Дипломдық жұмыс: Центр Кредит» банкісінің басқару құжаттарының орындалуы

Мазмұны

Кіріспе………………………………………………………………………………………………..4

1 Бөлім. Құжаттар түрлеріне түсініктеме және құжаттарды құрастыру және рәсімдеу технологиясы……………………………………………7

Құжаттарға арналған заңдылық қағидалар және оның іс жүзінде орындалу тәртібі…………………………………………………………………………7
Іс жүргізуді ұйымдастыру технологиясы……………………………………………………………………………..10
Кіріс құжаттарын өңдеу………………………………………………………………16
Жіберілген құжаттарды жөндеу………………………………………………….21
Іс жинақтарын құрастыру…………………………………………………………..26
Басқару құжаттамасын жүйелендіру және олардың сипаттамасы………………………………………………………………………………28

2 Бөлім. «Центр Кредит» банкісінің басқару құжаттарының орындалуы…………………………………………………………………………………………36

«Центр Кредит» банкісінің құрылымдық сипаттамасы……………….39
«Центр Кредит» банкісінің іс-қағаздарын жүгізуді ұйымдастыру……………………………………………………………………………..43
«Центр Кредит» банкісінде жүргізілетін операциялар және құжаттардың орындалу тәртібі……………………………………………………………………………………….47
«Центр Кредит» банкісінің жіберілетін және келіп түскен құжаттарың қабылдау және өткізу тәртібі………………………………….54

Қорытынды………………………………………………………………………………………60

Қосымшалар…………………………………………………………………………………….64

Пайдаланған әдебиеттер……………………………………………………. ……………77

Кіріспе

XXI ғасырға тәуелсіз ел ретінде енген республикамыздың әлеуметтік, экономикалық, мәдени өмірінде үлкен өзгерітер болып жатыр. Республика өмірінде жүргізіліп жатқан бұл реформаларды жүзеге асыруға байланысты күрделі міндеттер тұрғаны белгілі. Реформаның нәтижелі, жемісі болуы соларды дер кезінде дұрыс шешуге байланысты. Қазір құр сөз, қысыр кеңестен гөрі нақты іс қимылға көшуге негіз бар.Қазақстан Республикасының конституциясы (1995), «Тіл туралы» Заң (1997), «Тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасы» (1998) республикадағы тіл мәселелерін реформалауды жүзеге асыруға негіз болады әрі мүмкідік береді. Сондықтан бұл реформаны жүзеге асыру үшін әр министірлік, әрбір мекеме, ұйымдар, жеке адамдар өздерінің нақты істерін көрсететін шаралар белгілеп, соны жүзеге асыруға тиіс. Біздің ойымызша, солардың ішіндегі ең өзектісі, ең алдымен қолға алынатаны – қазақ тілінің конституциялық мәртебесін мемкеттің бүкіл аумағында, қоғамдық қатынастардық барлық саласында жүзеге асыру.

Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығымен бекітілген «тілдерді қолдану мен дамытудың мемлекеттік бағдарламасы» тіл саясатын іске асырудың алғашқы кезеңдерінде негізгі төрт бағытта іс- шаралар жүргізеді. Соның бірі-ресми іс жүргізудің мемлекеттік тілге кезең –кезеңімен көшірудің нақты негізін жасау.

Қалай десек те, республикада мемлекеттік органдар іс қағазын мемлекеттік тілде жүргізуге бет бұрды. Бұл үлкен істің өзінен-өзі жалға түспейтіні әбден белгілі. Одан шығудың жолы- орыс тіліндегі нұсқауларды негізге ала отырып, ана тіліміздің заңдылықтарын сақтап, ұлттық іс- қағаздарымызды жүргізуді қалыптастыру. Ал осы ретте мемілекеттік және мемлекеттік емес органдарда, мекемелерде, ұйымдар мен кәсіпорындарда мемлекеттік тілде іс жүргізу, қатынас қағаздарын толтыру, жинақтап айтқанда, құжат айналымын іске асыру- бүгінгі таңда өткір тұрған мәселе. Қазақ тілінің тіл мәртебесін толыққанды жүзеге асыру үшін осы саладағы істі жандандыру керек, ал бұл мемілекеттік мемілекеттік деңгейге енді- енді қолға айналдырып жатқан шара.

Қазақстан Республикасындағы халықтар мәдениетінің өзара әсері ең алдымен олардың тілдерінің бір-бірімен қарым- қатынасына негізделеді. Біздің мемілекетіміздің саясаты еліміздегі барлық тілдердің гүлденіп өркендеуіне, өмірдің барлық саласыда қолдануына лайықтанған бағыт ұстап отыр. 1997 жылы 11 шілде Қазақстан Респуьликасындағы «Тіл туралы» Заң қабылданып, 1998 жылы 5 қазанда Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығымен оны жүзеге асырудың мемлекеттік бағдарламасы екі тілде бекітілді. Жоғары оқу орындары мен мектептерде, коллеждер мен лицей, гимназияларда қазақ және орыс тілдерінде іс жүргізу пәні арнайы оқытыла бастады. Алайда оның тиімділігі осы пән бойынша оқулықтар мен сөздіктердің, арнаулы кітаптар мен көмекші құралдардың мол және сапалы болуына байланысты.

Іскерлік қатынастар орысша-қазақша және қазақша-орысша оқу құралдарының жеткіліксіздігі білім саласында ғана емес, күнделікті басқару, қарым-қатынас процесстеріне де кедергі келтіреді. Бұл қатынастар ауызша және әсіресе, жазбаша мәтін құру арқылы жүзеге асатыны белгілі. Әрбір қызметкер, мейлі ол қатардағы, не жоғары лауазым иесі болсын, мемлекеттік, не мемлекеттік емес болсын, әр түрлі іс қағаздарының- хат, арыз, нұсқау, сенімхат т.б. жазылу, толтырылу үлгісін білуі қажет.

Ұсынылып отырған құрал меншіктің барлық нысанадағы кәсіп орындардың өз қызметкерлерінің жеке құрамын басқаруда пайдаланатын құжат үлгілерін сипаттайды. Ол құжаттар Қазақстан Республикасының азаматтық- құқықтық актілеріне және Қазақстан Республикасы мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің архивтер мен құжаттарды басқару комитетінің нұсқауларына негізделген үлгілер бойынша толтырылды.

Сонымен қатар Ресей және Батыс елдерінің де құжат толтырудағы қалыптақан тәжірбиелері ескерілді.

Басқару құжаттары ұйымдастырушылық бағыттағы істермен қатар күнделікті ағымдағы басқару мәселелерін де қамтиды (бұйрық –жарлықтар, актілер, анықтамалар т.б).Сонымен бірге жекелік сипатқа ие құжаттардың үлгілері де-сенімхаттар, қолхаттар арыздар т.б. толық сипатталып берілген.

«Құжат» -латын тілінде «куәлік», «дәлелдеу тәсілі» деген мағына береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар: 1) қандайда бір фактіні не бір нәрсеге дегн құқықты растайтын іс қағазы ; 2) жеке басты ресми түрде куәландыратын құжат ; 3) бір нәрсе туралы жазбаша куәлік.

Кәсіпорынды басқару – мәліметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім қабылдап оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процес болып табылалады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат мәліметтер керек болады. Құжат ақпараттық осы талабына жауап беруі тиіс. Дегенмен хабардың толықтығы оның көлемімен ғана емес, сонымен бірге оның мәнді де басты мәселелерін көрсетумен бағаланады. Яғни, ақпараттың көптігі оны өңдеуді талап етеді, оның маңызды, жедел орындауды қажет ететін жақтарын айқындап, оны қабылдап – түсінуге ыңғайлы күйге түсіруді керек етеді. Осы жұмыстың бәрін құжатты толтырушы атқарушы атқаруы тиіс. Құжаттың сапасы оның толықтығы, оралыымдылығы және анықтылығымен ғана емес, сондай-ақ оның ықшамдылығымен, көрнектілігімен және қолайлығымен айқындалады.

Сондықтан құжаттар тікелей қатынас жасаумен тиімді ұштастырыла жүргізілсе, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға жұмсалса, онда олар іс-әрекеттің табысты болуына жағдай жасайды.

Іс жүргізу құжаттары сонымен қатар хабар-мәліметтің қайнар көзі және таратушы, заң арқылы қорғалатын істі белгілеудің тәсілі де болып табылады. Басқарудың құралы ретінде құжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда, несие беруде, бухгалтерлік есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда, ұйымның қызметін кадрлық жағынан қамтамасыз етуде т.б. қолданылады. Құжаттарда мемлекеттік құрылым белгіленеді, олар мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар және азаматтар арасындағы, заңды және жеке тұлғалар арасындағы қатынастар үшін қызмет етеді. Материалданған заңды күші бар мәліметтер төрелік сотта бизнес бойынша әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе халықтың сотта еңбек тартыстарын шешуде қандай бір фактінің неізгі дәлелі ретінде қызмет етеді.

Бізге белгілі, әдеби тілдің бес негізгі стилі бар: ғылыми, ресми-іс қағаздары, публицистикалық, көркем әдебиет және ауызекі сөйлеу тілінің стилі.

Бұлай бөлінудің бірнеше негізі бар. Біріншіден, бұлар тілдің қоғамдық қызмет аясына жатады. Іс құжаттары тілі үшін мұндай қызмет аясына құқықтық қатынастар саласы, яғни, басқару саласы жатады. Бірақ мұнда құқықтық қатынастар мемлекет аралық қатынастарда, мемлекеттің өз азаматтарымен және олардың бірлестіктерімен, сондай-ақ мекемелер мен кәсіпорын ішіндегі азаматтар арасындағы қатынастарда орын алады. Осыған байланысты іс-құжаттары стилінің үш түрі ажыратылады. Олар:

Дипломатиялық стиль

Заң шығарушылық стиль

Күнделікті іс жүргізу стилі

Іс жүргізу стилі әлеуметтік санының ерекше формасы – құқықтық санамен сәйкеседі. Біздің әрқайсысымыз белгілі бір дәрежеде өз құқығымыз туралы мысалға отбасы қарым-қатынасындағы қызметіндегі қоғамдық орындардағы және мемлекет алдындағы міндеттемелерімізбен жауапкершіліктер туралы білеміз.Өмірдің түрлі құбылыстары іс жүргізу құжат стилінде белгілі бір қалыпқа түскен жағдайлардың терминделген сөздердің (сауалнама, анықтама, нұсқаулық, қаулылар, хаттама, акт, бұйрық, заң т.б.) сондай-ақ тұрақты тіркестердің шектеулі мөлшеріне сыйғызылып беріледі.

Дипломдық жұмыстың тақырыбының актуалдығы: кәсіпорынның төлем-банк операциялары бойынша құжаттардың өркендеуі, мемлекеттік тілде жүргізу, өз мемлекетімізде іс жүргізу саласы, құжат жүйесінің толығымен даму, т.б белсенділігі қазіргі кезде маңыздылығы артуда.

Дипломдық жұмыстың міндеті: құжаттар түрлеріне түсініктеме және құжаттарды құрастыру және рәсімдеу операцияларына толық талдау жасау. Дипломдық жұмыстың құрылымы екі бөлімнен тұрады: «Құжаттар түрлеріне түсініктеме және құжаттарды құрастыру және рәсімдеутехналогиясыі», «Центр Кредит банкісінің басқару құжаттарының орындалуы».

1.Бөлім. Құжаттар түрлеріне түсініктеме және құжаттарды құрастыру және рәсімдеу техналогиясы.

1.1Құжаттарға арналған заңдылық қағидалар және оның іс жүзінде орындалу тәртібі

Қазақстан Республикасының министр кабинетінің №562 30.06.92 жылғы қаулысы Қазақстан Республикасында бекітілген жалпы тараптар бойынша құжаттарды құру және олармен жұмыс істеу «негізгі құжаттар ережелері және құжат басқару мен, кәсіпорындарда, мекеме бірлестігінде және барлық құқықтық – ұйымдардың Қазақстан Республикасының формы бекітілді».

Қазақстан Республикасында шаруашылық ұйымында құжаттарды сақтау, есепке алу, құрастыру, реттеу, құжат басқару, және құжаттандыру Қазақстан Республикасының осы ережелері нормативтік құқықтық акт болып сақталады.

Осы ережелерге сәйкес Қазақстан Республикасының мемлекеттік органдарында мынадай акт құрылды: ХБ ҚР 31.12.96 жылғы бекіту бойынша «Реттік құрылым және құжаттарды тіркеу банктарда сақтау және ұйымдық құжаттарды сақтау инструкцияда көрсетіледі».

Орталық орындаушы органдарда жергілікті органдар және жоғарғы органдарда, кәсіпорындарда, ұйымдарда және мекемелерде Қазақстан Республикасында 08.12.96 ж. Қазақстан Республикасының Президент Администрациясының мемлекеттік басқару органдарында құжаттарды пайдалану ережелері:

— Президент Администрациясының Қазақстан Республикасының 09.01.96 жылы №2751 іс жүргізу инструкциясы;

— Қазақстан Республикасы агентінің бұйрығы бойынша 29.08.2000 жылы мемлекеттік құпияда сақтау, есепке алу құжаттарды пайдалану және сақтау, белгілі бір мөлшерде тарату ережелері.

Қазақстан Республикасының басқарушы органдарының 12.12.98 жылғы №1278 бекітілген шешімі бойынша мемлекеттік тіркеу нормативтік ережелері:

Қазақстан Республикасының заңы бойынша берілген ережелер мына бағытта құрылған «нормативтік құқықтық акт», Қазақстан Республикасының Президентінің қаулысы бойынша 04.03.97 жылы №3379 Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық акт Мемлекеттік реестр және мемлекеттік тіркеуді реттеу Қазақстан Республикасының басқару органдарымен 04.12.97 жылы №1680 бекітілді.

Ережелер анықтайды:

Талап ету, нормативтік құқықтық актылар мемлекеттік тіркеу және мерзімді тіркеу;

Талап ету нормативтік құқықтық акт мемлекеттік тіркеуде көрсетеді;

Нормативтік құқықтық акт мемлекеттік тіркеу реестрда жүргізу;

Нормативтік құқықтық акт тіркелген реестрда жүргізуді іске асыру;

Қазақстан Республикасының номативтік құқықтық акт мемлекеттік реестр керекті жазбаларды енгізу, тоқтату, нормативтік құқықтық акт іске асыруын жою, мемлекеттік тіркеуді жүргізуден бас тарту;

Мемлекеттік тіркеуді қалпына келтіру және өзгерту.

Нормативтік құқықтық актта көрсетілгендей тіркеуші ұйым бекітілген күннен бастап екі апта үш экземплярда түп нұсқа мемлекеттік және орыс тілінде жазылады, мемлекеттік ұйымның бірінші жетекшінің қолы қойылғаннан кейін (қағазда немесе электрондық жазбада) мемлекеттік және орыс тілінде бір экземплярда беріледі.

Мемлекеттік ұйым нормативтік құқықтық акт көрсетуші,қол қоюшысы, осы ұйымдағы біріншісі жетекшінің міндетін атқарушы құжаттың көшірмесін көрсету, көрсете отырып міндеттейді.

Егер мемлекеттік тіркеудегі нормативтік құқықтық акт қайта қаралатын болса, басқарушы ұйымның шешімімен қайта қаралатын болса, басқарушы ұйымның шешімімен қайта қаралуға руқсат етіледі, мемлекеттік тілде іс жүргізілетін мекемелерде нормативтік құқықтық акт жергілікті ұйымның басқарумен, тіркелуші ұйымға орыс тіліне аударылмайберіледі.

Құжаттарды тіркеу құжаттардың орындалуын қадағалаудың бастапқы кезеңі болып қарастырылады. Құжаттардың орындалуын қамтамасыз ету хатшы референт немесе іс жүргізу қызметкері арқылы орындалады. Мекеме басшының құжаттарға бақылау немесе қадағалау белгісін қоюы, ол құжаттардың және оған қатысты тапсырманың маңыздылығын білдіреді. Қадағалау белгісі құжаттың ортаңғы сол жақ шетінде белгіленеді. Осы белгі қойылғаннан кейін тіркеу журналында сол құжаттың қадағалауда болуы туралы орындалу мерзімі туралы және жауапты орындаушы туралы мәліметтер басшының құжаттағы резалюциясынан алынады. Егер тіркеу журналында құжаттың орындау мерзімі көрсетілетін орын болмаған жағдайда оны қадағалау үшін журналға қосымша орынды дайындайды. Кәсіпорындағы көптеген құжаттың дайындалу мерзімі 10 күннен артық болмауы керек. Құжаттың уақытында орындалуын хатшы референт аралық тексеру жұмысын орындап отырады.

Аралық тексеру жұмысы дегеніміз – қадағалау белгісіне байланысты резолюциядағы құжаттың соңғы орындалу датасына дейінгі аралықта жүргізілген тексеруді айтамыз. Аралық тексеру жұмысынан кейін құжаттың орындалуы туралы басшыға үнемі есеп береді. Құжаттың орындалу мерзімін ұзарту тек мекеме басшысының ұйғарымымен ғана жүзеге асады.

Құжаттың орындалуы тікелей жауапты орындаушының резолюциядағы тексерілген тапсырманы орындаудан тұрады. Құжаттың толығымен орындалып болғаннан кейін мекеме басшысы арқылы тексеріледі. Егер резолюциядағы тапсырма толығымен дұрыс орындалса мекеме басшысы ол құжатты қадағалау белгісінен босатады. Құжаттың орындалуы барысында резолюциялық тапсырмалар әртүрлі болып келеді. Олардың ішінен белгілі бір хатқа байланысты жауап дайындау келісім шарт жобасын құрастыру іскерлік кездесулерді ұйымдастыру мен әртүрлі конференция мен семинарлардағы бағдарламаларды дайындау. Құжат орындалғаннан кейін сол құжаттар қысқаша үлгіде құжаттың орындалып деректемеге жіберілгендігі туралы реквезит көрсетіледі. Соңында тіркеу журналында құжаттың орындалғаны туралы белгі соғылады.

1.2. Іс жүргізуді ұйымдастыру техналогиясы.

Кәсіпорындағы құжаттарды басқару қызметі келіп түсетін құжаттармен ішкі және сыртқы жіберілетін құжаттардың негізінде жүргізіледі. Бұл қызметөзінің өңдеу технологиясы болып орындалады.

