Дипломная работа: Организация работы с документами в ТОО «АМК»

Актуальность работы. Для любой современной организации жизненно важно постоянно совершенствовать механизм оформления и составления управленческой документации, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности казахстанских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования делопроизводства.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос о грамотности и своевременности составления управленческой документации становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят следующим образом:

— структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

— это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;

— приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;

— для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

— оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита бюджета.

Осознав важность совершенствования оформления и составления управленческой документации, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь автоматизировать указанный процесс. Может быть основной является проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение состоит в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основным недостатком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур.

Одним из самых важных факторов успешного развития предприятий является качество его управления. Следствием качественного управления будет рост оборота, прибыли и благосостояния сотрудников. С нашей точки зрения ошибкой является попытка решать задачи совершенствования оформления и составления управленческой документации только лишь в рамках автоматизации прикладных процедур, т.к. это приводит к нарушению принципов ведения делопроизводства по единым правилам в масштабах всей организации из-за разных представлений разработчиков АРМ о сущности ДОУ и несовместимости продуктов разных производителей.

Делопроизводственные функции должны выполняться независимо от всех остальных. В масштабе всего предприятия и по единым правилам на базе Единой Системы Управления Документами. Прикладные задачи должны обращаться к системе ведения делопроизводства в моменты обработки информации для проверки правильности и корректности своих действий. Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективный механизм оформления и составления управленческой документации для совершенствования качества управления, существуют две серьезные задачи:

— совершенствование всей работы по подготовке и обработке управленческой документации, путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ);

— выбор правильной стратегии автоматизации.

Тем не менее, проблема автоматизации механизма оформления и составления управленческой документации не является главенствующей в деле совершенствования указанного процесса. Нередко препятствием на пути к грамотному оформлению управленческой документации становится некомпетентность сотрудников предприятия по части работы с управленческими документами.

Объектом исследования в данной работе становятся общие требования к оформлению и составления управленческой документации, а также особенности применения этих требований в практической деятельности ТОО «АМК» г. Алматы.

Задачами данной работы в этой связи становится анализ:

— практики управления и составления управленческой документации в Республике Казахстан;

— содержания, структуры и стиля изложения управленческих документов;

— состава, классификации, унификации и реквизитов управленческой документации;

— типологии управленческой документации;

— создания, хранения и программного обеспечения аппаратных средств при производстве документов организации;

— требований к управленческим документам, изготовленным с помощью печатающих средств;

— формирования текстовых документов в программе Microsoft Word;

— работы с документами посредством программы Microsoft Excel;

— организации работы с документами в ТОО «АМК»;

— механизма работы с документами в ТОО «АМК»;

— проблемы и перспектив совершенствования работы с документами в ТОО «АМК».

Глава 1. Управление документами и составление управленческой документации в Республике Казахстан

1.1. Содержание, структура и стиль изложения управленческих документов

Содержание и структура текста управленческого документа в значительной мере зависят от его функционального назначения. В то же время содержание и структура управленческих документов является в значительной степени однородной, устоявшейся[1]. Содержание и структура текста наиболее распространенных управленческих документов регламентируется соответствующими разделами Методических рекомендации по унификации текстов. Так, типовая структура большинства управленческих документов предполагает наличие следующих компонентов:

а) обращение к адресату;

б) вводная часть (в небольших по содержанию документах она может отсутствовать или объединяться со следующей частью текста) или введение;

в) констатирующая часть;

г) заключительная часть или заключение;

д) предложения и выводы.

Текст отдельных управленческих документов может состоять и из какой-то одной (основной для данного вида документа) части, например, текст приказа — только из приказной части, текст письма — только из изложения просьбы, текст справки — только из описания фактов и сведений и т.п.[2]

Текст сложных и объемных управленческих документов обычно делится на части, разделы, главы, пункты и подпункты. Каждый раздел документа должен иметь заголовок, нумерация пунктов — быть сквозной, при этом части и главы принято обозначать римскими цифрами, пункты — арабскими цифрами, а подпункты — строчными буквами русского алфавита.

Чаще всего тексты управленческих документов оформляются в виде связанного (так называемого сплошного) текста, а в необходимых случаях — в виде анкеты или таблицы. Допускается также сочетание перечисленных видов и способов представления текста. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. При этом характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы, а на второй и всех последующих страницах указывается не полное название, а номера соответствующих граф.

