылы жүзеге асады:

а). Мектеп әкімшілігі.

б). Оқу кеңесі.   

В). Тәрбие кеңесі.

 

Білім беру процесінде жеке адамның құқытары мен міндеттері. 

1. Кез-келген мектепте білім алушы, бүкіл жыл бойында басқа мектепке ауысуға құқылы.
2. Оқушының қабілетімен мүмкіндігіне орай дифференциалды түрде оқыту.
3. Өнермен, дене тәрбиесімен және ақылы дайындық топтарында білім алуға құқылы.
4. Мектеп бітіруге және сыныптан сыныпқа көшуге 1-3 пәннен «қанағаттанғысыз баға алғанда куәлігі аттестатқа тыңдалды» деген белгі алуға құқылы.
5. «4-пен 5-ке» оқыған жағдайда педагогикалық кеңестің шешімімен емтихан тапсырмауға құқылы.
6. Емтиханды экстерн тапсыруға, жанұяда оқып білім алуға құқылы.
7. Білім алуға қоғамдық жұмыстар атқаруда мадақтауға құқылы.
8. Мектеп ережесін өңдеу мен қабылдауға құқылы.
9. Өмірін қорғау мен медициналық көмек алуға құқылы.
10. Еркін діни нанымға сенуге құқылы.
11. Ақылы, ақысыз білімді мектепте және мектептен тыс орындарда алуға құқылы.
12. Ата-аналар және үлкендер мен қарым-қатынасты әлеуметтік қорғауға құқылы.
13. Автобуста женілдетілген бағамен жүруге құқылы.

 

Оқушының міндеттері:

1. Білім берудің негізгі басқышын (9-шы сынып) игеру.
2. Сабаққа кешікпеу.
3. Себепсіз сабақтан қалмау.
4. Көзге шындықты айту, тындай алу.
5. Адамгершілікті, мейрімді, иманды бола білу.
6. Ұстаздың талабын және үй тапсырмасын үнемі ұқыптылықпен орындап жүру.
7. Білім алуды сыныпта және бекітілген бөлімде жүзеге асыру.

 

Мектеп тарапынан ақылы қызмет көрсетуге мыналар жатады:

— әр түрлі ақылы факультатифтік және жекелеген пәндерді тереңдете оқытуға арналған курстар, оқушының міндетті бағдарламасынан алынған білімдерін көтеруге бағытталған және консультациялар, мерзімінен бұрын тапсырылған емтихандар, арнайы лекциялар;

— үлкендерді оқытуға арналған әртүрлі пән және мәдени қазыналар жасау топтамасына білім беру;

— мұғалімдер мен оқушылардың еңбек ету барысында тапқпн пабыстары мен өнімдерін тұтынуға жеткізу;

— мектеп мүлкі мен бөлмелерін жалға беру;

— мектеп әкімшілігі тарапынан өз мүмкіншіліктеріне орай жан-жақты істелген жұмысына қарай негізгі айлыққа қосымшалар қосуға, тағы да басқа алдынғы қатарлы еңбекке ақы төлеу түрлерін таңдауға еркі бар.

Қазіргі кезде басқаруды құжатпен қайту қызметтің арнайы құрылымдық және құжатпен қамтудың дамыған жүйесімен көптеген кәсіп орындар, мекмелік фирмалар бар. Басқаруды құжатпен қайту кеңесінің  көмегімен терімдейтін және үйлестіретін  барлық болып жатқан құжаттың  процесінің көмегімен жүзеге  асады. Олар ішкі  және сыртқы коммуникацияларда бағыттайды және қолдайды. Жүйенің қиындығына байланысты басшы енді жалғыз күрделі өндірістік процестің тиімді басқаруын жүзеге асыра алмайды. Срндықтан оған мамандардың есепсіз штатын жию ие рек және оларға өзінің өкілеттілігінің бірталай бөлігін бөліп тарату керек.

 

 

 

 

 

 

 

3.2.Басқару құжаттарының құрастырылуы мен ресімделуі.