Технология деген ұғым өнеркәсіпте материалдарды өңдеу әдістемесінің жүйесі ретінде және өндірістік өнімдерді шығару операциясы болып сипатталады.

Құжаттарды басқарудың технологиясы мынадай түрлерге бөлінеді:

келіп түсетін және өндірілетін құжаттарды өңдеу технологиясы

соңғы қолдану ақпараттық құжаттың жеткізілу технологиясы

ішкі құрылымдар мен ұйымның ақпараттық базасындағы

құжаттарды жүргізу технологиясы

жиналған құжаттар мен ақпараттарды өңдеу технологиясы

құжаттарды пайдалану және сақтау технологиясы

Жалпы құжаттарды өңдеу мен іс жүргізу технологиясы мынандай сызба арқылы орындалады:

Басқаруды құжатпен қамту

Құжаттау

Басқаруды құжатпен қамту технологиясы

Құжат айналымы

Корреспонденциялық өңдеу

Операцияларды сақтау

Адресатқа жеткізілуі

Мәлімет базасына енгізу

Орындалуын қадағалау

Құжаттарды жүйелеу

Бағалығын сараптау

Архивке сақтау, дайындау, жою

Іс жүргізу – құжаттарды құрастыру және оны жұмыс барысында ұйымдастыру.

Іс жүргізуді ұйымдастырудағы жүйе барлық кәсіпорындарда ұйымдастырушы салалармен және құжат айналымен тығыз байланысты. Құжатты қабылданған, құрастырғаннан орындағанға немесе жібергенге дейін қабылданған құжаттар – құжат айналымы деп аталады.

Іс жүргізуді кәсіпорынды арнайы іс жүргізуші жүргізуі қажет. Іс жүргізуші келіп түскен құжаттарды қабылдайды, тіркейді және ол құжаттың іске асуын, орындалуын қадағалайды. Орындалған, құжаттарды адресат бойынша жіререді немесе сол құжатттарды уақытша архивте сақтайды. Іс жүргізуге орындалған құжаттарды архивке жіберуге дайындайды, қызмет құжаттарын сақтауды қамтамасыз етеді.

Іс жүргізуші Қазақстан Республикасының заңдарын, бұйрықтарын нормативтік актілерін, қабылданған қаулыларын білуі қажет. Іс жүргізудің негізгі тапсырмалары өндірістің тәжірибе жүйесінде құжаттары пайдалану және кәсіпорынның өндірістік басқарушылық және тағы басқа өмірінде құжаттарды дұрыс пайдалану.

Құжат деп — әр түрлі жазу құралына жазылған ақпараттарды айтады.

Құжаттар кәсіпорын арасында бекітіледі, олар кәсіпорын ішінде, сол сияқты басқа кәсіпорындармен де жүргізіледі. Құжаттармен жұмыс істегенде Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерін қолдану керек, олар құжаттардың дұрыс құралуын қадағалайтын тәртіптер. Жұмысшылыр кәсіпорындарының белгілі мақсатынан ауытқуы үшін құжаттармен жұмыс жасау белгілі бір тәртіп бойынша жүргізілуі тиіс.

Егер іс жүргізу тек іс жүргізу ретінде ғана жасалса, онда құжаттармен жұмыс жүйесіз болушы еді. Мақсат алу – іс жүргізудің ең басты принципі. Сіздің кәсіпорынды іс жүргізу қандай түрмен жасалса да, құжаттармен жұмыс белгіленген тәртіп бойынша жүргізіледі.

Жеке кәсіпорындарда, оның бірінші жылдарында іс жүргізу жұмысы жоқтың қасы. Бұл іспен көбіне хатшы, не кәсіпорын бастығының көмекшісі айналысады. Олар іс жүргізген кезде, кәсіпорынның жұмысына жақсы жағынан әсер етеді.

Құжаттармен жұмыс жасағанда белгілі тәртіп болмай, кәсіпорын бастығына мәселелерді шешу қиындық тудырады. Сондықтан, құжаттамен жұмыс жасағанда белгілі тәртіппен жүйе сақтаған жөн.

Құжаттармен жұмыс жасауды ұйымдастыру арқылы мекемедегі барлық құжат түрлерінің толтырылып орындалуының толық дәрежеде жүргізілуін қамтамасыз етеді, сонымен қатар құжаттардың толтырылуынан бастап олардың жоюлуы немесе архивке жіберілуіне дейінгі аралықтағы іс әрекетті ұйымдастыру құжаттардың технологиялық жүйесінің жетілдірілуі олардың оперативті түрде орындалуына мүмкіндік береді. Мекемелегі құжатпен қамтамасыз ету іс әрекетін үш топқа бөліп құрастырады. Олар:

Кіріс құжаттар

Шығыс құжаттар

Ішкі құжаттар

Осы үш топтағы құжаттардың әр қайсысының өзіндік ерекшелігі бар. Мекемедегі құжатпен жұмыс жасауды ұйымдастыру мынадай технологиялық операциялардан тұрады. Кіріс құжаттары мекемеге келіп түскеннен бастап онымен жұмыс қабылдау операциясынан басталады. Кіріс құжаттарының операциясы жалпы құжаттармен жұмыс жасауда ұйымдастырудағы операцияларға ұқсас болып келеді. Тек шығыс құжаттарында ғана ең алдымен қабылдау емес керісінше құжаттың жобасын құрастырудан басталады. Кіріс құжаттар тіркелгеннен кейін адресатқа жіберумен жалғасады.

Мекемеге келіп түскен және ішкі шығыс құжаттары міндетті түрде тіркелуі қажет. Осы үш топтағы құжаттың барлығын пайдаланғаннан кейін бір және үш жыл мерзімінде анықтама ақпараттың жұмысында қолданылады. Құжатпен жұмыс жасауда ұйымдастырудың дұрыс орындалуы сол мекемедегі қызметкерлердің әр қайсысының өз фукциясын атқаруына байлансты. Әр қызметкердің қызмет бабындағы өз міндеттерін білуі құжаттардың кейбір операцияларына екінші рет қайталанбауына мүмкіндік береді. Қызмет бабындағы қызметкерлердің өз міндеттері арнайы құжат арқылы белгіленелі. Ол құжат қызмет бабындағы нұсқау деп аталады. Мекемедегі құжатпен жұмыс жасаудың мынадай мәселелері қарастырылуы керек.

Құжаттардың дұрыс рәсімделген үлгісі

Мекемедегі компьютер құралдарындағы құжат бланкілерінің үлгілері сақталу қажет:

құжаттардың деректемелердегі тізімдемесін құрастыру

компьютердегі құжаттардың сақтау файлдарын көрсету

құжаттардың сақталу мерзімін көрсету

құжаттарды тіркеу тәртібін көрсету

құжаттарды жіберуге байланысты жауапты тұлғаларды көрсету

құжаттарды ғылыми техникалық өңдеуден өткізу және архивке жіберу

арнайы эксперттік комиссия арқылы құжаттардың жойылуын анықтау

құжаттарды және файылдары жою.

Электронды техника кәсіпорын құжатын толтыруды анағұрлым оңайлатып, оны басқаруды жеңілдетеді. Дербес компьютер құжаттарды толтыру жағдайын да, кәсіпорынның құжат айналымын жетілдіреді. ДК клавиатуралары жазу машинкасы сияқты мәтінді құрастырып, принтердің көмегімен оны көбейте алады. Дискетке жазылған мәтін файлға қойылып, ұзақ сақталады және оны кез келген уақытта дисплей экранына не қағазға түсіруге болады.

Одан өзге, ДК арнайы бағдарламаның көмегімен басылған мәтінді толықтай не ішінара редакциялауға мүмкіндік береді. Ондай бағдарламаны мәтіндік редактор немесе мәтіндік профессор деп атайды. Мәтіндік редакторды пайдаланған кезде құжат дисплей экранына шығады және оған қажетті өзгерістер енгізуге, мәтін үзігін бір жерден екінші жерге көшіруге, құжаттарды біріктіруге, сөзер мен сөйлемдерді ерекшелеу үшін әр түрлі қаріптерді пайдалануға, т.б. жасауға болады. ДК мәтіндік редакциялаудың көптеген бағдарламалары бар:

Лексикон, Word word for Windows 98. Мысалы, Лексиконның көмегімен мыналарды жасауға болады:

құжаттарды құрастырып, оны машинаның жадына сақтау;

файлдың атымен құжатты ДК-ден іздеп табу және мәтінді қарап түзету, енгізу;

мәтіннің азат жолдарын автоматты түрде жасау;

мәтін үзіктерін бір жерден екінші жерге және бір құжаттан екінші құжатқа көшіру;

құжаттың кейбір бөліктерін қазақ, орыс, ағылшын тілденінде әртүрлі көлемді қаріптермен беруге болады;

мәтіннен емлелік қателерді тауып жөндеуге болады;

бір мезгілде бірнеше құжатты редакциялауға болады;

ДК жадына құжаттардың әртүрлі типтерінің үлгісін салуға болады. Құжаттың формуляр – үлгісі құжатты жасауды жеңілдетеді. Әртүрлі құжат түрлеріне ортақ шаблондар, бір қалыпты мәтіндер, графиктер, суреттер немесе басқа да мәтіндерді құруға болады.

«Auto Text» командасы:

жеке элементтерді біріктірудің;

хаттың дәстүрлі бастапқы сөйлемінің;
мәтіннің жиі қолдананылатын орындамаларының;

кәсіпорын – контрагенттің почта мекен-жайының келісім шарттың қалыпты жайларының;

нормативті құжат үзінділерінің;

«Инкомтермстың» жиі қолданылатын жайларының;

Құжатты толтыру үшін қажет кестелердің, диограммалардың, графиктердің көмегімен құжат мәтінін жасауды жеңілдете алады.

Win Word-тың бағдарламалар жинағына көптеген дайын құжат үлгілері кіреді, ол үлгілерді «сараптаушылар» деп атайды. Оларға үлгіге түскен хаттар, факстер, түйіндер, күн тәртібі, баяндамалық және қызметтік хаттар т.б. жатады.

Мәтін редакторының көмегімен құжаттың тысқы көрінісін ерекше етіп көркемдеуге болады, ол кәсіпорынның өзіндік визиттік карточкасы қызметін атқара алады. Синонимдік сөздер, мәтінді емлелік және стилистикалық түзетулер бойынша да бағдарламалар болады.

Құжат айналымын ұйымдастыруда және электронды құжаттардың алмасуында ДК-дің қолданбалы бағдарламалары көп мүмкіндіктерге ие.

1.3. Кіріс құжаттарын өңдеу.

Кіріс құжаттарын бастапқы өңдеу- жеткізудің дұрыстығын және салымдардың тұтастығын тексеру, ұйымға құжаттардың келіп түсу фактісін жазу, құжаттарды бағдары бойынша тапсыруға дайындау болып табылады.Құжаттар салынған конверттер құжаттама қызметін (лауазымды тұлғаның) қызмет бөлмесінде ашылады, құжаттар нақты көрсетілген мекен-жайға жеткізілуі, бумасының бүтіндігі тексеріледі. Егер құжат түгел болмай шықса немесе бүлінгені анықталса, оның соңғы парағына төменгі жиегінен, сондай-ақ тіркеу -есепке алу нысанына тиісті белгілер қойылады және еркін нысанда үш данада акті жасалады. Бір данасы жөнелтушіге жіберіледі, екіншісі- ұйымның құжаттама қызметінде (лауазымды тұлғада) қалады, үшіншісі – құжатты орындаушыға тапсырылады. Құжатты жөнелтушінің мекен жайын, жөнелтілген және алынған уақытын конвертер арқылы ғана анықтауға болатын жағдайда, сондай-ақ жеке басты куәландыратын құжаттар келіп түскенде конверттер жойылмай сақталады. «Жеке өзіне» белгісімен жолданған конверттер ашылмастан адресте көрсетілген иесіне табыс етіледі. Жаңылысып түскен хат-хабарлар пошта бөліміне қайтарылады. Алынған құжаттарға келіп түскен уақытта көрсетіліп тіркеу мөртабаны қойылады.

Құжаттама қызметі (лауазымды тұлға) кіріс құжаттарын тарату үшін алдын-ала қарап шығады

Құжатарды алдын-ала қараудың алғашқы кезеңінде оларды тіркеуге алынатын және тіркеуге алынбайтын құжаттар ретінде іріктейді. Тіркеуге алынбайтын құжаттар тізбесін Үлгі тізбеге сәйкес ұйым әзірлейді.Тіркеуге алынбайтын құжаттар ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелеріне тапсырылады.

Тіркеуге алынатын құжаттар келіп түскен күні ұйым басшысының, құрылымдық бөлімшенің (лауазымды тұлғаның) қарауына беріледі. Қазақстан Республикасы Президент Әкімшілігінен, Қазқстан Республикасы Сенатынан, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінен, орталық және жергілікті мемлекеттік органдардан, жоғары тұрған мемлекеттік органдардан түскен құжаттар, азаматтардың өтініштері міндетті түрде ұйым басшысының қарауына беріледі.

Ұйым басшысы қараған құжаттар құжаттама қызметіне (лауазымды тұлғаға) қайтарылады, ондағы бұрыштаманың мазмұны тіркеу-есепке алу нысанына енгізіледі және орындауға тапсырылады. Орындалуы бірнеше құрылымдық бөлімшелерге жүктелген құжат оларға кезекпен беріледі немесе бір уақытта көшірмелері тапсырылады. Түпнұсқа бұрыштамада бірінші тұрған орындаушыға беріледі. Тікелей құрылымдық бөлімшеге немесе лауазымды тұлғаға келіп түскен құжат құжаттама қызметіне тіркеуге беріледі.

Ұйымға келіп түскен электрондық цифрлық қолтаңбаның, пакет референсінің (нақты ұйымға келетін кезекті кіріс құжатына немесе нақты ұйымнан шығатын кезекті құжатқа автоматты түрде берілген біріңғай реттік нөмірдің) сәйкестігін және комьпютерлік вирустардың бар-жоғын тексеруден кейін электрондық деректер нысанының тиісті жиектері толтырылып автоматтандырылған ақпараттық жүйеде тіркеуге алынады.

Келіп түсетін немесе кіріс құжаттарын қабылдау мен өңдеу хатшы референт арқылы немесе іс жүргізу қағаздарының маманы арқылы жүргізуі. Кіріс құжаттары почта курьер факс байланысы арқылы келіп түседі. Келіп түскен құжаттар мынандай кезеңдерден өтеді:

алғашқы өңдеу;

алдын-ала қарастыру;

тіркеу;

құжаттарды басшының қарастыруы;

орындауға жіберілуі;

орындалуын қадағалау;

құжаттардың орындалуы;

құжаттардың деректемелерге тізілуі

Кіріс құжаттардың алғашқы өңдеу кезеңі құжат адресатының дұрыстығын және олардың тіркеліп түскен кездегі парақтарының көлемі қосымшамаларын тексереді.

Егер келіп түскен құжаттардың қосымшамалары немесе парақтары кем болса онда сол құжаттарды жіберуші жаққа хабар беріп осы факті кіріс құжатының тіркеу журналының ескертпе белімінде көрсетіледі. Сол сияқты факс байланысы арқылы жіберілген құжаттың нашар көрінуі жағдайында жіберуші жақ хабардар етеді. Кіріс құжаттарын өңдеу кезінде жеке штаттағы құжаттарға байланысты, азаматтық құпияны хат алмасу құқығы сақталуы керек.Жеке белгісі соғылған хаттар мен құжаттар тіркеу кезінде ашылмайды. Бұндай құпияны белгісі бар құжаттар осы құжатқа рухсат құқығы бар тұлға өңдеп қарастырады. Кіріс құжатынын алдын-ала қарастыру кезеңі келіп түскен құжаттарды тіркелетін және тіркелмейтін құжаттарға бөлу мақсатында жүргізіледі. Тіркелетін құжаттарда автоматты түрде құжаттың ұйымға келіп түскендігі туралы белгісі қойылады. Бұл белгіде құжаттың кіріс номері келіп түскен күні датасы қажет болған жағдайда сағаты мен минуты көрсетіледі. Құжаттың келіп түскендігі туралы белгі мынандай тіркелмейтін құжаттарға қойылмайды:

қосымшамалар;

проспекті буклеттер;

каталогтар;

жарнамалық материалдар.

Хатшы референт кіріс құжатын қарастырып ішіндегі басшыға бағытталған құжаттарды бір топқа жинақтайды. Кәсіпорын басшысына өте маңызы бар және жедел шешім қабылдауды қажет ететін құжаттар жіберіледі. Бұл құжаттар хатшы референт арқылы дайындалады, ал қалған құжаттар мекеме басшысының орынбасарына құрылымдық бөлімшелерге немесе бірден орындаушыларға жіберіледі.

Кәсіпорын басшысының құжаттарды қарастыру кезінде құжаттардың жылдам уақыт ішінде өңделіп орындалуын қадағалау керек. Кәсіпорын басшысы келіп түскен құжаттарды сол күннің ішінде қарастырып, келесі күннен кешіктірмей хатшы- референтке қайтаруы керек. Кейбір басшылардың құжаттарды өз бөлімінде сақтауы, ол мекеменің басқару қызметінің онша жақсы ұйымдастырылмағанын білдіреді. Мұндай жағдайда құжаттар ретсіз орналасып, олрды іздестіру қиынға түседі.

Кіріс құжаттарының өңделуі мен орындалу операциясының схемасы:

Құжаттарды қабылдау және адресат дырыстығын тексеру

Алдын-ала қарастыру және сорттау

Құжаттарға келіп түскен туралы белгілеу

Құжатты тіркеу

Құжаттарды басшыға жіберу және баяндау

Құжаттарды басшының қарауы және резолюция

Құжаттарды басшының орынбасарына не құрылымдық бөлімшелерге жіберу

Резолюциядағы мәліметті тіркеу журналына енгізу

Құжаттарды орындаушыға жіберу

Құжаттардың орындалуын қадағалау

Құжаттардың орындалуы

Құжаттарды деректемеге тігу

Содықтан, кәсіпорын басшылары келіп түскен құжаттар барлығын өзінде сақтамай, хатшы-референтке немесе құжат жұмысымен айналысатын мамандарға сеніп тапсыруы керек. Басшының берген резалюциясымен қатар құжат орындаушыға жіберіледі. Орындаушы резалюциясы бар жатты алу кезінде кіріс құжаттарын тіркейтін журналға, белгі жазу арқылы алды. Бұл белгі орындаушының сол құжаттың алған күнгі датасы көрсетіліп қолы қойылады.