Составление текста управленческого документа должно начинаться с изучения существа вопроса, действующих по данному вопросу норм законодательства, руководящих документов, а в необходимых случаях и соответствующего справочного материала, в том числе материалов служебной переписки, уже имеющихся в распоряжении разработчика. Проекты документов могут составляться на отдельных листах в специальных рабочих тетрадях или в виде файла[3]. При этом следует помнить, что служебные документы составляются от имени юридического лица — организации (предприятия, учреждения). При составлении текста управленческого документа следует придерживаться общепринятых правил, обеспечивающих законность и наибольшую целесообразность его использования, способствующих его последующему своевременному исполнению и эффективному воздействию на ситуацию. Согласно этих правил, наиболее существенным и характерным для содержания текста документов деловой переписки является:

соответствие содержания нормам законодательства и требованиям руководящих документов;
обоснованность (соответствие фактам) констатирующей части содержания;
конкретность и реальность приказной (распорядительной) части содержания;
оригинальность содержания (содержание не должно дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, но при необходимости иметь соответствующие ссылки на них);
краткость, четкость, однозначность формулировок;
соответствие грамматике и орфографии языка[4].

Тексты управленческих документов составляют на русском или казахском языке в соответствии с законодательством РК о государственном языке.

Следует также сказать несколько слов о специфике стиля изложения управленческих документов. В соответствии с общепринятыми на этот счет правилами текст управленческого документа следует излагать в официально-деловом стиле, представляющем собой функциональную разновидность русского языка и предназначенную для использования (общения) в процессе управления организацией (предприятием, учреждением), в том числе и посредством документов. Специфическими чертами данного стиля является:

подчеркнутая официальность, находящая свое выражение в особых формах письменного общения (обращения) между должностными лицами, соблюдении жестко определенных правил оформления управленческих документов;
адресность, подразумевающая наличие конкретных субъектов (участников) управленческой деятельности, — отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) документов;
повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью таковых из числа находящихся в постоянном обращении при составлении управленческих документов;
тематическая ограниченность управленческих документов, в которых, как правило, не освещается более одного-двух крупных вопросов;
нейтральный тон изложения содержания управленческого документа, предполагающий отказ от разного рода «лирических отступлений», вольных эпитетов и многословия;
лаконичность, ясность и точность[5].

При составлении текстов управленческих документов также рекомендуется:

пользоваться преимущественно простыми предложениями;
применять устойчивые словосочетания и обороты речи, а термины — исключительно в однообразном, общепринятом толковании. Терминология управленческого документа должна соответствовать установленной нормативными документами для той или иной деятельности. Термины, значение которых может быть адресатом недопонято, должны быть или исключены из текста документа, или откомментированы в подстрочном примечании;
использовать прямой порядок слов в предложении, при котором подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, вводные слова находятся в начале предложения;
не применять устаревшие слова и выражения (так называемые архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов;
не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в существо предложения, избегать неоправданного употребления иностранных слов;
использовать сказуемые либо в повествовательном («устанавливается», «содержится», «применяется») либо в повелительном («выполнить», «решить», «согласовать») наклонении.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

их юридическую силу;
оперативное и качественное их исполнение и поиск;
возможность автоматизированной обработки документов[6].

1.2. Состав, классификация, унификация и реквизиты управленческой документации

Деятельность организации обеспечивается управленческой документацией, ее состав определяется компетенцией организации, порядком решения вопросов (на принципах единоличной распорядительной деятельности или коллегиальности), объемом и характером связей с другими организациями.

В целях решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности в организации создаются следующие виды управленческих документов:

1) организационно-правовые (уставы, положения, регламенты, инструкции, штатные расписания и другие);

2) распорядительные (постановления, приказы, распоряжения, решения и другие);

3) справочно-информационные (акты, договоры, докладные и объяснительные записки, заключения, отзывы, перечни, письма, сводки, соглашения, списки, справки и другие);

4) планово-отчетные (годовые, квартальные, месячные, индивидуальные, другие планы и отчеты);

5) подтверждающие трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение.