Мектепте басқару және оқушылар жөніндегі бірқатар құжаттар шығарылады. Олардың негізгілері мыналар:

1. Мектеп туралы ақпараттық мәліметтер – мектеп оқушылары, бітірушілер, кадрлары, наградалары, кітаптары туралы мәліметтер жазылған (1-ші қосымша).
2. Хаттама- мәселені талқылау мен шешім қабылдаудың барысы туралы мәлімет беретін құжат. Мектептегі хаттамалар көбінесе педагогикалық кеңес жиналыстарында жазылады (2-ші қосымша).
3. Мектеп бойынша бұйрық мектептің ағыдағы қызметін реттеуші, басқарушы құжат. Бұйрық беруге мектеп директоры құқылы. Бұйрықтар тәрбие, мәдени, кадрлар саласында жалпыға бірдей немесе құралға байланысты шығарылады (3-ші қосымша).
4. Сауалнама – оқушылар қабілетін, білімінің сапасы мен кадрлардың сапалық құрамын анықтау үшін жүргізілетін құжат (4-ші қосымша).
5. Оқушы туралы мағлұмат – оқушының жеке ісіне алу үшін толтырылатын, оқушы туралы толық мағлұмат беретін құжат (5-ші қосымша).
6. Арыз директор атына жазылған өтініш (6-шы қосымша).
7. Табель – оқушының оқу үлгерімі мен мінез құлқы туралы табель. Оқу жылы аяғында табельге мектеп директоры және сынып жетекшісі қол қояды. Қойылған қолдар мектептің мөрімен бекітіледі

(7-ші қосымша).

8. Анықтама оқушының дәрігерлік қағаздан өткенін растайтын құжат. Анықтаманың мектепте басқа да түрлері бар (8-ші қосымша).
9. Мектептегі мұғалімдер бойынша есеп – мұғалімдер туралы мәлімет беретін есеп. Олар мемлекеттік статистикалық есеп, сапалық жас құрамының есебі, педагогикалық қызметкерлердің сапасы мен құрамы туралы есеп және тағы басқа (9-шы қосымша).
10. Мәліметтер – мектептегі мұғалімдерге қатысты мәліметтер тізімдері. Олар педагогикалық кадрлардың сапалық құрамы туралы толық мәлімет, мектептің 35- жасқа дейінгі мұғалімдер тізімі, сырттай оқитын мұғалімдер, тұрмысы нашар мұғалімдер, наградаға ұсынылған мұғалімдер, Өзбеістаннан келген мұғалімдер, жас құрамы бойынша мұғалімдер, зейнеткер мұғалімдер, (жолданған жас мұғалімдер, кеткен мұғалімдер), 2004-2005 оқу жылына қабылданған мұғалімдер, жолданған жас мұғалімдер, кеткен мұғалімдер, наградаға алған мұғалімдер тізімдері жас мамандармен жұмыстар туралы мектеп басшылары туралы мәліметтер .
11. Талдау тізімі (ведомость) – қала мектептерінің педагогикалық қызметкерлерін талдау (11-ші қосымша).

Мектептегі басқару және оқушылар мен мұғалімдер жөніндегі құжаттардың түрлері өте көп. Олардың барлығы дерлік директордың қолымен бекітіліп, мектеп мөрімен расталады.

Жұмыстын нәтижелігінің өсуі құжаттардың дұрыс және ұтымды ұйымдастырылуына байланысты болады. Соған сәйкес кез-келген ұйым немесе мектеп құжаттары мен жұмыстың ұйымдастырылуы мен технологиясы арнайы талаптарға сай, мемлекеттік стандарттар бойынша жүзеге асуы тиіс.

Кәсіпорын үлкен болған сайын оны басқарудың жүйесі күрделене түседі. Олай болса, сізге өкілеттілікті ажыратуға, құжат толтырудағы бірлескен іс-әрекетті жауаптырақ қарауға тура келеді. Жарғы мен құрылтай шарты компанияны ашу, қайта құру және тарату жұмыстарын тек құрылтайшылар мен акционерлер ғана істей алатындылығын белгілеп береді. Олардың жиналысы ғана кәсіпорынның ұзақ мерзімді түпкі мақсатын анықтайды, компанияның басшылығын (директорлар кеңесін) сайлайды, не тағайындайды. Бұл кәсіп органның құрамына кәсіпорынның ішкі бөлімшелерінің директорлары және басқа кәсіпорындардың, қаржы мекемелерінің өкілдері, менеджерлері мен  ғылыми қызметкерлері кіре алады. Жоғарғы басшылық органдары тек маңызды мәселелерді ғана қарастырады. Атқарушы органның басшысы кәсіпорынды тікелей және күнделікті басқаратын президент не бас директор болуы мүмкін.