Құжаттардың оперативті түрде орындалуын қамтамасыз ету үшін бірнеше орындаушылар болған жағдайда хатшы-референт резалюциясы бар құжатты орындаушылардың санына сәйкес көшірмелерін дайындап, әр орындаушыға бір- бір данасын береді.Резалюция жазылған құжат сол құжат толығымен орындалғанша орындаушының қолында болады. Бұл құжат толық орындалғаннан кейін құжатқа орындаушы арнайы белгі соғады. Бұл белгі құжаттың орындалып деректемеге жіберілгендігі туралы реквизит деп аталады. Осыдан кейін барып кіріс құжаттары және оның көшірмелері тігіледі.

1.4.Жіберілген құжаттарды жөндеу.

Жіберілген құжаттарды жөндеу тәртібіне құжаттың жобасын жасау, келісу, қол қою, таралымын әзірлеу және оны жіберу жатады. Нормативтік құқықтық актілерді қоспағанда, жіберілген және хат-хабар болып табылмайтын ішкі құжаттарға ілеспе хат жазылады.

Орындаушы ақпаратты компьютерлік өңдеу құралдарының көмегімен әзірдейді, Нұсқаулықтың талаптарына сәйкес ресімдейді және электронды құжат айналымының шағын жүйесінде файл түрінде сақтайды. Орындаушы құжатты әзірлегеннен кейін құжат айналымы шағын жүйесінде бөлімшенің жұмыс құжаттарының тіркеу журналында тіркейді және келісу мен қол қою рәсімін бастайды. Орындаушы құжатты қол қоюға бергенге дейін оның мазмұнын, дұрыс ресімделуін қажетті бұрыштамаларынның болуын және қосымшаларын тексеруі тиіс. Құжат оны әзірлеген кезде негізге алынған материалдармен бірге қол қоюға беріледі.

Бұрыштама қою және электронды қол қою рәсімдерінен кейін орындаушы электронды құжат айналымының шағын жүйесінде қол қойылған құжатты өз бөлімшесінің жауапты адамына жібереді, мұнда құжат ресіми электронды журналында тіркеледі. Егер құжат жіберілетін хат-хабар болып табылса, орындаушы оны алдын-ала қағазға басып шығарады және құжатқа бөлім басшысы қол қойғаннан кейін қол қойылған құжатты электронды түрде немесе қағазбен өз бөлімесінің жауапты қызметкеріне жіберіледі, бұл орайда бұрыштамалар қағазбен жіберілгенде қайта жиналмайды.

Банктің Төрағасы және Төрағаның орынбасары қол қойған, Қазақстан Республикасының мемлекеттік билік, басқару және құқық қорғау органдарына жіберілетін құжаттар оларды алушыларға почта байланысы кәсіпорындары арқылы немесе қолма-қол жіберу үшін қағазбен және электронды құжат айналымының шағын жүйесінде электронды түрде уәкілетті бөлімшеге жіберіледі. Банк Төрағасының орынбасарлары немесе бөлімше басшылары қол қойған басқада құжаттар почта байланысы кәсіпорындары арқылы жіберу үшін қағазбен және электронды түрде электронды құжат айналымының шағын жүйесінде уәкілетті бөлімшеге жіберіледі.

Бөлімшенің жауапты қызметкері хат-хабарды жіберудің алдында міндетті түрде:

мекен-жайдың дұрыс жазылуын, жауап хаттарды сұратудың деректемелеріне сілтемелердің болуын;

жіберілетін құжаттың соңғы бетінде қол қоюға құқық берілген адмның қолының, сондай-ақ орындаушының фамилиясы мен телефон номерінің болуын;

жіберілетін құжатқа жіберу күні, жіберу номері болуын;

сыртының дұрыс ресімделуін;

қоса жіберілетін құжаттардың түгел болуын орындаушымен бірге тексеруі тиіс.

Бөлімшенің жауапты қызметкері басқа ұйымдарға жіберілетін құжаттарды уәкілетті бөлімшелерге жеке тапсыруы тиіс. Уәкілетті бөлімше жіберілетін құжаттарды жұмыс күнінің ішінде, бірақ жіберілетін құжаттарды ресімдеуге арналған үзілістерді ескере отырып 17 сағат 30 минуттан кешіктірмей қабылдайды. Уәкілетті бөлімшеге сағат 15-тен кейін түскен хат-хбарлар келесі жұмыс күні жіберіледі. Жеке тұлғаларға, Тәуелсіз Мемлекеттер Достығы елдеріне және алыс шет елге жолданатын, жіберілетін хат-хабар почта мекемесі арқылы жіберіледі. Бұл орайда бөлімшенің жауапты орындаушысы уәкілетті бөлімшеге екі данада бөлімшенің басшасы немесе оның орынындағы адам қол қойған құжат ұсынады. Тиісті хат-хабардың жіберілгені почта мекемесінің түбіртегі арқылы расталады.

Жіберілетін хат-хабарды уәкілетті бөлімшенің көмегінсіз жібергенде, құжат электронды құжат айналымының шағын жүйесінде «қолма-қол жіберуді» деген белімен тіркеледі. Уәкілетті бөлімше электронды құжат айналымының шағын жүйесінде тіркелінбеген хат-хабарды жіберуге қабылдамайды. Бір уақытта және мекен-жайға жіберілетін құжаттар бір конвертке салынады.

Кәсіпорынның басқа жаққа жіберілген құжаттары шығыс құжаттары деп аталады. Шығыс құжаттарын өңдеу мынадай операциялардан тұрады:

1 . Орындаушының құжат жобасын құрастыруы;

Құжат жобасының дұрыс ресімделуін тексеру;

Құжат жобасына келісім беру;

Құжатқа басшының қол қоюы;

Құжатты тіркеу;

Құжаттарды адресатқа жіберу;

Құжаттың екінші данасын деректемеге тігу;

Шығыс құжатының жобасы негізгі орындашы тұлға арқылы құрастырылып хатшы-референт не іс жүргізу қызметінің маманымен тіркеледі. Шығыс құжаттары екі данада ресімделеді. Тек факспен, телефонограммаралар ғана бір данада ресімделеді. Шығыс құжатының жобасы құрастырылған кезде кәсіпорында басқа мамандармен қарастырылып келісім беріледі, мұндай келісім виза арқылы ресімделеді. Шығыс құжатының жобасы дайындалғаннан кейін ол кәсіпорын басшысына жіберіледі. Осындай құжаттарға түрлі келісім шарттар нормативті құжаттар, жарнамалық немесе басқада іскерлік хаттар жатады.

Шығыс құжатымен жұмыс жасаудың схемасы:

Шығыс құжаттарының жобасын құрастыру

Құжат жобасының дұрыс ресімделуін тексеру

Құжат жобасына келісім беру

Басшының қол қоюы

Құжатты тіркеу

Шығыс құжаттарын реттік номірлеу

Адресаттың дұрыстығын тексеру

Құжаттың адресатқа жіберілуі

Құжаттың екінші данасының деректемеге тігілуі

Кәсіпорын басшысы құжат жобасына қол қоймас бұрын, оны алдын-ала дұрыстығын анықтағаннан соң барып, егер құжат жобасы дұрыс болмай қалған жағдайда кәсіпорын басшысы ол құжатқа өзгерістер мен толықтырулар енгізіп орындаушыға қайтадан жібереді.

Ал дұрыс толтырылған құжат жобасына басшы кейін, ол құжат екі дана көлемінде хатшы-референтке тіркеуге жіберіледі. Жіберілетін құжаттар арнайы шығыс құжаттарын тіркейтін журналда тіркеледі.

Шығыс құжаттарын тіркеу кезінде мынадай мәліметтер болуы керек:

құжаттың номірі

құжаттың датасы

адресат

құжаттың қысқаша мазмұны

құжаттың орындалуы туралы белгі

орындаушы

ескертпе

Ішкі құжаттармен жұмыс жасауды ұйымдастыру.

Ішкі құжаттар кәсіпорын ішінде құрастырылады, ресімделеді, орындалады және сақталады. Ішкі құжаттармен жұмыс жасау тәртібі және оларды ресімдеу тәртібі, шығыс құжаттарымен ұқсас болып келеді. Ішкі құжаттармен жұмыс жасау тәртібі мынадай кезеңдерден тұрада:

Құжаттың жобасын орындаушының құрастыруы;

Құжат жобасының дұрыс ресімделгенін тексеру;

Құжат жобасына келісім беру;

Басшының келісімге қол қоюы;

Құжатты тіркеу;

Ішкі құжаттардың орындалу операциясы кіріс құжаттарының операциясына ұқсас келеді. Ішкі құжаттардың орындалу операциясы мынадай кезеңдерден өтеді:

Құжатты орындаушыға жіберуі;

Құжаттың орындалуын бақылау;

Құжаттың орындалуы;

Құжаттың орындалғаны туралы белгі соғуы, яғни арнайы реквизітті қолдануы;

Орындалған құжатты деректемеге тігу;

Ішкі құжаттармен жұмыс жасау барысында орындалған барлық құжаттар соңында анықтама ретінде қолданылады және бұл мақсатта олар бір жылдан үш жылға дейінгі аралықта қарастырылады. Осыдан кейін барып ол құжатты сақтау мерзімі белгіленеді. Ал құжаттардың сақтау мерзімі арнайы экспеттік комиссия арқылы белгіленеді. Осы экспеттік комиссияның шешімімен құжаттардың алдағы уақытта іс жүргізу жұмысында анықтама ақпараттық мақсатта қолданылатын және соңында архивке жіберілетіндіге немесе жойылатындығы анықталады. Ішкі құжаттармен жұмыс жасау барысында оны орындайтын орындаушыларға көшірмесін ұсынбай-ақ тікелей компьютер құралы арқылы жіберуге болады. Мұндай әдісті пайдалану кәсіпорын ішіндегі құжаттардың оперативті және оларды жылдам іздестіруге мүнкіндік береді.

Шығыс құжаттарын дайындау жобаны әзірлеуден, оны келісу мен оған қол қоюдан турады.

Дайындалған құжат құжаттама қызметіне (лауазымды тұлғаға) тіркеуге алуға және өңдеуге беріледі. Тіркеуге алғанға дейін құжаттама қызметінің (лауазымды тұлға) қызметкері құжаттың ресімделуі мен бағытталуының дұрыстығын, құжаттағы көрсетілген қосымшалардың бар-жоғын, қажет болған жағдайда – ұйымға құжаттың қайтарылуы туралы белгілерді де тексереді. Өңдеу іс іріктеуден, бағыттаудан, конвертке салудан және почтамен жөнелтуді ресімдеуден турады. Тапсырысты хат-хабарларға тарату тізімдемесі (тізілімі) жасалады. Бір мезгілде бір адреске жөнелтілетін құжаттар бір конвертке салынады.

Ұйымнан шығатын электрондық құжат және оның алынғаны туралы хабарлама электрондық деректер нысанының тиісті жиктері толтырылып автоматтандырылған ақпараттық жүйеде тіркеге алынады.

1.5. Іс жинақтарын құрастыру.

Іс жүргізудегі құжаттарды жүйелендіруді қамтамасыз ететін жұмыстардың бірі іс жинақтарының құрастырылуы.

Іс жинақтары кәсіпорында жинақталған істердің атаулары көрсетілген тізімдердің осы құжатқа көрсетіліп және олардың сақтау мерзімдерінің көрсетілуімен сипатталады. Іс жинақтары орындалған құжаттың топтастырылып бір деректемеде сақталуын қамтамасыз етеді. Іс жинағына кәсіпорынның барлық іс қағаздары, тіркеу журналдары және анықтама картотекалары кіреді. Іс жинағына тек ғылыми техникалық құжатпен басылымдар кірмейді. Іс жинақтамасы құжаттардың деректемеге дұрыс орындалуына және олардың оперативті түрде қолданылуына мүмкіндік береді. Іс жинағын кез келген кәсіпорында құрастырылады. Бұл құжат кәсіпорынның қызмет етуі саласына қарамастан әрдайым жүргізіліп отырады. Іс жинағы кәсіпорындағы хатшы-референт арқылы немесе құжатпен жұмыс жасайтын арнайы жауапты маман арқылы архив маманының қатысуымен құратырылады. Іс жинағының тараулары ретінде кәсіпорынның құрылымдық бөлімшелерінің атауы көрсетіледі. Іс жинағының бірінші тарауы міндетті түрде секретариат бөлімінің құжаттары жазылады. Ал қалған тарауларға сол құрылымдық бөлімшелерінің маңызды дәрежесіне қарай жазылады. Бастапқы тарауларда ерекше маңызы бар өндірістік бөлімдер одан кейін қосалқы бөлімдерге байланысты көрсетіліп жазылады. Егер кәсіпорынның құрылымдық бөлімшелері болмаған жағдайда іс жинағының тараулары ретінде кәсіпорындарға қызметкерлердің қызмет жәрежесіне байланысты бекітілген номірлері көрсетіледі. Мысалы:

Кәсіпорын Директоры

Директордың орынбасары

Жарнама бөлімінің жетекшісі және т.б.

Іс жинағының ішкі тарауларында деректемелердің аттары жазылады. Деректеменің арнайы аттары индекс арқылы белгіленеді. Әр тараудың басында өте маңызды құжаттар бірінші болып жазылады. Олардан кейін барып басқада қатынас хаттармен анықтама ақпараттық құжаттар жазылады. Тараулардың соңында есепке алу журналдары мен анықтама картотекалары көрсетіледі.

Іс жинақтарындағы құжаттардың аты қысқада мазмұнына сай болуы керек. Деректемелердің атауы мынадай қосымша элементтерден тұруы қажет:

Құжат түрінің аты

Қысқаша мазмұны

Құжаттың датасы

Құжаттың көшірмелерден туратыны туралы түсініктеме

Деректемедегі көрсетілген қатынас хаттары бойынша екі жақтың, яғни хат алмасқан мекемелердің аты-жөнімен, датасы және сол қатынас хаттардың не жайында екені туралы қысқаша мәлімет жазылады. Құжаттардың мынадай тақырыпта аталып жазылуы рухсат етілмейді. Мысалы: әртүрлі қатынас хаттар, жалпы мәселелер бойынша құжаттар және «материалдар» деген сөздерді қолдануңа болмайды. Тек кейбір құжатқа байланысты құжаттар деп жазылып оның жанына сол құжаттарға кіретін барлық құжаттардың қысқартылған мағынасы жазылуы тиіс. Әр тараудағы құжаттың жазылуы өзіндік сақтау мерзімімен ерекшеленеді. Бұл құжаттың сақтау мерзімі архив маманы арқылы шешіледі. Сонымен қатар деректемелердің жанында жауапты тұлғалар мен құжатқа байланысты толымдық бөлімшелердің аты көрсетіледі.

Іс жинақтары кемінде үш даналан құрастырылады:

Іс деректемелерде сақталады

Құжатта орналасқан шкафтың есігінің ішкі жағына жапсырылады

Кәсіпорын архивінің сақталуына жіберіледі

1.6. Басқару құжаттамасын жүйелендіру және олардың сипаттамасы.

Кәсіпорын қызметі басқару құжаттарымен қамтамасыз етіледі, оның құрамы ұйымдардың құзіреттілігімен, сауалдарды шешу тәртібімен (қызметте жекелей басқару принципімен немесе бірлесіп кеңесе шешу), көлемімен және басқа ұйымдармен байланыс сипатымен анықталады.Әкімшілік және ұйымдастырушылық мәселелерді, басқару мәселелерін, қарым-қатынас және ұйымдағы қызметті реттеу мақсатында төмендегідей құжатар құрылады:

құқықтық ұйымдастыру (жарғылар, қағида, кесім, штат кестесі т.б.).

басқару (қаулы, бұйрық, шешімдерді тарату т.б.).

анықтама – ақпараттық (акт, келісімдер, баяндаулар, тұжырымдар, сын-пікірлер, тізбелер, хаттар, мәләметтер, тізімдер, анықтамалар т.б.).

жоспарлы – есеп беру (жылдық, тоқсандық, айлық, жекелей т.б.).

жұсысшылық еңбек қызметін және оларға зейнетақымен қамтамасыз етуіне ақша аудару мәліметін растайтын құжаттар

Өзінше жұмыстар сәйкес туындаған құжаттар түрлерін ұйымдастыру.

1) Басқару құжаты өзгертіледі немесе ұйым-авторымен немесе жоғары орынын басқару құжатымен өзгертіледі.Басқару құжатының қызметін Қазақстан Республикасының белгіленген Заңымен тоқтатуы мүмкін.

2) Басқа ұйымдардың мүддесін қозғаушы құжат жобасы, алдын-ала олармен келісімде болуы керек. Құжат жобасымен келіспеу жағдайында қосымша рәсімделеді немесе ілеспе құжатта көрсетіледі.

3) Ұйымдардың олқа кеңесінде қабылданған шешімдер мен мәселелер хаттамада тіркеледі. Хаттама кеңес кезіндегі жазылған стенограмм, аудио немесе видеожазбалар негізінде рәсімделеді және қаттамаға құжат ретінде ұсынылады (баяндама, шығып сөйлеушілер сөзі, анықтама, сараптама қорытындысы, қаулы жобасы немесе шешімі, келген тізімі, шақырған тізімі)

Бөлімшелер Қазақстан Республикасының және Банктің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес нормативтік құқықтық актілерін және басқару құжаттарын дайындауды жүзеге асырады.

Банктің нормативтік құқықтық актілерін дайындау, ресімдеу, келісу, тіркеу, күшіне енгізу, жариялау, тәртібі бөлімшенің жауапты қызметкері бөлімшенің барлық қызметкерлерін қол қойдырып міндетті түрде таныстыратын Банктің жеке нормативтік құқықтық актісіне сәйкес реттеледі.Нормативтік құқықтық актінің жобасын әзірлеген бөлімше оны келісу парағымен қоса электронды түрде келісу парағында жіберілген күнін алдын ала белгілей отырып, мүдделі бөлімшелерге жібереді.

Жауапты бөлімшеге келісу парағының көшірмесін мүдделі бөлімшелердегі келісу мерзімінің соңғы бақылауын жүзеге асыру үшін үәкілетті бөлімшеге жібереді.