Организация в соответствии со спецификой работы издает и иные виды документов.

Распорядительный документ отменяется или изменяется распорядительным документом организации-автора или вышестоящего органа. Действие распорядительного документа может быть приостановлено в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

Проект управленческого документа, затрагивающего интересы других организаций, должен быть предварительно согласован с ними. Разногласия по проекту документа оформляются приложением или указываются в сопроводительном письме[7].

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов организации, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записей хода заседаний, стенограмм, аудио- или видеозаписей и прилагаемых к протоколу документов, подготовленных к заседанию (докладов, выступлений, справок, экспертных заключений, проектов постановлений или решений, явочных листов, списков приглашенных). Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях, предусмотренных регламентами коллегиальных органов организации, выступавший должен визировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на аудио- или видеокассету, то они прилагаются к протоколу[8].

В пределах своей компетенции организация осуществляет переписку с другими организациями и отдельными гражданами.

Документы, направленные по телефаксу, электронной почте, дополнительно отправляются адресату почтовой или фельдъегерской связью.

В целях определения правил составления, оформления различных управленческих документов, способов, форм и методов работы с ними проводится их классификация и унификация, которые повышают оперативность работы с документами, обеспечивают быстрый их поиск в текущем делопроизводстве и снижают объем документооборота.

Классификация документов проводится по видам (постановления, приказы, протоколы, письма, акты, докладные записки, договоры и другие документы), форме (индивидуальные, типовые), содержанию (простые, сложные), происхождению (официальные, личные), месту составления (внешние, внутренние), срокам хранения (постоянного, временного), степени ограничения доступа (особой важности, совершенно секретные, секретные, с пометой «Для служебного пользования»).

Для классификации управленческих документов в организации составляется классификатор.

При разработке классификатора используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, должностные инструкции работников, типовая (примерная) номенклатура дел, номенклатура дел организации, перечни документов с указанием сроков их хранения, описи дел постоянного хранения и дел по личному составу.

Унификация документов заключается в разработке типовых форм и трафаретных текстов документов, правил их составления и оформления. Типовые формы и трафаретные тексты документов, как правило, оформляются в виде сборника.

Реквизиты являются обязательными элементами оформления официального документа. Их состав и схема расположения определены Государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1042-2001 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (Приложение № 1 к данной работе).

При изготовлении бланка письма (Приложение № 2) используются следующие реквизиты и ограничительные отметки для расположения реквизитов:

1) Государственный герб Республики Казахстан или эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания);

2) официальное наименование вышестоящего органа;

3) официальное наименование организации;

4) справочные данные об организации;

5) дата документа;

6) регистрационный номер документа;

7) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

8) адресат;

9) заголовок;

10) отметка о контроле.

При изготовлении бланков других видов управленческих документов, кроме письма используются следующие реквизиты и ограничительные отметки для расположения реквизитов:

1) Государственный герб Республики Казахстан или эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания);

2) официальное наименование вышестоящего органа;

3) официальное наименование организации;

4) наименование вида документа;

5) место составления или издания документа;

6) дата документа;

7) регистрационный номер документа;

8) заголовок к тексту;

9) отметка о контроле.

Государственный герб Республики Казахстан помещается на бланке документа в соответствии с законодательством о государственных символах Республики Казахстан и требованиями Государственного стандарта Республики Казахстан СТ РК 989-96 «Государственный герб Республики Казахстан. Технические требования».

Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводится на бланке в соответствии с учредительными документами организации.

Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) не помещается на бланке с изображением Государственного герба Республики Казахстан.

Официальное наименование организации-автора документа, официальное наименование ее вышестоящего органа должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими нормативными правовыми актами и/или учредительными документами организации.

Всякое юридическое лицо имеет свое наименование, позволяющее отличить его от других юридических лиц. Наименование юридического лица включает в себя его название и указание на организационно-правовую форму. Оно может включать в себя дополнительную информацию, предусмотренную законодательством. Наименование юридического лица указывается в его учредительных документах. В наименовании юридического лица не допускается использование названий, противоречащих требованиям законодательства или нормам общественной морали; собственных имен лиц, если они не совпадают с именем участников либо если участники не получили разрешения этих лиц (их наследников) на использование собственного имени.