Орталықтандырылған құрылымды барлық қызмет басқару жөніндегі вице президентке бағынады. Басқа Вице президенттер (өндіріс – транспорт, өткізу қаржы т.б. бойынша) президентке бағына отырып, бөлімдер мен қызметкерлерді тікелей басқармайды.

Орталықтандырылмаған жүйе арнаулы қызметтердің вице – президенттерге бағынуын қажет етеді.

Басқарудың өзара бағыныштылық тізбегі кәсіпорынның көлемі мен басқару қызметіне байланысты екі, үш және төрт звенолық жүйеден тұруы мүмкін. Басқарудың түпкі мақсаты таңдауда ең алдымен барлық басқару бөлімдерінің бақылауда болуын, жауапкершілігін және қызметтердің нақты бөлінісін тиімділікті басшылыққа алған жөн.

Құжат толтырудың біртұтас ережесін Қазақстан Республикасы мәдениет ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің мұрағаттары мен құжаттарды басқару комитеті белгілейді.

Кәсіпорынды басқару мәліметтерді қолданып алу және өңдеу, шешім қабылдау оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процесс болып табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат мәліметтер керек болды. Құжат ақпараттың осы талабына жауап беруі тиіс. Дегенмен, хабардың толықтығы оның көлемімен ғана емес, сонымен бірге оның мәні де басты мәселелерін көрсетумен бағаланады. Яғни, ақпараттың көптігі оны өңдеуді талап етеді. Оның маңызды жедел орындауын қажет ететін жақтарын айқындап, оны қабылдап түсінуге ыңғайлы күйге түсіруді керек етеді. Осы жұмыстың бәрін құжатты толтырушы атқарушы тиіс. Құжаттың сапасы оның толықтығы, оралымдылығы және анықтылығымен, көрнектілігімен қолайлығымен анықталады. Сондықтан құжаттар тікелей қатынас жасаумен тиімді ұштастырыла жүргізілсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарына жұмсалса, онда олар іс-әрекеттің табысты болуына жағдай жасайды. Іс жүргізу құжаттары сонымен қатар хабар мәліметтің қайнар көзі және таратушысы заң арқылы қорғалатын істі белгілеудің тәсілі болып табылады. Басқарудың құралы ретінде құжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда, несие беруде бухгалтерлік есептеумен есеп беруде. Оперативті басқаруда ұйымның қызметін кадрлық жағынан қамтамасыз етуде тағы басқа қолданылады. Құжаттарда мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар және азаматтар арасындағы заңды және жеке тұлғалар арасындағы қатынастар үшін қызмет етеді. Материалданған (құжат түріндегі) заңды күші бар мәліметтер төрелік сотта бизнес бйынша әріптестермен шаруашылық дауларын немесе халықтық сотқа еңбек тартыстарын шешуде қандай да бір фактінің негізгі дәлелі ретінде қызмет етеді.

Кәсіпорынның не ұйымның құжаттары белгілі бір мәдени Тарихы құндылыққа ие мемлекеттің мұрағат қорының бөлігі болып табылады, сондықтан оның мемлекеттік мұрағатқа тапсырылуы тиіс.

Құрылымдық бөлімшелер бухгалтерия жарнама өткізу күзет бөлімдері жарғыға бағына отырып, соның негізінде күнделікті жұмыстарын жүзеге асыратын құжатқа да ие болады. Ондай құжат құрылымдық бөлімшелер туралы ереже болып табылады. Ереже әрбір бөлім үшін жеке жасалынды және онда құқықтық мәртебелі міндеттері, қызметі, қызығы, жауапкершілігі мен міндеттемелері көрсетіледі.

Мәтіннің жалпы ережесінде бөлімшелердің бағыныштылығы басшысын тағайындау және сату тәртібі, басшыға қойылатын квалификациялық талап, мөр, басшы болмаған кезде оны ауыстырудың тәртібі көрсетіледі.