Бұйрық- Банктің не оның бөлімшелерінің алдында тұрған негізгі жедел міндеттерді шешу үшін Банктің Төрағасы не оның орынбасарлары, филиал басшылары (ұйымдары, өкілдігі) өз құзыреттері шегінде қабылдайтын құқықтық акті (жұмыс берушінің акті) болып табылады. Бұйрық банктің қызметін қамтамасыз етуге, заң актілерінің, Қазақстан Республикасы Презитентінің актілерін, Банктің Басқармасы мен Директорлар кеңесінің басқа да нормативтік құқықтық актілерінің талаптарын орындауға байланысты құқықтық қатынастарды реттейді.

Өкім – Банктің Төрағасы және оның орынбасарлары, Банк бөлімшелерінің басшылары не олардың орнындағы адамдар шығаратын Банктің құқықтық актісі (жқмыс барушінің акті) болып табылады. Өкімде бөлімшелерге немесе белгілі бір лауазымды тұлғаларға Банктің нормативтік құқықтық актілерінің талаптарын, Банкпен жасалған шарттардың (келісімдердің, келісім-шарттарының) және басқа міндеттемелерінің талаптарын орындау жөнінде нақты белгіленген іс-әрекеттерді жүзеге асыруға нұсқаулар болады.

Банктің лауазымды тұлғалары оларға Қазақстан Республикасының және Банктің нормативтік құқықтық актілерімен, сондай-ақ Банк Төрағасы мен оның орынбасарлары арасында міндеттерді бөлісу туралы бұйрықпен белгіленген құзыреттер шегінде бұйрықтар мен өкімдер шығарады.

Филиал басшылары (ұйымдары, өкілдігі) өздерінің лауазымдық бұйрықтарында белгіленген құзыреттері шегінде бұйрықтар және өкімдер шығарады.

Банктің нормативтік-құқықтық актілерін, бұйрықтарын және өкімдерін бөлімшелер, оларда көрсетілген лауазымды тұлғалар міндетті орындауы тиіс.

Басқару құжаттарының мәтіні өзінің мазмұнына қарай Қазақстан Республикасының және Банктің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес болуы тиіс. Басқару құжаттарының мәтіндері қарапайым, тұжырымды және түсінуге жеңіл тілмен жазылуы тиіс және оның ережелерін түрліше түсіндіруге болмайды және сөздерді қысқартуға жол берілмейді.

Басқару құжатының мәтіні белгілеу және жарлық айту бөліктерінен тұруы тиіс. Белгілеу бөлігінде нұсқалатын әрекеттердің мақсаттары мен міндеттері жазылады. Құжат шығаруға нормативтік құқықтық акті немесе жоғары тұрған органдардың тапсырмалары негіз болса, онда белгілеу бөлігінде оның деректемелері (құжат түрінің атауы, құжаттың күні, құжат номері, мәтіннің тақырыбы, қажет болған жағдайда Банкке тікелей қатысты бөлігінің мазмұны) беріледі.

Құжаттың белгілеу бөлігінде орындаушылар (бөлімшелер, лауазымды тұлғалар, қызметкерлер), нақты іс-әрекеттер және нұсқалған іс-әрекеттердің орындалу мерзімі көрсетіледі. Басқару құжаттарының мәтінінде олардың қолданысқа енгізілген күні көрсетілуі мүмкін.

Құжаттың басқару бөлігінің соңғы тармағында басқару құжатының толық орындалуына бақылау жасау жүктелетін лауазымды адам көрсетіледі.

Басқару құжаттарының мәтіндері мемлекеттік тілде және орыс тілінде (орыс тілінде жазылатын бухгалтерлік жазба және елтаңба мөрін қабылдау — өткізу жасауға арналған өкімдерден басқалары ) ресімделеді.

Басқару құжаттары дұрыс жүргізумен тығыз байланысты. Сондықтан басқару аппаратының алдында тұрған негізгі міндет құжат толтыру және құрастыру жұмыстарын жетік білу.

Нақты құжатты дайындаған кезде деректемеге (реквизитке) қойылатын талап ескеріледі. Реквизит – кез-келген құжатқа қажет. Құжаттардың міндетті деректемелері мыналар: ұйымның аты, құжат авторы, ұйымның коды, құжаттың атауы, құжат формасының коды, күні, индексі, мәтіннің бас тақырыбы, мәтін, қолы, бұрыштама, құжаттың орындалғаны және оның іске бағытталғаны туралы белгі.

Ұйымдық – жарлықшы құжаттар деректемелеріне мыналар кіреді:

Мемлекеттік елтаңба;
Кәсіпорын эмблемасы;
Награда бейнесі;
Жалпы мемлекеттік жіктелуі бойынша бөлінген кәсіпорындар мен ұйымдардың коды;
Жалпы мемлекеттік жіктелуі бойынша басқарушылық құжаттамаларының құжат формасының коды;
Кәсіпорынның аты;
Құрылымдық бөлімшелердің аты;
Байланысу индексі, почталық және телеграфтың адресі телетайп номері, телефон номері, банктегі есеп номері;
Құжат түрінің атауы;
Күні;
Индексі;
Кіріс құжатының күніне және индексіне сілтеме;
Құрастырылған және басып шығарылған жері;
Құжатқа қол жеткізуді шектеу грифі (белгісі);
Адрес иесі;
Бекіту таңбасы (гриф);
Қарар;
Текстің негізгі тақырыбы;
Бақылау туралы белгі;
Мәтін;
Қосымша беттің болуы туралы белгі;
Қолы;
Келісім белгісі;
Бұрыштама;
Мөр;
Көшірменің расталғаны туралы белгі;
Орындаушының фамилиясы және телефон номері;
Құжаттың орындалғаны және іске бағытталғаны туралы белгі;
Деректердің компьютерге көшірілгендігі туралы белгі;
Келіп түскені туралы белгі.

Көптеген құжаттар үшін жоғарғыдағы деректемелер міндетті болып саналады. Егер осы аталған деректемелердің біреуі жоқ болса, онда құжат жарамсыз деп табылады.

Кәсіпорындарда құжаттар бланктерге толтырылады. Әрбір мекеме, ұйым, кәсіпорын бланктің көбінесе екі түрін қолданады.

Біреуі – хаттар үшін, екіншісі – құжаттың басқа түрлері үшін. Қатынас хаттары ұйымдастыру – басқарушылық құжаттар жүйесіндегі қандай түрге жататындығы көрсетілмейтін жалғыз ғана құжат түрі. Ал басқа қалған құжаттар түрлерінің аттары бар – хаттама, бұйрық, акт, қаулы т.б.

Бірақ қатынас хаттары да құжат болып есептеледі, оның да реквизиттері бар (мекеменің аты, кәсіпорын, ұйым, құжат авторының адресі т.б.) қалған құжат түрлерінде бұл деректемелер жоқ.

Бұйрықтар – кәсіпорынның ағымдағы қызметі бұйрық-жарлық құжаттары арқылы реттеліп басқарылып отырады. Бұйрық беру құқығына, әдетте, бірінші басшы – несиені реттеуші әкімшілік басшысы ие. Кәсіпорын директоры мен оның орынбасарлары – құрылымдық бөлімше жетекшілері нұсқау, жарлықтар бере алады.

Басшылықтың алқалық органдары шешім қабылдау барысын қағазға түсіріп белгілейтін хаттаманың бір бөлігі болып табылатын шешімдер шығара алады.

Мазмұны жағынан бұйрықтар екі түрге бөлінеді: негізгі қызмет бойынша және жеке қызметкерлері бойынша бұйрықтар.

Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар өндірістері, жоспарлау, есеп беру, қаржыландыру, несие алу-беру, тауарлар өткізу мен қызмет көрсетуді ұсыну, ұйымдастыру мәселелері бойынша басқару жөніндегі шешімдерді белгілейді. Олар сондай-ақ, жоғары органдардың шешімдерін орындау, шаралар белгілеу, орындау мерзімі мен бақылауды және оған жауаптыларды анықтау керек болғанда шығарылады.

Бұйрық нормативті және жекелік болуы мүмкін. Мысалы, еңбек тәртібі ережелерін бекіту туралы бұйрық директордан бастап, барлық қызметкерлерге қатысты, сондықтан ол нормативті болады. Ал өтемақы төлеу төлеу туралы бұйрық жеке адамдарға қатысты болғандықтан жекелік болады.

Бұйрық жобасы кәсіпорын мамандары тарапынан әзірленеді де, орынбасарлармен, қызмет бабы бойынша бастықтармен, заңгермен, бас бухгалтермен (қаржы жөніндегі), кадрлар бөлімі бастығымен келісіп, директор қол қояды. Бұйрық беру тәртібі бұзылғанда, оның заңды күші жойылып, кері қайтарылады. Бұйрық жобасына оның қажеттігін, заңдылығын негіздейтін құжаттар қоса тіркеледі.

Бұйрық, егер оның мәтінінде өзге мерзім көрсетілмесе, қол қойылған күннен бастап күшіне енеді. Қол қою құқығына мекеме басшылары, олардың бірінші орынбасарлары, сондай-ақ бірліктігі жоғары және басшының тапсыруымен кейбір құзырлы адамдар ие бола алады.

Егер мәтінде бұйрықтың аяқталу мерзімі көрсетілмесе, оның күші тұрақты болады. Оның кұшін мекеме басшысы жаңа бұйрық шығарып қана жоя алады, немесе жоғары құзырлы орган, немесе сот жояды.

Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар кәсіпорынның бланкісіне толтырылады және мынадай деректерден тұрады: кәсіпорын атауы, құжат түрінің атауы (бұйрық), мерзімі, индексі (нөмірі), мәтін тақырыбы (бекіту туралы, тапсырма туралы т.б.), бақылау туралы белгі, мәтін, қойылған қол, бұрыштама, құжаттың орындалғаны туралы, мәліметтердің магнит таспасына аударылғаны туралы белгілер.

Бұйрықтың мәтіні екі бөліктен тұрады: белгілеуші және жарлық.

Белгілеуші бөлікте тиісті істердің мақсат-міндеттері, бұйрық шығарудың себептері баяндалады, не бұйрық шығаруға негіз болған құжатқа сілтеме жасалады.

Жарлық бөлігі жеке жолға жазылған «БҰЙЫРАМЫН» деген сөзден басталады. Мәтіннің бұл бөлімінде орындалатын істер, оған жауапты адамдардың аты-жөні, лауазымы, іске асыру мерзімі көрсетіледі. Ол араб санымен нөмірленетін тармақтарға бөлінуі мүмкін. Әр тармақ үшінші жақ бұйрық рай ырықсыз етіс тұлғасындағы етістіктер (тапсырылсын, жариялансын т.б.) және бұйрық орындаушыны (лауазымды адамды немесе бөлімшені) көрсетуден басталады. Орындауға жауаптылықты: «Бұйрықтың орындалуын бақылау (лауазымды аты-жөні) жүктелсін» деп көрсетіледі.

Жекелеген тапсырмалар бұйрыққа қосымша ретінде берілуі мүмкін және бұйрық мәтінінде оларға сілтеме жасалуы тиіс (қосымшаға сәйкес). Егер қосымшалар бірнешеу болса, олардың әрқайсысы нөмірленеді.

Бұйрық пен қосымшалардың беттері бірыңғай құжат түрінде нөмірленеді.

Іс жүзінде кейде түпнұсқаның қандай да бір бөлімінің үзінді нұсқасы ретінде бұйрықтар көшірме даярлау қажеттігі туындап жатады.

Бұйрықтан көшірмеде жарлыққа дейінгі барлық деректер сақталады, ал жарлық бөлімінен тек нақтылы сол жағдайға қажет мағлұмат алынады. Көшірме де үзінді нұсқа сияқты куәландырылады.

Нұсқау— ақпараттық-әдістемелік немесе ұйымдастырушылық сипатқа ие құжат. Нұсқаулар бұйрық, нұсқау, жарлықтардың орындалу тәртібін түсіндіреді. Нұсқауға қол қою құқығына бірінші басшы, бас мамандар ие.

Нұсқаудың мәтіні бұйрықтағыдай белгілеуші және жарлық бөліктерінен тұрады.

Белгілеуші бөлігі: «орындау мақсатымен», «соған сәйкес», «мақсатында» деген сөздерден басталады. Жарлық бөлігі бұйрықтағыдай құрылады.

Жарлық – басқарудың шығу мәселелері бойынша шығарылатын құқықтық акт. Оған директер орынбасарлары, өз өкілеттіліктері шегінде құрылымдық бөлімше басшылары қол қояды. Жарлықтың мәтіні бұйрықтағыдай құрамды бөліктерден тұрады.

Жарлық құжатының сапалы болуы пішімі жағынан дұрыс болуына ғана емес, мазмұны жағынан толық, анық, дәл болуна да байланысты. Тәжірибе көрсеткендей, бұйрықты құруда көбінесе мынадай қателер жіберіледі:

Құжатты шығаруға себеп болған дәлелдерді талдаудың орнына қабылданған шешімге байланысты басшыны ақтау орын алады;

Жарлық құжаты бір мезгілде бірнеше адамға немесе бірнеше бөлімшелерге қатысты болып келеді де, кімге неістеу қажеттігі нақты айтылмайды;

Құжат не шамадан тыс нақты болып келеді де, орындаушының бастама көрсетуге ынтасын жояды, не бұйрықты орындаудың оған бұрыннан жақсы таныс жолдары мен әдіс-тәсілдерін көрсетеді;

Құжатта оны орындауға жауапты адамдар аталмайды, мерзімі көрсетілмейді;

Құжатта «деңгейін көтеру керек», «жоғарлату қажет», «төмендету қажет» т.б. осындай жалпылама нұсқаулар болады. Нақты кімге арналғаны, орындалу мерзімі көрсетілмегендіктен, мұндай нұсқаулардың орындалуын тексеру қиын болады. Мұндай «жалпылама басшылық» — жаман әдет, мәнсіз-мағынасыз іс.

Басқарудың жетілмеген шешімдері – басшының біліктілігін төмен екендігінің белгісі.

Қаулылар, шешімдер. Мұндай құқықтық актілерді алқалық басқару органдары қабылдайды. Қазақстан Республикасының Азаматтық Кодексіне, басқа да заң шығару актілеріне сәйкес мемлекеттік басқару органдары мынадай жарлық құжаттар шығарады: Министрлер Кәбинеті – қаулылар; Премьер-Министр және оның орынбасарлары – жарлықтар; министрліктер – министрдің бұйрықтарын, алқа шешімдерін; комитеттер мен комиссиялар – қаулылар, бұйрықтар, нұқсқаулар; кооперративтік ұйымдар – шешімдер; қоғамдақ ұйымдар – қаулылар, жарлықтар.

Үлгісі жағынан әр түрлі құжаттар шығаруға өкілетті органдардың бірлескен жарлық құжаттары «бірлескен шешім» түрінде шығарылады және ол шешім бұл құжатты қабылдаған ұйымдардың әрқайсысы үшін құқықтық күшке ие болады.

Мәселелерді талқылаудың барысы және алқалық органдар отырыстарында, кеңестерде, жиналыстарда, мәжілістерде қабылданған шешімдер хаттамаларда белгіленіп отырады.

Хаттамалар мәжіліс барысының жазбасы, стенограммалар, мәжілісті өктізуге дайындалған дыбыстық жазбалар мен материалдар, шешім жобалары негізінде толтырылады.

Егер мәжіліс барысы стенограммаға жазылса, стенограмма мәтіні ашылып, куәландырылады да, хаттамаман бірге сақталады. Кино — , фото -, бейне -, аудио – құжаттарды сақтау бойынша Мемлекеттік архивтің ерекше ережелері бар.

Хаттама – жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және алқалық органдардың мәжілістерінде мәселені талқылау мен шешім қабылдаудың барысы туралы мәлімет беретін құжат.

Толтырудың тәсілі мен көлемі жағынан хаттамалар стенография, фонография, конспект түрінде және сөйлеген сөздердің мазмұны жазылмаған ықшамды түрде болып келуі мүмкін.

Қысқа хаттамаларда күн тәртібі, сөйлеушілердің аты-жөні, сөйлеген сөздерінің тақырыбы және қабылданған шешімдер көрсетіледі. Сөйлеген сөздерінің толық мәтіні келтірілмейді. Толық хаттамаларды сөйлеген сөздердің барлығы көрсетіледі.

Хаттаманың толықтық дәрежесін жиналыстың өзі айқындайды. Бұл жағдайды құжаттың заңдылық жарамдылығын қамтамасыз ету қажет. Құжаттың заңдылық жарамдылығы барлық қажетті деректермен олардың дұрсы толтырылуымен және хаттамадағы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімен анықталады. Мысалы, жиналысқа қатысушылардың санының көрсетілуі маңызды, ол қабылданған шешімнің жеткілікті дауыспен қамтамасыз етілгенін көрсетеді.

Хаттаманың деректемелері:

мекеменің атауы;

құжаттың атауы;

мәжілістің өткен күні;

индексі;

мәжіліс өткен орын;

бекіту грифі;

тақырыбы;

мәтін.

Мәтіннің кіріспе бөлігінде қатысушылардың құрамы, күн тәртібі, негізгі бөлігінде тыңдалған мәселе, сөйлеген сөздер және қабылданған қаулы көрсетіледі. Құжаттың соңында төраға мен хатшының қолы қойылады. Осындай үлгі бойынша басқарудың алқалық органдарының ресми мәжілістерінің хаттамалары жасалады.

2.Бөлім. «Центр Кредит» банкісінің басқару құжаттарының орындалуы.

Басқару құжаттарын «Центр Кредит» банкісінің бөлімшелері «Центр Кредит» банкісіне жүктелген міндеттер мен функцияларды шешу мақсатында басшылықтың тапсыруы бойынша немесе өз бастамасымен әзірлейді. Басқару құжатының жобасын әзірлеу бір немесе бірнеше бөлімшелерге немесе жекелеген мамандарға тапсырылады.Күрделі және уөлемді басқару құжаттарының жобаларын әзірлеу үшін жұмыс топтары құрылады, білікті мамандар тартылады.

Басқару құжатының жобасының әзірлеу кезінде оны шығарудың мақсаты және онда көрсетілуі тиіс мәселелелер айқындалады, қажетті ақпарат жиналады. Жауапты бөлімше қажетті материалдарды зерттеген соң басқару құжатының жобасын жасайды.