Наименование юридического лица, являющегося коммерческой организацией, после регистрации юридического лица является его фирменным наименованием. Под определенным фирменным наименованием юридическое лицо вносится в единый государственный регистр юридических лиц.

Юридическое лицо имеет исключительное право использования фирменного наименования. Лицо, неправомерно использующее чужое фирменное наименование, по требованию обладателя права на фирменное наименование обязано прекратить использование такого наименования и возместить причиненные убытки.

Права и обязанности юридического лица, связанные с использованием фирменного наименования, определяются законодательством.

Запрещается использование в фирменных наименованиях, знаках обслуживания, товарных знаках юридических лиц, не являющихся государственными органами, указаний на официальные названия государственных органов Республики Казахстан, установленные законодательными актами, актами Президента и Правительства Республики Казахстан.

Сокращенное наименование организации приводится в том случае, когда оно закреплено в соответствующих нормативных правовых актах или учредительных документах, и размещается в скобках ниже полного наименования.

Наименования филиала, представительства или структурного подразделения организации указываются в том случае, если они являются автором документа, и располагаются ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, телексов, адрес электронной почты, номер банковского счета и, по усмотрению организации, другие сведения.

Наименование вида документа, издаваемого организацией, регламентируется законодательством Республики Казахстан, учредительными документами организации.

К примеру, согласно Закону Республики Казахстан от 27 ноября 2000 г. N 107-II «Об административных процедурах», управленческий правовой акт государственных органов должен отвечать следующим требованиям:

1) правовой акт не должен противоречить Конституции Республики Казахстан, законодательству и правовым актам вышестоящих государственных органов;

2) структура правового акта должна обеспечивать исчерпывающее раскрытие предмета регулирования, а содержание должно обеспечивать единообразное понимание и применение подготавливаемого правового акта;

3) в правовом акте должно быть четко изложено содержание намечаемых мер, исчерпывающе определен круг лиц, на которых распространяется действие правового акта и (или) которые несут ответственность за их реализацию в установленные сроки;

4) правовые акты, требующие реализации на нижестоящих уровнях управления, должны содержать конкретные поручения определенным государственным органам и (или) должностным лицам по их выполнению.

Правовые акты государственных органов, противоречащие требованиям Конституции Республики Казахстан и законодательству Республики Казахстан, являются недействительными с момента принятия и не должны применяться на территории Республики Казахстан.

При противоречии правовых актов, принятых государственными органами различных уровней, применяется правовой акт вышестоящего государственного органа.

При противоречии правовых актов, принятых государственными органами одного уровня, применяется правовой акт того органа, в чью компетенцию входит принятие данного решения. По заявлению заинтересованного лица решение о приоритете одного правового акта над другим принимается вышестоящим государственным органом или судом.

Правовой акт государственных органов, помимо вышеуказанных требований, должен содержать также следующие реквизиты:

1) наименование правового акта;

2) заголовок, обозначающий предмет рассмотрения данного акта;

3) место и дату принятия акта;

4) подпись (подписи) лица (лиц), уполномоченного (уполномоченных) подписывать соответствующий акт;

5) печать органа.

Датой управленческого документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.

Словесно-цифровой способ написания даты используется в документах, содержащих сведения финансового характера и определяющих права граждан, организаций, а также при ссылке на нормативные правовые акты. В остальных случаях применяется цифровой способ. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год — четырьмя арабскими цифрами, отделенными от месяца точкой. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ним проставляется ноль. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте документа, оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год.

Регистрационный номер управленческого документа состоит из собственного корреспондентского номера, индекса структурного подразделения-исполнителя и порядкового номера документа в регистрационной учетной форме. Регистрационный номер при отправке дополняется индексом дела по номенклатуре дел организации. На инициативных документах порядковый номер отделяется точкой.

Документ, переходящий на следующий год, незавершенный делопроизводством и требующий длительного срока исполнения, подлежит перерегистрации. Документу присваивается новый порядковый номер в регистрационной учетной форме, а прежний — заключается в круглые скобки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных в организациях-авторах, которые проставляются через косую черту (дробь) в порядке указания авторов документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего управленческого документа дается в ответном документе.

Место составления или издания документа указывается при составлении всех видов управленческих документов, кроме письма.