Бөлімде құрылымдық бөлімше басшылыққа алатын құқықтық актілер аталады.

«Негізгі міндеттер» атты бөлімде аталған бөлімшенің қызметінің бағыты баяндалады.

«Қызметтер» бөлімінде шаруашылық қызметінің нақты түрлері көрсетіледі.

«Құқықтары мен міндеттері» бөлімінде бөлімшеніңбасшысы мен басқа бөлімінде және өзге ұйымдарға қатысты алғанда орындайтын міндеттемелері мен қызметтерін жүзеге асыруға қажетті құқықтары ашылады.

Жауапкершілік бөлімінде міндеттемелердің мезгілінде орындалмағаны немесе сапасыз орындалмағаны үшін, яғни берілген, құқығы дұрыс пайдаланылмағаны үшін бөлімше басшылығы қандай да мөлшерде және кім жауапкершілікке тартылатыны сипатталады.

Мектептегі кадрлар бөлімінде бірқатар құжаттар жүргізіледі:

1. Кадр есебі жөніндегі жеке іс парағы – бұл құжат адам жұмысқа орналасқан кезде талап етіледі, кадр жөнінде толық мәлімет беретін, жеке іске тігілетін құжат (12-қосымша).
2. Жеке карточка – бұл да адам жұмысқа орналасқан кезде талап етілетін құжат және де кадр туралы мәліметтер жазылатын құжат. Жеке іске тігіледі (13-қосымша).
3. Арыз – мектептегі мұғалімдер атынан өтініштер:

а). Жұмыстан босату туралы арызда ақпанның 10-нан 1-ші сәуірге дейін оқушылар демалады, сол кезде жұмыстан босатуын сұрайды.

б). Жұмыстан басқа мектепке ауысуына байланысты өтініш жазып отыр.

в). Мектепке тәлімгер етіп қабылдауын сұрайды.

4. Бұйрық – мектеп мұғалімдері мен қызметкерлеріне қатысты шығарылатын жеке құрал бойынша құжат (15-қосымша).
5. Анықтама – арнайы мекемеден алынған белгілі бір мәліметтерді растайтын құжат (16-қосымша).

Мектептің іс -әрекеттерін реттеу және жүргізу мәселелері бойынша жүргізілетін құжаттар түрлері мұнымен шектелмейді мектептегі әрбір жағдайға, мәдени шараларға, мұғалімдер мен оқушыларға басқада қызметкерлерге байланысты көптеген құжаттар түрлері бар.

          Қазіргі кезеңдегі динамикалық өмірде менеджерлер 50 ден -90% ке дейінгі жұмыс уақыттарын  ақпаратты түйіндеу  өңдеу процестерімен  байланыстыратын  құжаттамаға келтіреді. Адамдар арасындағы қатынасқа байланысты басқару құжаттарын қамтамасыз ету ақпараттың жаратылыста болып отыр.

          Мектептегі басқару құжаттарын қамтамасыз ету ақпараттың басшылығын ұйымдастыру ұмтылысы сол  ақпараттардың  пайда болуынан бастап, тіршілік етеді. Тәжірибе көрсеткендей, әрбір күшті, мықты мемлекетті құру мақсатымен құжаттармен жұмыс жасаудың жүйесінде  құрастырды. Мектептің ішіндегі басқару  құжаттарын қамтамасыз ету жүйелері әрқашанде жетіліп, дамып отырады. Басқаруды құжатпен қайту проблемасы ұдайы дамуда болып отырады және ғылыми әдістемесін зерттеуді әлі жеткілікті алған жоқ. өйткені ұйымдардағы басқаруды құжатпен  қамтудың нақтылы жүйелері мәртебеге жұмыстың масштабына, құрылуының шамасына, және өкілеттілігіне және оның басшысының тұлғасына және бүкіл тұтастық басшылық жүйелеріне байланысты мысалы кішігірім фирмаларда міндеттер көбінесе басшыға жүктеледі. Ол үлекен фирмаларда функцияналдың саласы болып табылады. Бірақ екі жағдайда бірдей операциялар, бірдей құжаттың керек  формулалары мен көрсеткіштері бірдей болу керек.

 Практиканы өту мақсатында Оңтүстік Қазақстан облысының Мұхтар Әуезов атындағы орта мектепке жолдама алдым.