«Центр Кредит» банкісінің басқару құжаты жобасының әзірленген мәтіні ресімдеуге қойылатын біріңғай талаптарды сақтай отырып, түзетуге жол бермей, нақты түрде, қажетті деректемелері (Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы, банктің ресми атауы, құжат түрінің атауы, құжат жасалған жер, деректемелерге арналған орын (құжат жасалған күні, құжат нөмірі бар) арнайы бланкілерде басылуы тиіс.

Басқару құжатын мүдделі бөлімшелермен келісу құжат жобасының мазмұнына алдын-ала баға беру мақсатын жүзеге асыру, оның негізділігін, мақсатқа сай екендігін және уақытта сәйкестігін, Қазақстан Республикасының және банктің қолданып жүрген нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес болуын жүзеге асыруды көздейді.Орындау үшін шығыстарға немесе немесе кірістерді қысқартуға әкеліп соқтыратын құжаттардың жобалары міндетті түрде бюджетті жоспарлау және бақылау бөімшесімен келіседі. Жаупты бөлімше мүдделі бөлімшелермен келісілгеннен кейін басқару құжатының жобасын осы жобаның Қазақстан Республикасының және «Центр Кредит» банкісінің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкестігін тексеретін заң бөлімшесімен келісуге ұсынады.

Мүдделі бөлімшелер және заң бөлімшесі басқару құжатының жобасын 10 (он) жұмыс күнінен аспайтын мерзімде қарайды. Басқару құжатының жобасымен келіспеген жағдайда аталған бөлімшелер өз ескерпелері мен ұсыныстарын жауапты бөлімшеге ұсынуға, ал ескерпелер мен ұсыныстар болмаған жағдайда жобаға қол қоюға тиісті. Жауапты бөлімше басқару құжатының жобасын қарау мерзімі шегінде жобаны мүдделі және заң бөлімшелерімен келісу бойынша әзірлеу мерзімін тездету мақсатында жобаны жұмыс тәртібімен пысықтауына болады.

Жаупты бөімше басқару құжатының жобасы бойынша соңғы мүдделі бөлімшеден ескертулер мен ұсыныстарды алғаннан кейін 5(бес) жұмыс аспайтын мерзімді жобаны пысықтайды және оны екінші рет келісуге ұсынады. Мүдделі бөлімшелемен және заң бөлімшесімен екінші рет келісу мерзімі 5(бес) жұмыс күнінен аспауы тиіс.

Басқару құжаттары жобаларының бірінші данасына жауапты, мүдделі, заң бөлімшелерінің басшылары және «Центр Кредит» банк төрағасының жауапты бөлімшеге жетекшілік ететін орынбасары не оның орнындағы адамдар қол қояды.

Басқару құжатында көрсетілген орындау мерзімі нақты және болжанатын жұмыс көлеміне сәйкес келетін болуы тиіс.

Орындау мерзімін белгілеген кезде ақпараттың нақты орындаушылардың қолына тиетін уақытын ескерген жөн.

Орындау мерзімі қажет болған жағдайда әр тапсырма үшін жеке-жеке белгіленеді, бірақ барлық басқару құжаттары үшін ортақ орындау мерзімі де көрсетілуі мүмкін.

Басқару құжаттарында сілтемелері мәтіннің тиімті тармақтарында берілген тиісті қосышалар болуы мүмкін.

Қажет болған жағдайда басқару құжаттарының қосымшаларына сондай-ақ басқару құжаттары да Төраға немесе оның орыбасарлары қол қояды.

«Центр Кредит» банктің Төрағасы қол қол қоятын басқару құжаттарының қосымшаларына жауапты және мүдделі бөлімшелердің басшылары және жауапты әрі мүдделі бөлімшелердің басшылары және жауапты бөлімшеге жетекшілік ететін Төрағасының орынбасары не оның орнындағы адамдар бұрыштама қоюы тиіс.

«Центр Кредит» банк Төрағасының орынбасары қол қоятын басқару құжаттарының қосымшаларына жауапты және мүдделі бөлімшелердің басшылары не оның орнындағы адамдар бұрыштама қоюы тиіс.

Ұсынылған басқару құжаттарының жобалары бойынша ескертулер болған жағдай «Центр Кредит» банктің Төрағасы, Төрағасының орынбасарларын не оның орнындағы адамдар оны жауапты бөлімшеге пысықтауға қайтарып береді.

Жауапты бөлімше басқару құжатының жобасын ескертулерді ескере отырып пысықтап, мүдделі және заң бөлімшелерімен екінші рет келіскеннен кейін «Центр Кредит» банктің басшылығына ұсынады.

«Центр Кредит» банкісінің басқару құжаттары құжаттың өзіне басқаша мерзім көзделмеген болса, осы құжаттар тіркелген күннен бастап күшіне енеді.

«Центр Кредит» банк органдарының қаулыларының түпнұсқаларын «Центр Кредит» банк органдарының шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлер тіркейді және екі жыл бойы сақтайды (кейін белгіленген тәртіппен «Центр Кредит» банктің архивіне беріледі).

«Центр Кредит» банктің негізгі қызмет мәселелері бойынша «Центр Кредит» банктің Төрағасы немесе оның орынбасарлары қол қойған бұйрықтар мен өкімдердің түпнұсқаларын уәкілетті бөлімше тіркейді және екі жыл бойына сақталады (кейін белгіленген тәртіппен «Центр Кредит» банктің архивіне беріледі).

Кадр мәселелері бойынша (қызметкерлерді жұмысқа қабылдау және шығару, орындарын ауыстыру, еңбекке ақы төлеу, демалыс күндері жұмысқа тарту және басқалары), сондай-ақ қызметкерлерді іссапарға, оқытуға және біліктілігін арттыруға жіберу мәселелері бойынша және өтеусіз демеуші көмек көрсету мәселелері бойынша бұйрықтардың түпнұсқаларын қызметкерлермен жұмыс жүргізу бөлімшесі дайындайды, тіркейді және екі жыл бойына сақтайды (кейін белгіленген тәртіппен «Центр Кредит» банктің архивіне беріледі).

Жауапты бөлімше және аударма бөлішесі құжаттардың электронды көшірмелерін «Центр Кредит» банк органдарының шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерге және басқару құжаттарын тіркеуге жауап беретін бөлімшелерге беруі тиіс.

Нормативтік құқықтық актілерді, басқару құжаттарын «Центр Кредит» банк бөлімшелерінде сақтау, оларды «Центр Кредит» банктің архивіне сақтауға қабылдау-өткізу, сондай-ақ құжаттарды жоюды, оның ішінде сақтау мерзімі өткеннен кейін жою «Центр Кредит» банктің нормативтік құқықтық актілерінде және осы Нұсқаулықта белгіленген тәртіппен жүзеге асырылады.

Жауапты бөлімшелер берілген тәртіппен дайындалған (қол қойылмай, бөлімшенің жауапты адамының қолымен және уәкілетті бөлімшенің мөрі басылған) нормативтік құқықтық актілері және басқару құжаттарын қағаз тасымалдауышпен және электронды құжат айналымы шағын жүйесімен «Ценрт Кредит» банктің мүдделі бөлімшелеріне (қажет болған жағдайда – басқа да заңды және жеке тұлғаларға) жібереді.

Бөлімше басшысы қабылданған (бекітілген) норативтік құқықтық актіні және басқару құжаттарын алғаннан кейін оны әр қызметкерге танысу парағына қол қойғыза отырып, барлық мүдделі бөлімшелердің зерттеп қарауын ұйымдастырады. Бөлімшелерге таныстыру семинарларын (дәрістерін) жүргізу арқылы қызметкерлер номативтік құқықтық актілерді және басқару құжаттарын зерттейді.

Жауапты бөлімше нормативтік құқықтық актілерге және басқару құжаттарына қол қойылған соң олардың көшірмелерін мүдделі бөлімшелерге электронды құжат айналымының шағын жүйесі арқылы жібереді. Басқару құжаттарының түпнұсқалары (кадр мәселесі бойынша басқару құжаттарынан басқасы) уәкілетті бөлімшеге жіберіледі.

«Центр Кредит» банктің мүдделері бөлішелеріне қағазбен жіберілетін нормативтік құқықтық актілердің (бақару құжаттарының) көшірмелері «Ценр Кредит» банк басшылығының қолынсыз және «Центр Кредит» банк органдарының шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлердің (уәкілетті бөлімшенің қызметкерінің) қолымен алдын ала расталуы тиіс және оған уәкілетті бөлімшенің мөрі басылуы тиіс.

Қызметкерлермен жұмыс жүргізу бөлімшесінің құзыретіне кіретін басқару құжаттарының көшірмелеріне қызметкерлермен жұмыс жүргізу бөлімшесі қызметкерлердің қолы қойылады және мөрімен расталады.

2.1. «Центр Кредит» банкісінің құрылымдық сипаттамасы.

Акционерлік қоғам «Банк Центр Кредит» 19 қыркүйек 1988 жылы құрылған «Банк Центр Кредит» Қазақстандағы коммерциялық банктардың ішіндегі ең бірінші болып табылады.

Банк республика бойынша меншікті кең филиалдық жүйесі бар, ол жүзден астам филиал мен бөлімдерде заңды және жеке тұлғаларға қызмет етеді.

Бейсенов Сымағұл Бейсенович Талдықорған қаласындағы филиалдың бірінші директоры болды.

1998 жылдан бері Талдықорған филиалының директоры Василенко Луиза Гельмутовна жұмыс жасайды.

Қазіргі таңда филиалда 58 қызметкер жұмыс жасайды, олар қаладағы заңды тұлғалардың 35% қызмет көрсетеді.50% рынокқа шығуға жоспарлармен, банк филиалымен бәсекеде басқа банктің бес филиалдары бар.

Банктің корреспонденттік жүйесі 40 шетел банкімен байланысады, бұл сіздердің серіктестеріңіздің барлық елдерде есеп жұргізуін жүзеге асыруына мүмкіндігі бар.

Жеке тұлғаларға қызмет жасау және заңды тұлғалардың түскен ақшасын жинау сенбі күндері жүзеге асырылады.

Филиалдың құрылымы.

ААҚ «Банк Цент Кредит» Талдықорған филиалының құрылымы төмендегідей болады:

Фронт офис

Бэк офис

Басқарушы

Бақарушы бэк

Филиал директоры

Касса

Несиелеу

Бөлімі

Заңды

тұлға

Қызмет

Көрсету

Шаруашылық бөлімі

Операция залы

ЕБРР

Бөлшектеу несиелеу бөлімі

Несиелеу бизнесі

Ақпаратты техникалық бөлімі

Депозит бөлімі

Заңды тұлғаларға қызмет көрсету бөлімі

Пластик карточкалар бөлімі

Тіркеу бөлімі мен бірлесу операциясы

Өндірілген шығындардың тиімді көтерілуі, банк филиалының клиенттеріне көрсетуде жақсару мақсатында ұйымдастыру құрылымы Фронт-офис және Бэк-офиске бөлінеді.

Қабылданған құрылымның негізгі мақсаттары:

-банк қызмет көрсету саласында қалыптасқан конкуренцияда;

-жүйелі, универсалды, нақты құрылымды жасау;

-қызмет көрсету сапсын қамтамасыз ету;

-админстративтік шығынды төмендету;

-қызметшілерге талаптың жоғары болуы;

-операциялардың өтілу түрлерін жеңілдету;

-қызметшілердің фукционалдық міндеттерінің белгіленуі және нақты анықталуы;

-клиеттердің есепшотының сегментациясы;

-құрылымның унификациялау есесінде, филиалдың желісімен басқару, Фронт пен Бэк офистар арасында басты офис пен филиалдар арасында коммуникативтік қарым-қатынасты жеңілдетуі.

Фронт-офис

Бұл бөлімше тікелей клиенттермен жұмыс жасайды. Фронт-офистің жұмысында ең негізгісі – бұл барлық банк өнімдері мен қызметтерін, сатуы, клиентке жоғары дәрежеде қызмет көрсетуі.

Фронт-офистің сапасы мен жұмысының нақтылығынан барлық банк жүйесінің имиджі белгіленеді, соған сәйкес қаржы нәтижесінде.

Фронт-офистің персоналдық міндеттері:

-есептесу-касса қызмет көрсету бөлімі;

-валюталық және айырбастау операциялары;

-депозиттік операциялар;

-несиелеуге құжаттар пакетінің қалыптастырылуы;

-банк өнімдерін сату және ұйымдастыру;

-филиал клиенттерін тарту және сақтап қалу;

-клиенттерді қаржылау сұрақтары бойынша кеңес беру;

-локалдық жарнама, жаңа өнімдерді таныстыру;

-клиенттерге қызмен көрсету;

-кезекке басшылық ету, құпия сақтау;

-клиенттердің мәселелері және наразылықтарымен жұмыс.

Негізгі бөлімдері

-операциялық бөлім;

-депозиттік бөлім;

-бөлшек несиелеу бөлімі;

-есептеу касса қызметі;

-қарым-қатынас менеджері;

-ақшалай аударым.

Бэк-офис

Барлық банк операцияларының орындалуының негізгі бөлімі болып келесі бақылау түрі болады. Клиенттердің төлемақы операцияларының алғашқыларын Фронт-офис қызметкерлері орындайды, келесі бақылауды Бэк-офис бақылауы орындайды. Бэк-офис қызметкерлерінің негізгі міндеті – филиал ішіндегі операцияларының өңдеу және клиенттердің барлық есепшоттарымен келісімдерді бақылау.

Бэк-офис қызметкерлерінің функциялары:

-ішкі филалдың операциларын өңдеу;

-операциялардың дұрыс өтуін қадағалау;

-клиенттердің есепшоты бойынша келісімдердің өтілуін бақылау;

-клиенттердің есепшоты бойынша операция жұмысын бақылау.

Негізгі бөлімдері:

-тіркеу және операцияны жалғастыру бөлімі;

-ақпарат техника бөлімі;

-заңды тұлғаларды несиелеу;

-шаруалық бөлімі.

Банк дамуының негізгі даталары.

Қыркүйек 1988 жылы –Алматы орталық кооперативтік банк құрылған – СССР кооперативтік банкілерінің ішіндегі ең біріншісі.

Тамыз 1991 жылы Банк Қазақ Акционерлік Центрбанк болып қайта тіркелген.

Қараша 1996 жылы – ААҚ «Банк Центр Кредит» болып қайта тіркелді.

Қазан 1997 жылы – «Фронт және Бэк » офис негізінде жаңа қызмет көрсету жүйесі енгізілді 2004 жылы – ААҚ «Банк Центр Кредит»

2.2. «Центр Кредит » банкісінің іс-қағаздарды жүргізуді ұйымдастыру.

«Центр Кредит» банкісінің іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулық банктің бөлімшелері, филиалдары, өкілдігі және ұйымдары үшін міндетті қағаз жазбадағы ақпарат сияқты, электрондық мәліметтер түріндегі құпия емес сипаттағы ресми құжаттарды жасауға және олармен жұмысты ұйымдастыруға қойылатын жалпы талаптарды белгілейді.

Осы Нұсқаулық:

1) құпия емес сипаттағы құжаттарды қабылдау, тіркеу, өткізу, дайындау, ресімдеу және жөнелту, олардың орындалуына бақылау;

2) қатаң есептегі қызметтік бланкілерді есепке алу, сақтау және пайдалану;

3) нормативтік құқықтық актілерді, өкімдік және өзге де құжаттарды мемлекетттік тілден орыс тіліне және орыс тілінен мемлекеттік тілге аудару;

4) Банктің қызметкерлерібасқа жұмысқа ауысқанда немесе жұмыстан босағанда іс қағаздарын, құжаттарды беру;

5) іс қағаздарының номенклатурасын жасау, құжаттарды іс қағаздарына қалыптастыру, құжаттарды және іс қағаздарын архипке дайындау, құжаттармен жұмысты архивте сақтау;

6) бағыттың бөлімшелерінде электрондық құжат айналымының шағын жүйесін қолдану.

«Цнетр Кредит» банкісінің бөлімшелерінде іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру және оның жай-күйі, құжаттарды уақтылы, сапалы орындау және сақтау, сондай-ақ электрондық құжат айналымының шағын жүйесін тиімді пайдалану жауапкершілігі банк бөлімшелері басшыларына жүктеледі. Бөлімшелердің басшылары хат жазысуды азайту үшін шаралар қолдануы, ұйымдастыру техникасын қатаң есептегі қызметтік бланкілер мен қағазды дұрыс және тиімді пайдалануды қамтамасыз етуге міндетті. Бөлімшелердің қызметкерлері Нұсқаулық талаптарының орындалуына, олардағы қызметтік құжаттардың сақталуына дербес жауап береді. Қызметкерлер олардың жоғалғаны туралы бөлімшенің басшысына және уәкілетті бөлімшеге тез арада мәләмдейді. Бөлімшенің қызметкерлері электрондық құжат айналымының шағын жүйесінің пайдаланушылар ретінде шағын жүйені падалану жөніндегі техникалық нұсқаулықтардың талаптарын сақтауы міндетті.

«Центр Кредит» банкісінде іс қағаздарын жүргізу тілдер туралы заңдарға сәйкес мемлекеттік және орыс тілдерінде жүргізіледі. Банктің бөлімшелері арасында шұғыл түрде шешуге болатын және бөлімшелердің олар жөнінде келіспеушіліктері жоқ мәселелер бойынша хат жазыспағаны жөн. Заңды және жеке тұлғалармен хат жазысу мемлекеттік немесе орыс тілінде, шетелдік корреспонденттермен – мемлекеттік, орыс немесе ағылшын тілінде жүргізіледі. Хат қай тілде жазылса, жауаптар сол тілде беріледі. Егер бұл белгілі себептермен мүмкін болмаса, жауап мемлекеттік немесе орыс тілінде беріледі. Мемлекеттік билік, басқару және сот-құқық органдарымен, заңды және жеке тұлғалармен, сондай-ақ банк бөлімшелерінің арасындағы хат жазысу қандай да бір бөлімшеге мәселенің қызметтік қатыстылығының принципі бойынша жүргізіледі.

Бөлімшелердің іс қағаздарын жүргізуде жауапты қызметкері бөлімшенің барлық қызметкерлеріне қол қойғыза отырып, Нұсқаулықтың талаптарымен таныстыруы міндетті. Құпия құжаттармен жұмыс тәртібі Қазақстан Республикасының заңарында, Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларды қорғау жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органдарының талаптарында және банктің нормативтік құқықтық актілерінде айқындалады. Шектеулі түрде таратылатын мәліметтер мен құпия ақпараттар құжаттармен жұмыс тәртібі банктің тиісті нормативтік құқықтық актісінде айқындалады.