Гриф (помета) ограничения доступа проставляется в верхнем правом углу первого листа с указанием номера экземпляра.

Как правило, при адресовании документа организации, структурным подразделениям их наименования указываются в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ — в дательном падеже. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

При переписке внутри организации допускается указание в дательном падеже только фамилии и инициалов должностного лица.

Если документ адресуется в несколько однородных организаций, они указываются обобщенно.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа, и на каждом экземпляре документа указывается один адресат.

При адресовании документа юридическому лицу может указываться почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указываются почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

Утверждение управленческих документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа. Распорядительный документ составляется при необходимости дополнительных разъяснений и предписаний[9].

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициала имени, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа двумя и более лицами равных должностей грифы утверждения располагаются в алфавитном порядке наименований организаций.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕН», «УТВЕРЖДЕНЫ»), вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера.

В состав резолюции входят фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (поручений), срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Резолюция располагается в верхней части первого листа документа на свободном от текста месте.

Допускается оформление резолюции на отдельном бланке (фишке) с обязательным указанием (кроме фамилий исполнителей, содержания поручения, срока исполнения, подписи и даты) входящего регистрационного номера и отметки о реквизитах документа, к которому относится резолюция (автор, исходящий номер и дата документа).

Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать смысл текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту менее 10 строк и документу, выполненному на бланке формата А5, не составляется.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словами или штампами «Бакылау», «Контроль», «Бакылауга алынды», «Взято на контроль», литерами «Б», «К» и проставляется в верхней половине левого поля первого листа документа.

Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или их сочетания. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются просьбы, предложения, во второй приводятся обоснования, аргументы. В отдельных случаях в первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй решения, выводы, просьбы, рекомендации. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты[10].

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков выражаются именем существительным или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают на двух и более страницах, то графы таблицы нумеруются и на последующих страницах печатаются только их номера.

В отметке о наличии приложения, названного в тексте документа, проставляются количество листов, экземпляров, язык исполнения.

При наличии приложений, не названных в тексте, указываются их номера, наименования, количество листов, количество экземпляров и язык исполнения.

В приложениях к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишется слово «Приложение» с указанием порядкового номера приложения, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Подпись документа включает наименование должности лица, подписавшего документ; официальные наименования структурного подразделения и организации (если документ оформлен не на бланке); личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия). При подписании документа двумя и более лицами равных должностей их подписи располагаются в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии со служебной иерархией должностей. В документе, составленном комиссией, указываются не наименования должностей лиц, подписывавших документ, а их обязанности в составе комиссии. Документы коллегиальных органов организации (коллегий, советов и других) подписываются председателем и секретарем (председательствующим и лицом, проводившим запись).

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его должности и фамилии. Не допускается проставление предлога «За», надписи от руки «Зам.» или косой черты (дроби) перед наименованием должности.

Документ подписывается светостойкими чернилами. Не допускается подписание фломастером и авторучкой, заправленными улетучивающими чернилами.

Гриф согласования документа располагается в левом нижнем углу последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», («СОГЛАСОВАН», «СОГЛАСОВАНА», «СОГЛАСОВАНЫ»), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи и ее расшифровки, даты согласования. При согласовании документа двумя и более лицами равных должностей грифы согласования располагаются в алфавитном порядке официальных наименований организаций. При согласовании документа несколькими должностными лицами грифы согласования располагаются в соответствии со служебной иерархией.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим документом, то в грифе согласования указываются вид документа в творительном падеже, наименование организации, дата и номер документа.

Внешнее согласование документа с несколькими организациями может быть оформлено листом согласования.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, при необходимости — ответственными лицами финансовой, экономической и юридической служб. Виза включает в себя подпись визирующего, его расшифровку (инициал имени, фамилию), дату, при необходимости наименование должности визирующего. Замечания прилагаются к проекту документа и подписываются. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на управленческом документе. Документы, исполненные не на бланке, подлежат заверению печатью организации. Документы, исполненные на бланке, печатью не заверяются, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Казахстан. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи.

Отметка о заверении копии управленческого документа проставляется с целью придания ей юридической силы и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись и ее расшифровку, печать организации, дату заверения.