Практика 2005 жылдың ақпанның 1-нен наурыз айының 31-не дейін созылды, оқу және кадрлар бөлімінде өтті. Практикада мамадықты терең игеріп, құжаттармен жұмыс жасауды жүзеге асырдым.

Қандай да болмасын құбылыстың, өзгерістің белгілі бір мақсат үшін, мәдени немесе әлеуметтік арнайы қажеттілікті атқару үшін жасалады.

Құжаттармен жұмыс жүргізудің де маңыздылығы мақсаты нысанасы бар. Мектептің құжаттамасы кең ауқымды қамтиды. Әрбір бөлім оқушы қызметтер шаралар бойынша түрлі құжаттар жүргізіледі оның технологиясын анықтауда , мәліметтің тез арада құжатталып, заңдастырылуы үшін құжаттану және басқаруды құжатпен қамту жұмыстарымен айналысатын мамандардың қажеттілігі мол.

Мектептің құжаттануы мен құжат айналымына қатысты бірнеше ұсыныстарды келтіруге болады. Құжаттар көлемі өте көп, әрине оның арасында ағымдағы істерге қажеті жоқ топтары да бар. Ол мектепте мұрағат бөлімін ұйымдастырған жөн.

Сонымен қатар кадрлар бөлімі де қазіргі ақпараттың технологияларымен жабдықталмағандықтан, мұндағы құжаттар көбіне қолмен жазылады. Бұл өз кезегінде әрбір іс-әрекеттің қайталануы мен уақыттың шектелуіне әкеледі. Осы кемшіліктерді жою үшін, бөлімді қажет техникамен жабдықтау керек.

Осы кемшіліктердің жойылуы мектептің құжаттарының алға басуының кепілі болады деген үміттемін. н, мәдени немес әлеуметтік арнайы қажеттілікті атқару үшін жасал

 

 

 

Мектеп директоры

1- схема.  М. Әуезов атындағы орта мектептің басқару құрылымы.

Педагогикалық кеңес

 

 

 

Оқу істері бойынша менгеру

Тәрбие жұмыстары бойынша меңгеруші

Шаруашылық бөлім меңгерушісі

 

Бухгалтерия

кітапхана

 

 

 

 

 

Үй сыпырушылар

Электрик сантеъхник

 

мұғалімдер

Сынып жетекшісі

күзетші

 

 

 

Қорытынды.

Құжаттардың қажетті және жеткілікті мөлшерде болуы, оларды толтырудың біреліктілігі нақты жұмысқа көп уақыт бөлуге мүмкіндік береді. Бірақ бұл құжаттарға мүлде көңіл бөлмеу керек деген сөз емес. Фирманы мекемені басқарудағы жазба құжаттардың үйлесімді жүйесі бірте-бірте қалыптасады және ол тұрақты түрдегі заңдылықты жолға қояды.

Құжатты ресімдеуге қойылатын бірнеше және сол ресімдеу кезінде қолданылатын реквезиттерді қарастыра келе, әрбір құжатбелгілі бір тәртіппен жасалуы керек деген қорытындыға келеміз. Іс қағаздарына қойылатын талаптар, олардың ресімделуі іс жүргізудің негізгі ерекшеліктерінің бірі болып табылады.

Іс қағаздары қарапайым жұрттың бәріне түсінікті ауызекі тілде жазылмайды. Ол әдеби тілдің күрделірек ресми, саяси, экономикалық сипаттағы нұсқасы десе де болады. Оның өзіне тән қалыптсқан терминдері, сөз орамдары мәнер белгілі бір стандарты бар. Іс қағаздары өрениетті елдің бәрінде осындай. Құжаттармен іс жүргізу мемлекеттегі барлық орындарда жүзеге асады. Сондвқтан да сол құжаттардың сауатты және дұрыс құрастырылуы мен ресімделуі әрбір мекеменің ұтымды қимылы болып табылады. Себебі іс қағаздары ерекше қатынас жасау құралы болып саналады. Сол іс қағаздарының әрқайсысы өзінің белгіленген үлгісіне сай ресімделеді. Іс қағаздарының түрлері өте көп. Бүгінгі таңда әрбір іс қағазының үлгісі немесе жобасы бекітілген. Әсіресе іс қағаздары ұйымдар мен негізгі орын алады. Құжаттардың барлығы ақпарат беру мақсатында жазылады және ұйымдық басқаруды қандай да бір іс әрекетпен ұштастырады, кейде белгілі бір оқйғаны, фактіні іс-әрекетті белгілейді, баяндайды. Дипломдық жұмыстың мақсаты басқару қызметіндегі құжаттарды дайындау, ресімдеу, құрастыру сияқты жұмыстарды орындаудың ережелерін игеру. Сонымен қатар реквизиттердің орналасу тәртібі, дұрыс құрастырылуының реттеуі болып табылады.