Нұсқаулықта пайдаланатын негізгі ұғымдар:

электрондық құжат айналымының шағын жүйесін басқарушы- электрондық құжат айналымының шағын жүйесінің жұмыс істеуіе қамтамасыз етуіге жауапты ақпарат технологиясы бөлімшесінің қызметкері;
сәйкестендіру – электрондық қол қою бойынша электрондық құжаттың авторын анықтау рәсімі;
виза қою – лауазымды адамның құжаттың мазмұнымен келісетінін немесе келіспейтінін білдіретін қол қоб рәсәмі, бұл ретте виза ескертулермен бірге қойылады;
ішкі корреспонденция – «Центр Кредит» бөлімшелері арасында жүзеге асырылатын хат жазысу;
құжат – материал жазбасында белгіленген ақпарат, оны бірегейлендіруге мүмкіндік беретін деректері болдады;
құжат айналымы – құжаттардың жасалған кезден немесе келіп түскен кезден бастап орындалуы немесе жәнелтуі аяқталғанға дейінгі қозғалысы;
бірегейлендіру — әрбір объектіге жеке бірегейлендіру белгісін беру;
индекстеу – негізгі деректемелер бойынша ақпаратты ретке келтіру процесі;
хат-хабарлар – «Центр Кредит» бөлімшелері мен заңды және жеке тұлғалар арасында хат жазысудың элементі болып табылатын және міндетті деректемелер: хат жазушы, құжаттың күні, құжаттың тіркеу номері, құжаттың мәтіні, қолы болатын құжат. Есеп айырысу – ақша, бухгалтерлік және статистикалық есеп құжаттары хат-хабарлар болып саналмайды.
машина тасымалдағыштары – компьютерлік ақпаратты электрондық –есептеу техникасынан тыс сақтауға мүмкіндік беретін құрылғылар: магнитті дискілер, дискеттер, магнитті таспалар және басқа материалдық тасымалдағыштар;
іс қағаздарының номенклатурасы – «Центр Кредит» банктің іс жүзінде сақталу мерзімі көрсетіліп жасалған іс қағаздары тақырыбының бір жүйеге келтірілген тізбегі;
«Центр Кредит» банктің органдары – банктің Басқармасы және Лиректорлар кеңесі;
жауапты бөлімше – құқықтық актіні, өкімдік құжатты дайындауға, банк басылығының және органдарының құжаттарын және тапсырмасын орындауға жауапты «Центр Кредит» банк бөлімшесі;
пароль – пайдаланушының электрондық құжат айналымының шағын жүйесінің ресурстарына кіруіне және электрондық хабарларға қол қоюына мүмкіндік беретін алфавиттік – сандық белгілер жиынтығы;
құжатқа қол қою – уәкілетті лауазымды адамның немесе құжат авторының өзі қойған қолын тізу рәсімі;
аударма бөлімшесі – мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру бөлімшесі;
электрондық құжат айналымының шағын жүйесін пайдаланушы – электрондық құжат айналымының шағын жүйесіне кіруге рухсат етілген «Центр Кредит» банк бөлімшесінің қызметкері;
«Центр Кредит» банктің өкімдік құжаты – бұйрық; өкім;
құжат деректемесі – құжатты ресімдеу элементі;
айдар – белгілі бір тақырып бойынша құжаттарды жіктеудің қосымша белгілері;
сертифика – нақты пайдаланушының электронды – сандық қолдарына қатысты куәландыратын сандық құжат;
электрондық құжат айналымының жүйесі – электрондық құжаттарымен алмасу, олардың есепке алу және сақтау жүйесі;
құжаттарды келісу – «Центр Кредит» банк бөлімшелері жәнеІнемесе құжаттың авторы болып табылмайтын бөгде ұйымдар құжаттың мамұнымен келісу жөнінде жүргізетін құжатты дәйектілікпен немесе қоса салыстыра қарау рәсімі;
уәкілетті бөлімше – іс қағаздарын жүргізген кезде міндетті Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтың актілеріне, Қазақстан Республикасының мемлекеттік стандарттарына, методикалық ұсынымдарына сәйкес бөлімшелерде іс қағаздарын ұйымдастыру және орталық аппарттың бөлімшесі;
орталық мемлекеттің архив мекемесі архивтер мен құжаттаманы басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік орган;
электрондық сандық қол қою (электрондық қол) – жеке тұлғаның, заңды тұлғаның өкілетті өкілінің электрондық нысанды ұсынылған өзі қойған қолының ұқсас нұсқасы. Электрондық қол электронды құжаттың дұрыстығын растайды;
электрондық бланкілер, шаблондар, стильдер шабылоны – құжаттарды ресімдеудің корпоративтік стандартын жүзеге асыратын электрондық нысандар;
электрондық архив – кіру уақытын тиімді ету үшін, іздеу мүмкіндігін кеңейту үшін, сақтау орнына тәуелді болмай кіру үшін, пайдаланушылардың көптеп кіру үшін, қызметкерлерге, материалға және үй-жайларға жұмсалатын шығынды азайту үшін, тасымалдағыштардың сенімділігін, кіруді бақылауды жақсарту үшін ұйымдастырылатын электрондық құжаттар архиві;
электрондық құжат – белгіленген форматқа сәйкес келетін, электрондық қол қойылған және оның мазмұнын біржақты түсіну үшін жарамды нысанда қайта жасауға электрондық хабар;
«bmp», «gif», «tiff», «vsd» — графикалық нысанның кеңейтілген файлдарының үлгілері;
«Times New Roman» — компьютерлік шрифтінің үлгілері. Сондай-ақ Нұсқаулықта «Іс қағаздардың жүргізу және архив ісі. Терминдер және анықтамалар» Қазақстан Республикасының СТ 1037-2001 Қазақстан Республикасының мемлекеттік стандарты белгілеген терминдер падаланылды.

2.3. «Центр Кредит » бансінде жүргізілетін операциялар және құжаттарының орындалу тәртібі.

«Қазақстан Республикасындағы банктер және банк қызметтері туралы» Заңның 30 бабына сәйкес банк қызтеттерінің қатарына төменгі операциялар кіреді:

Заңды және жеке тұлғалардан депозиттер қабылдау;
Банктерге және кейбір банктік рперацияларды жүргізуге құқықты ұйымдарға корреспонденттік шот ашып, оларды жүргізу;
Кассалық операциялар жүргізу: банкноттар мен монеттерді қабылдау, қайта санау, айырбастау, ауыстыру, сұрыптау, буу-түю, және сақтау;
Ақша аудару: Заңды және жеке тұлғалардың талаптарымен ақша аудару;
Есептеу операциялары: Заңды және жеке тұлғалардың қарыз міндеттемелерін және вексельдерін есептеу;
Заңды және жеке тұлғалардың, оның, ішінде банктер-корреспонденттердің, талаптарымен олардың банктегі шоттары арқылы есеп айырысу;
Сенімгершілік (трасталық) операциялар: сенімгердің талабымен ақшаға билік жасау;
Клирингілік есеп айырысу операциялары: жинау, салыстыру, сұрыптау, төлемдерді қуаттау, өзара талаптары есепке алу және клирингіге қатынасушылардың таза жайғасымын анықтау;
Сейфтік операциялар: клиенттердің құнды қағаздарын, құжаттарын, басқа да құндылықтарын сақтау, сейфтерді, шкафтарды және үй-жайларды жалға беру;
Ломбарттық операциялар: жылдам өтімді құнды қағаздар мен қозғалатын мүліктерді кепілзатқа алып, қысқа мерзімді несие беру;
Банкноттар мен монеттерді, басқа да құндылықтарды кассіге жинау және салып жіберу;
Басқа елдердің валюталарына ақша айырбастау бекеттерін ұйымдастыру;

Банктер аталған операцияларды Қазақстан Республикасының банкісінің рұқсат қағазы (лицензиясы) негіздемесінде жүргізеді. Жоғарыда аталған операциялардан басқа, екінші дәрежелі банктер, Қазақстан Республикасының банкісінің арнаулы рұқсат қағазы бойынша төменгі операцияларды жүргізе алады:

депозиттік сертификаттар шығару;
кепілдеме операциялары: кепілгерлік беру, үшінші тұлғалардың атынан, ақшалай нысанда орындалатын кепілдіктер мен міндеттемелер беру;
мүліктерді жалдауға беру. Бұл жағдайда жалдауға берушінің, жалдауға берген мүлкіне меншіктік құқы, шартта көрсетілген мерзім біткенше сақталады.
Өзінің меншікті құнды қағазын шығару (акциядан басқа).
Факторингілік операциялар: тауарды (жұмысты, қызметті) сатып алушыдан, төленбей қалу қаупін өзіне қабылдап, төлем талаптарын сатып алу;
Форфейтінгілік операциялар: тауардарды (жұмысты, қызметті) сатып алушылардан қарыздық міндеттемелерін (вексель) сатып алу;

Осы аталған операциялар «Қазақстандағы банктер және банк қызметтері туралы» заңның 30 бабының редакциясында келтірілген. Мұнда «банкілік операциялар» деген түсінік «банкілік қызметтер» деген ұғыммен араласып кеткен және кейбіреулері «банкілік операциясы» деген дәстүрлі түсінікке сәйкес келмейді.

Әдетте, банк операциясынын жүргізгенде, ақшалай қаражаттың қозғалысы туады. Мысалы, несие орперациясының нәтижесінде, несиегердің несиеге алған сомасы оның есеп шотына түседі. Бұл жағдайда несие алумен қатар есеп айырысу операциясы да жүргізіледі – сатып алушы, несиенің жәрдемімен өзінің тауар жөнелтушісі мен жөнелтілген тауар үшін (болмаса орындалған жұмыс пен көрсетілген қызмет үшін) есеп айырысады. Ақшалай қаражат бір субъектілерден екінші субъектіге ауысады. Кассада қолма-қол ақшамен операция жүргізгенде нақты ақша, банкінің кассасынан шаруашылық жүргізуші субъектінің кассасына ауысады және керісінше, шаруашылықтың кассасынан банктің кассасына түседі. Ақша аудару операциясында да ақшалай қаражаттың қозғалысы туып, ол аударушыдан аларманға ауысады т.б.

Нарықтық экономика жағдайында екінші жәрежелі банктердің барлық операцияларын үш негізгі топқа бөлуге болады:

Пассивтік операциялар (қаржы жұмылдыру);
Активтік операциялар (қаржыны орналастыру);
Активтік-пасситік операциялар (делдалдық және басқа да қызметтер).

Пассивтік операциялар. Бұл операциялардың басқы мақсаты, банктің ресурстарын қалыптастыру және оны ұлғайту. Сондықтан, бұл операциялардың банктің өзінің, несиелік мекеме ретінде жұмыс жасауы үшін төтенше маңызы бар. Пассивтік операциялардың қатарына мыналар жатады:

Заңды және жеке тұлғалардың есеп, немесе ағым шоттарына қаржы жұмылдыру (талап етілмелі депозиттер);
Басқа банктерден қарыз алу (банкаралық несие);
Заңды және жеке тұлғалардың қаржыларын, мерзімді салымға жұмылдыру;
Құнды қағаздарды шығарып, оларды орналастыру;
Орталық банктен орталықтандырылған несие алу т.б.

Активтік операциялар. Бұл операциялардың көмегімен банктер өз қарамағындағы ресурстарды пайда табу үшін және де өздерінің өтемпаздығын қолдауды қамтамасыз ету үшін орналастырады.

Бұған жататындар:

Шауашылық жүргізуші субъектілерге әр түрлі қажеттерін қанағаттандыру үшін, қысқа, орта, ұзақ мерзімді несие беру;
Халыққа тұтынулық несие беру (үй құрлысын жүргізу, пәтер, үй және басқа да мерзімде пайдалынатын мүліктерді сатып алуға);
Құнды қағаздар сатып алуға несие беру;
Лизингілік операцияларға несие беру;
Факторингілік операцияларға несие беру;
Басқа банктерге несие беру (банкаралық несие).

Банкінің активтік операциялары экономикалық мазмұнына қарай төмендегідей болып бөлінеді:

несиелеу операциялары – (есептеу-несиелеу);
есеп айырысу операциялары;
кассалық операциялары;
инвестициялық, қорлық операциялары;
кепілді операциялары.

Несиелеу операциялары – қарызгерге қайтарымдылық, мерзімділік және ақылық негізінде қаржы беру операциялары. Вексельдерді сатып алу (есептеу) немесе вексельдерді кепілзатқа қабылдаумен байланысты несиелеу операциялары да есеп (есеп-несие) операциясының қатарына кіреді;

Есеп айырысу операциялары – қаржыны клиенттің есеп шотына есептеу немесе оны шоттан шығару, оның ішінде клиенттің корнтрагенттерінің алдындағы міндеттемелерін өтеумен байланысты операциялар;

Бос қаржыны депозитке жұмылдырумен қатар несиелеу және есеп айырысу операциялары банктің өте маңызды операциялары болып табылады.

Кассалық операциялар – қолма-қол ақша беру немесе оларды қабылдаумен байланысты операциялар. Кеңейтіп айтқанда, бұл қолма-қол ақшаның қозғалысымен, қаржыларды қалыптастыру, орналастыру және пайдаланумен байланысты операциялар деуге болады;

Инвестициялық, қорлық операциялары – банктің күрделі қаржысын құнды қағаздарға салу және басқа құрамдармен бірігіп шаруашылық жүргізу үшін жарнаға салумен байланысты операциялар. Бұл жерде ескеретін нәрсе «Қазақстандағы банктер және банк қызметтері туралы» Заңның 8 бабына сәйкес, Қазақстандағы банктерге пайда табу үшін, басқа шаруашылықтардың негізгі капиталына жарна салуға болмайды;

Кепілді операциялар – Кепілдеме (кепілгерлік) беру, белгіленген жағдай болғанда, клиеттің үшінші тұлғаға бережағын өтеу операциялары;

Сонымен қатар, банкінің активтік операциялары: қауіптілік дәрежесіне қарай- қауіпті және қауіпті- бейтарап операциялары; орналастыру түріне (бағытына) қарай: бірінші және екінші; пайдалық дәредесіне қарай: пайда келтіруші және пайда келтірмеуші операциялар болып та бөлінеді.

Активтік – Пассивтік операциялар:

Банкіге Комиссиялық сыйақы әкелетін комиссиялық операциялар (дебиторлық берешекті инкассалау, ақша аудару, сауда- комиссиялық сенімділік);
Белгілі ақыға, клиенттің тапсырмасымен орындалатын делдалдық операциялар;
Ішкі және халықаралық есеп айырысумен байланысты есеп айырысу қызметкері;
Сенімгерлік қызметтері (клиеттің тапсырмасымен құнды қағаздарды, басқа елдердің валюталарын, асыл металдары алып сату);
Бухгалтерлік және конституциялық қызметтер.

Осы операцияларды банкінің көрсететін қызметтері деп атайды.

Банк басшылығының атына Банкке келіп түскен, орындау мен

жауап әзірлеуді талап ететін құжаттарды, сондай-ақ ішкі басқару құжаттарын және Банк басшыларының жазбаша тапсырмаларын бақылауын уәкілетті бөлімше жүзеге асырады.

Уәкілетті бөлімше құжатты бақылауға қоюды, бақыланатын құжаттардың картотекасын қалыптастыруды, құжатты орындалған себепті немесе басшылықтың нұсқауымен бақылаудан алуды жүзеге асырады.

Құжаттардың орындалуын бақылайтын уәкілетті бөлімше электронды құжат айналымының шағын жүйесінде тіркелген, Банктің басшылығына жіберілген хат-хабарларды күн сайын қарап отырады. Құжаттың мазмұнына, басшылықтың оған жазған бұрыштамасына қарай отырып, уәкілетті бөлімше құжатты бақылауға алады, электронды құжат айналымының шағын жүйесі бойынша жауапты бөлімшеге тиісті хабар жібереді, құжаттың қабылдау-тіркеу карточкасының (Нұсқаулықтың 2-қосымшасы) екі данасын қағазға шығарып, бір данасын жауапты бөлімшеге, екіншісін бақылау картотекасына тіркейді.

Бақылау картотекасы құжаттардың орындалу мерзімі бойынша жүйелендіріледі және секцияларға (орындалатын, белгіленген мерзімде орындалған, кешіктіріліп орындалған) бөлінеді.

Уәкілетті бөлімше құжаттардың орындалуын үнемі бақылап отырады. Бақылау нәтижелері мен орындау мерзімінің барлық өзгерістері құжатты тіркеу-бақылау карточкасында белгіленеді.

Уәкілетті бөлімшенің қызметкері құжаттың бақылауға алынуы, орындау мерзімі, оны бақылаудан алу туралы барлық мәліметтерді электронды құжат айналымының шағын жүйесіне енгізіп отырады.

Уәкілетті бөлімше мерзімі ұзартылған құжаттар бойынша орындау мерзімін орындау мерзімі аяқталғанға дейін де (орындалуын алдын-ала бақылау) және аяқталғаннан кейін де (орындалуын соңғы бақылау) бақылайды.

Орындалған құжат бойынша тіркеу – бақылау карточкасы электронды құжат айналымының шағын жүйесінде екі жыл бойы сақталады.

Уәкілетті бөлімше ай сайын Банктің орталық аппататындағы бақылау құжаттарының орындалу барысы туралы Банк басшылығына және бөлімшелеріне мәлімет беріп отырады, ал Банктің орталық аппаратының бөлімшелерінде, филиалдарында, ұйымдарында іс қағаздарын жүргізудің жай-күйіне өткізілген тексерулерге талдауды қоса алғанда, Банк басшылығына тоқсанның, жарты жылдықтың, жылдың қорытындысы бойынша Банктегі орындаушылық тәртіптің жағдайы туралы ақпарат беріп отырады.

Банк органдарының қаулыларының, олардың хаттамалық шешімдерінің, Банк басшылығы тапсырмаларының орындалуын бақылауды Банк басшылығының қызметін қамтамасыз етуге жауапты бөлімше орындауды бақылаудың белгіленген тәртібі бойынша жүзеге асырады.

Банк органдары қаулыларының, олардың хаттамалық шешімдерінің орындалуын Банк органдарының шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлер бақылайды.

Банк органдарының қаулыларын тіркеуді, орындалу мерзімін көрсете отырып, электронды құжат айналымының шағын жүйесінде бөлімшелердің мекен-жайы Банк органдарының тапсырмаларына қоса хабар дайындауды Банк органдарының шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлер Банктің жетекшілік ететін басшылығына бақылауды жүктеу туралы тапсырмасын Банк басшылығының қабылдау бөлмелеріне жеткізеді.

Банк басшылығыныңқабылдау бөлмелеріндегі қызметкерлер бақылауы Банктің бөлімшеге жетекшілік ететін басшылығына жүктелген Банк органдары тапсырмаларының орындалуын ағымдағы бақылауды жүзеге асыруға және оны Банк органдары тапсырмаларының орындалу барысы туралы үнемі хабардар етуге міндетті.

Банктің жетекшілік ететін басшылығының бұрыштама қойғандығы туралы есепті Банк басшылығының бұрыштама қойғандығы туралы есепті Банк басшылығының қабылдау бөлмелеріндегі қызметкерлер Банк органдарының шешімдерін рәсімдеуге жауапты қызметкерлерге береді.

Жауапты бөлімшеден тапсырмалардың орындалғаны туралы есепті алғаннан кейін, Банк органдарының шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлер алынған ақпаратты әрбір бөлімше бойынша жеке ескереді.

Банк органдарының шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлер Банк Төрағасының тапсырмаларымен қоса хаттамалық шешімдерден үзінді көшірмелер ресімдеуді (қажет болғанда) және оларды Банктің жетекшілік ететін басшылығының бұрыштамасымен тапсырмаларды орындау үшін тиісті бөлімшеге жібереді.

Банк органдарының шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлер есепті тоқсанның аяғында бөлімшелерден олардың Банк органдарының шешімдерін орындағаны туралы алынған ақпараттың дұрыстығын тексереді, оны талдайды және Банк Төрағасына жолданатын Банк органдары тапсырмаларының, олардың Банк Төрағасының тапсырмаларымен қоса хаттамалық шешімдерінің, сондай-ақ Банк органдарының есепті тоқсанға арналған жұмыс жоспарларының орындалуын бақылаудың нәтижелері туралы жиынтық ақпарат (тоқсанына бір рет) дайындайды.

Бөлімшеге келген сырттан келіп түскен құжаттардың, ішкі құжаттардың, басқару құжаттарының, Банк органдарының тапсырмаларының олардың Банк Төрағасының осы бөлімшеге қатысты бөлігіндегі тапсырмаларымен қоса хаттамалық шешімдерінің орындалуын бөлімше басшысы және жауапты орындаушы бақылайды.

Бөлімшенің жауапты қызметкері орындауды немесе жауап беруді талап ететін құжаттарды бақылауға алуға, күн сайын Банкке келіп түсетін хат-хабарларды, Банктің ішкі құжаттарын электронды тіркеу журналдарын, сондай-ақ бөлімшелердің ішкі құжаттарын тіркеу журналын қарауға және бақылау құжаттарының уақытылы орындалуына қажетті шараларды қолға алуға міндетті.

Бөлімшеге келіп түскен құжаттарды тіркеген кезде бөлімшенің жауапты қызметкері бақылаудағы құжаттар бойынша келіп түскен құжаттарды тіркеу журналында орындалу мерзімі туралы тиісті белгілер қояды және бұл туралы бөлімше басшысына хабарлайды.

Бөлімшенің жауапты қызметкері орындау мерзімі туралы орындаушылардың есіне салады және бөлімше басшысына апта сайын бөлімшенің бақылаудағы құжаттарды орындауы туралы мәлімет беріп отырады.

Құжат орындалғанға дейін және\немесе осы мәселе бойынша жауап берілген құжат жөнелтілгенге дейін және жауапты бөлімше уәкілетті бөлімшеге жауап берілген құжаттың номерін, күнін және жауап берілген құжатқа қол қойған лауазымды тұлғаның аты-жөнін көрсете отырып тиісті түрде толтырылған тіркеу-бақылау карточкасын ұсынғанға дейін бақылауда тұрады.

Құжатты бақылаудан алу туралы шешімді Банктің басшылығы қабылдайды.Егер мәселе ауызша шешілсе, онда жауапты бөлімше Банк басшылығына осы құжатты бақылаудан алу туралы дәлелді өтінішпен қызметтік хат береді.

Бөлімшенің жауапты қызметкері бақылауға алынған құжат орындалғаннан кейін электронды құжат айналымының шағын жүйесіндегі бірден тапсырмалардың орындалғаны жөнінде есеп құрып, оны уәкілетті бөлімшеге жіберуге, ал Банк органдарының тапсырмалары орындалғаннан кейін – Банктің жетекшілік ететін басшылығына және Банк органдарының шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлерге жіберу міндетті.

Егер бақылауға алынған құжат обьективтік себептерге бөлімше тапсырма берген және орындау мерзімін белгілеген тиісті лауазымды тұлғадан орындау мерзімін ұзарту туралы жазбаша рухсат алуы тиіс, ал Банк органдарының шешімі бойынша жауапты бөлімше белгілеген тәртіппен Банк органдарының қарауына орындау мерзімін өзгерту туралы қаулының жобасын дайындап, ұсынады.

Бөлімшенің жауапты қызметкері құжаттың орындалу мерзімін өзгергені туралы тиісті ақпаратты (тіркеу-бақылау карточкасы тиісті белгі қою үшін тиісті рухсаттың көшірмесін ұсына отырып) уәкілетті бөлімшеге ұсынады, бұл ретте құжат бақылауда қала береді.

Бақылауға алынған құжаттардың белгіленген мерзімде орындалуына және олардың мерзімінде орындалуы туралы ақпараттың шынайылығына жауапкершілікті басшылық және көрсетілген құжаттарды орындау тапсырылған бөлімшенің жауапты орындаушылары көтереді.

Электронды құжат айналымының шағын жүйесін пайдаланушылар олардың тиісті құжаттарды орындағаны жөнінде мәліметтерді шағын жүйеге өз бетінше енгізуге міндетті, осының негізінде орындалуын бақылау жүзеге асырылады.

2.4 «Центр Кредит» банкісінің жіберілетін және келіп түскен құжаттарын қабылдау және өткізу тәртібі.

«Центр Кредит» банкісіне келіп түскен құжаттар бастапқы өңдеуден өткізіледі және тіркеліп, «Центр Кредит» банк басшылығына немесе бөлімшелерге, содан кейін орындаушыларға беріледі.

Келіп түскен хат-хабарды қабылдауды, өңдеуді, (ашу, тапсырысты хат-хабардың, сондай-ақ құжаттар көрсетілген қосымшалардың салынғандығын тексеру, белгілеу, мөртабан қою), тіркеуді, бөлімшелер арасында бөлінуді, оларға жіберетін хат-хабарларды жеткізіп беруді уәкілетті орган орындайды.

Келіп түскен хат-хабарларды қабылдау және өңдеу тәртібі

«Центр Кредит» банкке хат-хабар байланыс бөлімшесі, фельдъегер қызметі, республикалық арнайы байланыс қызметі, хат-хабарды жеткізу жөніндегі курьерлік қызметті орындайтын фирмалық (бұдан әрі – байланыс кәсіпорындары), электронды почта құралдары және факсимильді байланыс және курьерлер арқылы (қолына тапсыру) келіп түседі.

«Центр Кредит» банкке келіп түскен хат-хабарларды уәкілетті бөлімшелердің қызметкерлері жұмыс күндері сағат 9-дан 18-ге дейін, ал сенбі және мереке күндері уәкілетті бөлімшелердің кезекшілері – сағат 9-дан 14-ке дейін қабылдап, тіркейді.

Байланыс кәсіпорындарынан тапсырысты және жай хат-хабарлар байланыс кәсіпорындарымен келісілген кесте бойынша белгіленген жеткізу мерзімдерін сақтай отырып қабылданады. «Центр Кредит» банктің атына жолданған хаттарды уәкілетті бөлімше сенімхат бойынша алады. Хат-хабарды ашып, электронды құжат айналымы шағын жүйесінде тіркегеннен кейін тиісті бөлімшелерге қолхатпен беріледі.

«Центр Кредит» банктің атына почта байланысы кәсіпорындары арқылы жіберілген бандеролдар мен почта жіберілімдерін уәкілетті бөлімшенің қызметкері сенімхат негізінде алады және электронды құжат айналымы шағын жүйесінде тіркелгеннен кейін оларды белгіленуі бойынша тапсырады.

Пакеттерден шыққан банкноттар мен металл ақшаларды қолма-қол ақшамен жұмыс жүргізу бөлімшесіне қолхат арқылы беріледі.

Уәкілетті бөлімше «өз қолына» грифімен таңбаланған, тіркеліп және хат иесіне ашылмай берілетін пакеттерден басқа пакеттерді ашады. Егер хат иесі «өз қолына» грифі бар конвертті ашқаннан кейін оның ішінде хат, қызметтік құжаттар, өтініш, арыз болса, олар дереу конвертімен қоса тіркеу үшін уәкілетті бөлімшеге берілуі тиіс. Осы пакетті (конвертті) тіркеген уәкілетті бөлімшенің қызметкері құжат деректемелерін электронды құжат айналымы шағын жүйесіне енгізуге міндетті.

Пакеттерді, конверттерді және басқа орамдарды ашқан кезде құжаттардың жіберілген мекен-жайының және дұрыс ресімделуі, түгел болуы және бүтіндігі, қосымшалардың болуы тексеріледі.

Дұрыс жіберілмеген немесе қателесіп жіберілген құжаттар, сондай-ақ дұрыс ресімделмеген және қателесіп салынған құжаттар жіберушіге келесі жұмыс күнінен кешіктірілмей себебі көрсетіліп қайтарылады.

Тапсырысты хат-хабар салынған конвертті ашқан кезде құжаттың номірін тізімдемеде немесе конвертте көрсетілген нөмірмен салыстырып тексереді. Салынған құжаттардың нөмірі мен тізімдемелердегі немесе конверттердегі нөмірлері сәйкес келмеген жағдайда, сондай-ақ конверт ішінде құжат болмаған кезде жауапты бөлімше алынған конвертпен келген хатқа қосымша жолдай отырып, бұл жөнінде жіберушіге хабарлайды.

Ішіне салынған құжаттар тексерілмей тұрып бірнеше конвертті бірдей уақытта ашуға болмайды.

Келіп түскен хат-хабарлардың конверттері сақталады және мынадай жағдайларда:

жіберушінің мекен-жайы, құжаттардың жіберілген және алынған күні конвертте ғана көрсетілген болса;

құжаттардың жасалған күні мен олардың жіберілген күнінің почта мөртаңбасына сәйкес уақыт бойынша айырмашылығы 5 (бес) күнтізбелік күннен артық болса;

егер конверт хат-хабарларға ақы төлеу жөніндегі шығыстарға айғақтама құжат ретінде қажет болса;

егер конвертке орындау парақтары, сот және құқық қорғау органдарының құжаттары, азаматтардың өтініштері, қаржы ұйымдарының есептері салынса, құжаттарға қоса беріледі.

Басқа жағдайларда конверттердің ішіндегілерді тексерілгеннен кейін жойылады.

Уәкілетті бөлімшеге келіп түскен тапсырысты почта жіберілімдерінің орауы бүлінген болса, бұл туралы міндетті түрде байланыс кәсіпорнының белгісі болуы керек.

Бүлінген конверттердің ішіндегілері оған салынған тізімдеме бойынша тексеріледі. Конверт ішіндегілері түгел болмаған жағдайда уәкілетті бөлімшенің конвертті қабылдап алған қызметкері еркін нысанда екі дана етіп акт жасайды. Актіде бүліну сипаты және барлық жетпейтін салымдар нақты аталып көрсетіледі. Бүлінген конвертте тізімдеме болмаса, оның ішіндегілер түгел тізімделеді. Актінің бір данасы келесі жұмыс күнінен кешіктірілмей жіберушіге жолданады, екінші уәкілетті бөлімшеде қалдырлады.

Қате жіберілген хат-хабарларды және төлем құжаттарын алған кезде уәкілетті бөлімше оны дәл сол күні жіберушіге жіберілген қатесі туралы хабарлай отырып, межелі жерге жібереді. Егер хат немесе құжаттың кімге жіберілгендігі анық болмаса, мұндай хат-хабар ілеспе хатпен бірге жіберушіге қайтарылады.

Егер хаттың ішнде онда көрсетілген қосымшалар болмаса, уәкілетті бөлімше қосымшалардың жоқ екендігі туралы белгісі бар хатты орындаушы бөлімшеге береді, ол жіберушіге жетпейтін қосымшаларды жіберу туралы сұрату салады.

Келіп түскен хат-хабардың мазмұнын алдын ала зерделеп, оны тіркегеннен кейін электронды құжат айналымы арқылы «Центр Кредит» банк Төрағасының немесе оның орынбасарларының (олардың арасындағы міндеттердің бөлінуіне сәйкес) немесе тиісті бөлімшелердің басшыларының қабылдау бөлмесіне (егер құжаттарды міндетті түрде «Центр Кредит» банк басшылығының қарауы талап етілмейтін болса) беріледі.

Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінен, Қазақстан Республикасының Парламентімен, Қазақстан Республикасы Премьер-Министірінің Канцеляриясынан, министірліктер мен ведомстволардан, «Центр Кредит» банктің филиалдарынан, өкілдігінен және ұйымдарынан, сондай-ақ «Центр Кредит» банк басшылығының шешімін талап ететін, заңды және жеке тұлғалардан келіп түскен хат-хабарлар «Центр Кредит» банк басшылығының қарауына беріледі.

«Центр Кредит» банк басшылығы құжаттарды келіп түскен күні қарауы тиіс. «Центр Кредит» банкке сағат 16-дан кейін келіп түскен хат-хабарға «кешкі хат-хабар» («вечерняя корреспонденция») деген мөртабан басылады және ол келесі жұмыс күні қаралуы мүмкін.

«Центр Кредит» банк басшылығы құжаттарды қарағаннан кейін электронды құжаттар айналымының шағын жүйесінде (электронды қол қою арқылы) және\немесе қағаздағысына бұрыштама қояды және қажет болған жағдайда электронды қол қояды. Бұрыштама қойылған қойылған құжаттар орындау үшін бөлімшелерге жіберіледі.

Орындау бірнеше бөлімшеге жүктелген құжаттар оларға бір мезгілде жіберіледі. Жиынтық құжат әзірлеуге жауап беретін бөлімшеге жиынтық құжатты бұрыштамада көрсетілген мерзімде әзірлейді, мұндайда қоса орындаушылар орындау мерзімі басталғанға дейін екі жұмыс күнінен кешіктірмей құжатты жинақтау үшін ұсынуы тиіс (орындау мерзімі құжатты алғаннан кейін үш жұмыс күнінен аспайтын құжаттарды қоспағанда). Қажет болған жағдайда жиынтық құжат әзірлеу (шақыру) жүктелген бөлімше мүдделі бөлімшелерден тиісті ақпарат сұратады не әзірленген құжатты олармен келіседі.

Мемлекеттік органдардың «Центр Кредит» банкке келіп түскен заңдарын, жаңалықтарын, қаулыларын, өкімдерін және басқа да актілерін «Центр Кредит» банк басшылығы қарағаннан кейін заң бөлімшесіне, сондай-ақ «Центр Кредит» банк басшылығының қарарына сәйкес басқа бөлімшелерге беріледі.

Хат-хабарды алған кезде бөлімшенің жауапты қызметкері оның уақтылы жеткізілгендігі және келіп түскен құжаттарда көрсетілген барлық қосымшалардың болуын тексереді.

Құжат қателесіп жіберілген жағдай, өз бөлімшесі басшысының белгісімен құжаттың артқы бетінде күнін көрсетіп кідіртпе уәкілілетті бөлімшенің қызметкері бірден қайтаруға міндетті.

Уәкілетті бөлімшеден алынған хат-хабар жауапты бөлімше басшысының қарауына беріледі.

«Центр Кредит» банк бөлімшесінің басшысы құжаттардың жедел қаралуын, олардың келіп түскен күннен кейінгі жұмыс күнінен кешіктірілмей орындаушыларға жеткізілуін құжаттардың мәселенің мәніне сай уақтылы және сапалы орындалуын бақылауды қамтамасыз етеді.

Бөлімше басшысы құжаттарды қарау кезінде шұғыл орындауды қажет ететін құжаттарды бөліп алады, бұлар бірінші кезекте қаралады.

Бөлімше басшысы құжатты қарағаннан кейін бұрыштама қойды және құжатты нақты нақты орындаушыға жібереді.

Заңды тұлғалардың екінші рет жіберілген хаттарын қараған кезе бұрынғы өтінішті қарағандағы материалдар мен оларға жазылған жауаптар қос қаралады. Егер екінші рет жіберілген өтініште жаңа тұжырымдар болмас және авторларға белгіленген тәртіппен жауап жіберілген болса, мұндай өтініштер қосымша қаралуға жатпайды және бұл туралы авторға жазбаша хабарланады.

Егер келіп түскен құжат кез келген сұртуға жіберілген жауап немесе одан бұрынғы жазысқан хаттарға сілтеме болса, бөлімшенің айналымы шағын жүйесіндегі осы құжатқа қатысты жазысқан хаттарды қажет болған жағдайда іріктеп алуға міндетті.

Бөлімшенің жауапты орындаушысы құжатты орындағаннан кейін оны іс номенклатурасына сәйкес іске тігеді.

Жіберілетін құжаттарды әзірлеу және өткізу тәртібі

Жіберілетін ішкі құжаттарды әзірлеу тәртәбіне құжаттың жобасын жасау, келісу, қол қою (бекіту, мақұлдау) тарлымын әзірлеу (қажет болған жағдайда) және оны жіберу жатады.

Нормативтік құқықтық актілерді жіберілетін және хат-хабар болып табылмайтын ішкі құжаттарға ілеспе хат жазылады.

Орындаушы ақпаратты компьютерлік өңдеу құралдарының көмегімен әзірлейді, Нұсқаулықтық талаптарына сәйкес ресімдейді және электронды құжат айналымының шағын жүйесінде файл түрінде сақтайды.

Орындаушы құжатты әзірлегеннен кейін электронды құжат айналымын шағын жүйесінде бөлімшенің жұмыс құжаттарын тіркеу журналында тіркейді және келісу мен қол қою рәсімін бастайды.