Дипломдық жұмыстың негізгі объектісі – құжаттардың дұрыс құрастырылуы мен ресімделуі. Дипломдық жұмыс кіріспе,

 I тарау. Басқару құжаттарын құрастырудың ерекшеліктері.

II тарау. Құжаттарды ресімдеу – іс жүргізудің негізі.

III тарау. Қазақ Мемлекеттік Қыздар Педогогикалық институты.

Және қорытынды бөлімдерден тұрады

I тарау басқару құжаттарының толтырылуы мен құрастырылуын қамтиды.

II тарау Құжаттарды дұрыс рәсімдеу және олардағы міндетті реквизиттер.

III тарау  Өндірістік практика өту барысындағы мекеменің басқару құжаттары жазылған.

Қазіргі кезде әрбір күні мыңдаған құжаттар дайындалады. Олардың дұрыс, талаптарға сай ресімделуі қорықтың эканрмика заманында уақытты, жұмыс күшін және ең бастысы – қаражатты үнемдеуге өз септігін тигізеді. Белгілі бір ортаның атқаратын жұмыстарына байланысты мәселелер жазбаша қарастырылады. Осы жағдайларда құжаттардың тәртіпке сәйкес ресімділігі жазылуы атқарылып отырған жұмыстың ұтымды нәтижесінің негізгі себептерінің бірі болады. Құжаттардың дұрыс дұрыс құрастырылуы және сауатты ресімделуі олардың заңдық күшін ьқамтамассыз етеді.

Ұйымдағы іс жүргізуді басқару құжаттарын қамтуды, ұйым құжаттамасын жүргізуді қолға алған жөн. Осы жұмыстардың бәрін жоғары квалификацияланған маман, құжаттанушы жүргізу керек.

 

 

 

 

 

 

 

Қолданылған   әдебиеттер тізімі.

 

1. Дүйсебаева Т. «Машинкамен жазу және іс қағаздарын жүргізу» Алматы, Ана тілі 1991 ж.
2. Жақып Әділбек. «Іс жүргізу» Астана 2000ж
3. Алдашева.А, Ахметова. З. Алматы 2001ж
4. Салагаев В.Г. «Іс қағаздарын жүргізу» Алматы 2000ж
5. Алдашева. А «Ресми іс қағаздары» Астана 2000 ж
6. Дүйсенбекова Л.С «Іс қағаздарын қазақша жүргізу » Алматы 2001ж
7. Нұрғожина Г.М. , Қоянбаева Қ.Қ. «Мемлекеттік тілде іс жүргізу» Қарағанды 2000
8. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. « Курс делопроизводства» Москва 1997
9. Коркеева А.П, Амелина А.М «Онова делопроизводства» Москва 1991 ж
10. Кузницова ТВ «Документ и делопроизводство» Москва 1991 г
11. Одинцова «Развития систем управления» Киев 1989 г
12. Пшенко А.В. «Делопоизводство и основные нормативные требования » Москва 1994 г
13. Кузницова Д.В, Имошенко М.П. «Основы документоведения» Москва 1988г
14. Бурнашова Г.А. «Делопроизводства» Москва 1981г
15. Стенюков, Кузницова « Составление документа на копьютере» Москва 1996 г
16. Телор.К. «Основа делопроизводства в современном бизнесе» Москва 1997 г
17. Стенюков М.В. «Документы делопризводства» Москва 2000г
18. Стенюков М.В. «Справочник по делопроизводству» Москва 1997г
19. Мишин М.В «Унификация и стандартизация документации управления» Москва 1991 г.