Орындаушы құжатты қол қоюға бергенге дейін оның мазмұнын, дұрыс ресімделуін, қажетті бұрыштамаларының болуын және қосымшаларын тексеруі тиіс. Құжат оны әзірлеген кезде негізге алынған материалдармен бірге қол қоюға беріледі.

Бұрыштама қою және электронды қол қою рәсімдерінен кейін орындаушы электронды құжат айналымының шағын жүйесінде қол қойлған құжатты өз бөлімшесінің жауапты адамына жібереді, мұнда қажет ресіми электронды журналдарда тіркеледі. Егер құжат жіберілетін хат-хабар болып табылса орындаушы оны алдын-ала қағазға басып шығарады және құжатқа бөлімше басшысы («Центр Кредит» банктің Төрағасын немесе осы бөлімшеге жетекшілік ететін Төрағасының орынбасары) қол қойғаннан кейін қол қойылған құжатты электронды түрде немесе қағазбен өз бөлімшесінің жауапты қызметкеріне жібереді, бұл орайда бұрыштамалар қағазбен жіберілгенде қайта жиналмайды.

«Центр Кредит» банкісінің Төрағасы және Төрағаның орынбасарлары қол қойған, Қазақстан Республикасының мемлекеттік билі, басқару және құқық қорғау органдарынан жіберілетін құжаттар оларды алушыларға почта байланысы кәсіпорындары арқылы немесе қолма-қол жіберу үшін қағазбен уәкілетті бөлімшеге жіберіледі.

«Центр Кредит» банк Төрағасының орынбасарлары немесе бөлімше басшылары қол қойған басқа да құжаттар почта байланысы кәсіпорындары арқылы жіберу үшін қағазбен және электронды түрде электронды құжат айналымының шағын жүйесіне уәкілетті бөлімшеге жіберіледі.

Бөлімшенің жауапты қызметкері хат-хабарларды жіберудің алдында міндетті түрде:

мекен-жайдың дұрыс жазылуын, жауап хаттарда сұратудың

деректемелердің (нөмірі және күні) сілтемелердің болуын;

жіберілетін құжаттың соңғы бетінде қол қоюға құқық берілген адамның қолының, сондай-ақ орындаушысының фамилиясы мен телефон нөмірінің болуын;

жіберілетін құжатта жіберу күні, жіберу нөмірі болуын;
сыртының дұрыс ресімделуін;

қоса жіберілетін құжаттардың түгел болуын орындаушымен бірге тексеруі тиіс.

Бөлімшенің жауапты қызметкері басқа ұйымдарға жіберілетін құжаттарды уәкілетті бөлімшеге жеке тапсыруы тиіс.

Уәкілетті бөлімшеге жіберілетін құжаттардың жұмыс күнінің ішінде, бірақ жіберілетін құжаттарды ресімдеуге арналған үзілістерді ескере отырып 17 сағат 30 минуттан кешіктірмей қабылдайды.

Уәкілетті бөлімшеге сағат 15-тен кейін түскен хат-хабарлар келесі жұмыс күні жіберіледі.

Жеке тұлғаларға, Тәуелсіз Мемлекеттер Достастығы елдеріне және алыс шет елге жолданатын жіберілетін хат-хабар почта мекемесі арқылы жіберіледі. Бұл орайда бөлімшенің жауапты орындаушысы уәкілетті бөлімшеге 2 (екі) данада бөлімшенің басшысы немесе оның орнындағы адам қол қойған №103 нысандағы құжат (Нұсқаулықтың 1-қосымшасы) ұсынады. Тиісті хат-хабардың жіберілгені почта мекемесінің түбіртегі арқылы расталады.

Жіберілетін хат-хабарды уәкілетті бөлімшенің көмегісіз жібергенде, құжат электронды құжат айналымының шағын жүйесінде «Қолма-қол жіберілді» деген белгімен тіркеледі.

Уәкілетті бөлімше электронды құжат айналымының шағын жүйесінде тіркелінбеген хат-хабарларда жіберуге қабылмамайды.

Бір уақытта және бір мекен-жайға жіберілетін құжаттар бір конвертке салынады.

Қорытынды

Қорыта айтқанда, құжаттар қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Құжаттардың саяси, тарихи құқықтық, экономикалық маңызы өте зор. Мемлекет, республика, қала, кәсіпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда құжаттар ақпараттық табылмас қайнар көзі бола алады. Құжаттар фактілерді, оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ қызметін де атқарады.

Адам өмірі де құжаттармен тікелей байланысты. Адам дүниеге келгенде оған алғаш келгенде оған алғашқы құжат – тууы туралы куәлік жазылады. 16 жасқа келгенде жеке басын растайтын құжат – жеке куәлік алады. Мектепті бітіргендігі – орта білім туралы аттестатпен расталады. Жоғарғы оқу орнына түсу үшін түрлі үлгідегі іс қағаздарын жазады. Жоғарғы оқу орнын бітірген шақта диплом беріледі. Жұмысқа орналасу барысында да арыз, резюме, жеке іс парағы т.б. іс қағаздарын жазады. Ал еңбек жолын бастағандығы еңбек кітапшасына жазады. Өмірдің түрлі жағдайында сенімхат, қолхат жазуға, еңбек келісімін жасауға, өмірбаян мен мінездеме жазуға, жеделхат, телефонхат, факс жіберуге тура келеді.

Құжаттар – басқару қызметіндегі негізгі бір сала. Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет ету барысында шығарған түрлі шешімдері, басқару істері, атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіру, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты. Іс қағаздарын жүргізу – басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Мекемелер арасындағы ақпарат алмасу хат, жеделхат, телефонхат сияқты құжаттар арқылы іске асады. Үкіметтің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұйрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі. Іс қағаздарын жүргізу – мекеме жұмысының нақты құжаттармен, деректермен реттелген, дәйектелген жүйесі.

Құжаттау деген кез-келген мекеменің қызметін, әрекетін көрсететін құжаттарды жасау, толтыру. Бұған дайын құжаттармен жұмыс та, сырттан келген құжаттармен жұмыс та, сондай-ақ оларды қабылдау, тіркеу ол бойынша жұмыс істеу, орындалуын бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау, архивке дайындау сияқты толып жатқан жұмыстар кіреді.

Құжаттарды қазақша жүргізу – пән ретінде жоғарғы және орта дәрежелі арнаулы оқу орындарында оқытыла бастады. Бұл пәннің міндеті:

Құжаттарды қазақша жүргізудің мемлекеттік құндылығын, әлеуметтік маңыздылығы, оның қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қызмет етуінің алғы шарттарының бірі екендігін ұғындыру.

Іс қағаздарын жүргізудің дербес ғылым екендігін таныту.

Іс қағаздарын жүргізудің тарих, саясаттану, архив ісі, тіл білімі, педагогика сияқты ғылым салаларымен байланысын көрсету.

Мемлекетіміздің арқа сүйер болашақ мамандық иелерін іс қағаздарын толтырудың мемлекеттік стандарттары мен толтыру әдістері, жазылу стилі, қызметі, мақсаты сияқты білім негіздерімен қаруландырып, қазақ тілінің қоғам дамуындағы рөлінің күшеюіне олардың өз септігін тигізуін қамтамасыз ету.

Құжаттардың түрлері, оларға қойылатын талаптар, олардың безендірілуі, лексикасы сияқты ерекшеліктерімен таныстыру.

Қазақ ресми іс қағаздар стилі халықтың қоғамдық өмірімен, мәдени өркендеуімен, әдеби тілдің дамып, жанрлық тармақталумен, қоғамдық қызметтің артуымен байланысты дамып, жетіліп отырған. Қазақ ресми іс қағаздар тілінің тарихына шолу жасай отырып, оның екі түрлі арнадан сусындағанын байқауға болады. Бірі – сонау көне дәуірінен бері үзілмей келе жатқан хан жарлықтары және басқа да ресми құжат үлгілері. Екіншісі – қазақ жерінің Россия мемлекетінің қол астына кіруімен байланысты қазақ тіліне аударылып таратылған орыс әкімшілік орындарының бұйрық-жарлықтары, заңдары, қатынас қағаздары. Яғни, қазіргі қазақ ресми іс қағаздар тілі жоқ жерден пайда бола салмаған, өзіндік тарихы бар құбылыс.

Іс қағаздарындағы көптеген терминдер орыс тілінен, орыс тілі арқылы басқа тілдерден енген. Олардың көпшілігінің қазақшаланған нұсқасы бар. Кейбірінің орыс тіліндегі нұсқасы да қазақшаланған нұсқасы да қатар қолданылып жүр. Оқулықта осындай нұсқаулардың әлі қалыптасып үлгермегендерін екі тілде қатар беріп отырдық. Мысалы, резолюция – бұрыштама, резюме – түйіндеме т.б. Протокол терминінің аудармасы ретінде осы уақытқа дейін мәжіліс хат, хаттама сөздері қатар қолданылып келді. Соңғы уақытта «хаттама» сөзі термин ретінде көп қолданылып, қалыптаса бастағандықтан оқулықта хаттама нұсқасын алдық. Хаттаманың қолға берілетін белгілі бөлігін (выписка из протокола) осыған дейін хаттамадан көшірме деп атап келдік. Енді осындағы көшірме сөзі копия сөзінің аудармасы және оның мағынасын дәл беретіндіктен және копиямен выписканы бір-бірімен шатастырмас үшін хаттамадан көшірме емес, хаттамадан үзінді деп алдық.

Біріншіден, екі терминді бір сөзбен атағанша, әрқайсысының өз атауы болғаны дұрыс, екіншіден, копия мен выписка бір нәрсе емес, үшіншіден, үзінді сөзі хаттамадан үзінді (выписка из протокола) деп аталатын құжаттың мағынасын көшірмеге қарағанда дәл ашады. Шынында да хаттамадан көшірме деп атап жүрген құжатымыз хаттаманың бүкіл мазмұнының көшірмесі емес, тек белгілі бір қажетті бөлігінің ғана үзіндісі.

Қазіргі таңда белең алған бір құбылыс іс қағаздарын, олардағы терминдерді түгелдей орыс тілінен аударып алып жатырмыз. Тіпті бір сөзін, бір тіркесін мүлт жібергіміз келмейді, түгендеп отырамыз, кейде осыны қатаң ұстанамыз деп шарттылыққа, түсінбеушілкке ұрынамыз, мысалы, орыс тіліндегі делопроизводсто термині іс қағаздарын жүргізу болып қалып тастаған, соңғы кезде орыс тіліндегі нұсқасында қағаз сөзінің баламасы жоқ болғандықтан оны алып тастап іс жүргізу деп айту, жазу, белең алып жүр. Негізінде іс жүргізу заң орындарында қолданылатын термин болып қалыптасқан. Беретін мағынасы да көпшілікке түсінікті – белгілі бір қылмысты істі жүргізу. Осыған орай істі болды, ісі сотта қаралды, қылмысты іс тоқтатылды, істі жүргізу пәленшеевке тапсырылды деген сияқты тіркестерді жиі қолданамыз. Олай болса делопроизводство сөзін іс жүргізу деп алудың қанша қажеттігі бар? Оқулықта делопроизводство сөзі іс қағаздарын жүргізу деп берілді. Біріншіден іс қағаздарын жүргізу сөзі бұрыннан қалыптасып, тілге сіңісті болған, екіншіден өз мағынасын толық, айқын бере алады, үшіншіден іс жүргізу заң термині ретінде қалыптасқан, өзінің беретін мағынасы, атқаратын қызметі, қолданылу ерекшелігі бар, төртіншіден әрқайсысының өз атау тұрғанда екі термидні бір сөзбен беру қажеттігі жоқ, қазақ тілі бай, терминдердің баламалары да жетерлік, бәрін ғылыми негіз деп, байыптап алу керек.

Іс қағаздарын қазақша жүргізуді қалыптастыру үлкен де жауапты іс. Бұл қалыптасып, бір ізге түскенше іс қағаздарының түрлі нұсқалары, түрлі сөз қолданыстары белең алуы мүмкін. Оны жүйеге түсіру үшін де біраз уақыт керек болады. Біздің мақсатымыз іс қағаздарын жазудағы, оның стантарт нұсқаларын қалыптастырудағы өркениетті елдер тәжірибесіне сүйене отырып, ана тілінің өз заңдылықтарын сақтап, өз мүмкіншілігін сарқа пайдалана отырып ұлттық іс қағаздарын қалыптастыру.

Қазақ тілінің мемлекеттік тіл ретінде қызмет етуінің алғы шарттарының бірі – оның қоғамдық өмірдің әр алуан саласында қызмет етуі және соған орай іс қағаздарының қазақша жүргізілуі. Іс қағаздарының, ресми құжаттардың тілі бір жүйеге түспей, стильдік жағынан қалыптаспай, мемлекеттік ресми құжаттардың барлығы алдымен қазақ тілінде жазылмай, барлық құрылымдағы іс қағаздары қазақ тілінде жүргізілмей қазақ тілінің қолданыс аясы, қызмет қарымы өрісін кеңейте алмайды.

. Бұған дейін қазақтар саны басым алыс аудандарда ғана іс қағаздары қазақша жүргізіліп келгені мәлім. Қазіргі таңда республикада мемлекеттік органдар іс қағаздарын мемлекеттік тілде жүргізуге бет бұрды. Бұл әрине әр мекемеде әр түрлі дәрежеде атқарылып жатқан іс. Бұл үлкен істің оп-оңай орындалып, бір күнде қалыптаса қалмайтыны белгілі. Осыған байланысты проблемалар да жетерлік.

Оның бірі – мемлекеттік қызметшілердің ана тілінде еркен сөйлеп, жаза алмайтыны. Ал орыс тілді кез-келген маман орыс тіліндегі ресми құжатты еркін жазып шығады. Бұның себебі, біріншіден, тілді жетік меңгергендігі болса, екіншіден орыс тіліндегі іс қағаздары ғасырлар бойы уақыт тезінен өтіп әбден қалыптасқан, қай салада да дайын, мәтіндері стандартқа айналған.Оларда бұл дәстүрлі мектеп. Біздің қазақ тіліндегі іс қағаздарын да осындай дәрежеге көтеруіміз керек.

Екінші проблема – қазақ тілінде іс қағаздарын жүргізуге байланысты оқулықтар, оқу құралдары, сөздіктер, іс қағаздарының үлгілері өте аз, жоққа тән десе де болады.

Үшінші проблема – жоғары оқу орындарында да, арнаулы оқу орындарында да іс қағаздарын қазақша жүргізуге байланысты пән, арнаулы курс оқу бағдарламасына енгізілмеген, сондықтан оқу орнын аяқтаған маман өндіріске я мемлекеттік органға іс қағаздарын қазақша жүргізуге еш дайындықсыз келеді.

Осыған орай болашақ «құжаткер» маманы ретінде қазақ тілінде іс жүргізу құжаттары жайлы кітаптар көптеп шықса, толығымен кәсіпорын, мекеме т.б. құжаттары қазақ тілінде жүргізілсе, құжат жүйесі толығымен дамыса және ана тіліміздің заңдылықтарын сақтар, ұлттық іс қағаздарды жүргізуді дамытсақ деп өз ойымды білдіріп отырмын. Бүгінгі таңда бұл үлкен мәселе. Осы мәселелерді қолға алсақ, еліміз үлкен дәрежеге қол жеткізеді деп ойлаймын.

Пайдаланған әдебиеттер:

Постановление Кабмина РК от 30.06.1992 г.
Закон о государственной службе РК, Астана, 1999 г.
Комышев А. Основы документационного обеспечения управления, 2000 г.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, Алматы, 2000 г.
Ресми іс қағаздарын дайындауға және ресімдеуге арналған анықтамалар. Алматы 2002 ж.
Ресми іс қағаздар. Алдашева А., Ахметжанова З.
Іс қағаздарын жүргізу. Шалабай Б.
Іс қағаздарын қазақша жүргізу. Дүйсенбекова Л. Алматы 2001 ж.
Құжатпен іс жүргізу. Спишников Н.В.
Іс жүргізу. Мирсерман М.А.
Құжаттар және іс жүргізу. Лихошев М.Т.
Ақша, несие, банк. Қаржы және Статистика баспасы 1998 ж.
Қазақстан Республикасының банкінде іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулық. Алматы, 2003ж.
Іс жүргізу. Жақып А. Астана 2000 ж.
15. «Меморандум о кредитной политике АО «БанкЦентрКредит», 2004 год.
16. С.С.Арыстанбаева, Л.Ж.Кельбуганова «Банки и кредитная политика в условиях перехода экономики», материалы международной научно-практической конференции Алматы, статья «Оценка финансовых коэффициентов предприятий для предоставления кредита», Алматы, издательство «Экономика, 1999 год.
Банк операциялары. Тасыбаева А.С. Алматы 1999 ж.

18.Ежемесячный финансовый журнал « Банки Казахстана» № 8, 2004

19.Банки и банковские операции: Учебник. (Под. ред. Проф. Е.С. Жуков. – М: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998. – 471 с.

20.Банковское дело (Под ред. О. М. Лаврушина. – М: Финансы и статистика, 1998.

21.Банковское дело: Учебник./Под. Ред. В.И.Колесникова, Л.П.Кроливицкой. – М: Финасы и статистика, 1996.

Больше 13 тысяч иностранцев работают в Казахстане

В Афганистане женщинам запрещено разговаривать друг с…

Беспилотники обстреляли Тамбовскую область

Эрдоган вынужден прервать БРИКС. Число жертв теракта…

В Америке Трампа сравнили с фашистом

Америка грозит уничтожением военным из КНДР, которые…

Первый шаг к завершению военного конфликта предложил…

Израиль сообщил о ликвидации важного финансиста «Хезболлы»

Умер известный турецкий политик Мухаммед Фетхуллах Гюлен

В последнем интервью Юлия Навальная заявила о…

Дипломдық жұмыс: Центр Кредит» банкісінің басқару құжаттарының орындалуы

«Орыс, не нравится – езжай в Россию? Я такой же казахстанец, как и вы» – блогер Ramindanil отвечает на критику

Казахстанцы восхитились русской свекровью и ее уважением к казахским традициям (ВИДЕО)

Хищение более 320 миллионов “Озенмунайгаз“ : задержан директор «Кезби»

Казахстан — России: Это «игра», в которую можно играть вдвоем

В ближайшие год, два, Россию ждет катастрофа

О НАС

Мобильное приложение

Наши контакты