Отметка об исполнителе управленческого документа включает сокращенное слово «Исп.», фамилию, инициал имени (инициалы имени и отчества) исполнителя документа, номер его телефона и располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении управленческого документа и направлении его в дело включает ссылку на номер и дату документа, свидетельствующего о его исполнении (при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении), слово «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении управленческого документа и направлении его в дело подписывается и проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа или на его оборотной стороне.

Отметка о поступлении управленческого документа в организацию содержит номер входящего документа и проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Идентификатором электронной копии управленческого документа является отметка (колонтитул), содержащая наименование файла, код оператора, дату и другие поисковые данные, проставляемые в левом нижнем углу каждого листа документа.

1.3. Типология управленческой документации

Организационно-нормативные документы. Комплекс взаимосвязанных управленческих документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационно-нормативными документами. Эти документы составляются и оформляются в процессе создания новой организации на основании зарегистрированных учредительных документов. Перечень организационно-нормативных документов и комментарии к ним приведены ниже в таблице.

Наименование вида документа	Заголовок к тексту	Исполнитель	Примечание
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ	Аппарата предприятия	Заместитель руководителя предприятия	Утверждается руководителем предприятия и визируется юристом и главным бухгалтером
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ	Аппарата предприятия на … год	Заместитель руководителя предприятия	Утверждается руководителем предприятия и визируется главным бухгалтером
ПОЛОЖЕНИЕ	О структурном подразделении	Руководитель структурного подразделения	Утверждается руководителем предприятия
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ	Кому (кого)	Руководитель структурного подразделения или должностное лицо
ПРАВИЛА	Внутреннего трудового распорядка	Заместитель руководителя предприятия	Утверждается руководителем предприятия, согласуется с трудовым коллективом (общее собрание или совет) и визируется юристом
ПРИКАЗ	Об изменении вышеуказанных документов	Руководитель предприятия
ПРИКАЗ	О распределении обязанностей в руководстве

Распорядительные управленческие документы. Распорядительная деятельность предприятия документируется, в основном, приказами, издаваемыми руководителем предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое печатается прописными буквами в отдельной строке с 1-й позиции (с двоеточием в конце). Распорядительная часть приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее указываются исполнители (должностные лица или структурное подразделение) и сроки исполнения. Последний пункт приказа может содержать указание на должностное лицо, ответственное за исполнение приказа в целом.

На практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности. Выписка это копия определенной части приказа. В выписке должны быть все реквизиты приказа, а из распорядительной части берется только необходимая информация. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии («Копия верна» подпись секретаря).

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия (руководитель, его заместители, главные специалисты) могут издавать РАСПОРЯЖЕНИЯ и УКАЗАНИЯ. Эти документы аналогичны приказам, но констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: РЕКОМЕНДУЮ:, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ:, ПРЕДЛАГАЮ:, ОБЯЗЫВАЮ:.

Приказы по личному составу, как правило состоят из пунктов «Принять», «Уволить», «Перевести», под которыми указываются фамилии и основания для соответствующих действий.

Информационно-справочные документы. Процесс производственной деятельности отражается в документах, которые можно разделить на три группы:

— документы, создаваемые непосредственными должностными лицами (независимо от занимаемой ими должности);

— документы, создаваемые руководителями структурных подразделений;

— документы, создаваемые в результате работы коллегиальных органов.

Наименование вида документа	Заголовок к тексту	Исполнитель	Примечание
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ	Аппарата предприятия	Заместитель руководителя предприятия	Утверждается руководителем предприятия и визируется юристом и главным бухгалтером
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ	Аппарата предприятия на … год	Заместитель руководителя предприятия	Утверждается руководителем предприятия и визируется главным бухгалтером
ПОЛОЖЕНИЕ	О структурном подразделении	Руководитель структурного подразделения	Утверждается руководителем предприятия
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ	Кому (кого)	Руководитель структурного подразделения или должностное лицо
ПРАВИЛА	Внутреннего трудового распорядка	Заместитель руководителя предприятия	Утверждается руководителем предприятия, согласуется с трудовым коллективом (общее собрание или совет) и визируется юристом
ПРИКАЗ	Об изменении вышеуказанных документов	Руководитель предприятия
ПРИКАЗ	О распределении обязанностей в руководстве

Личное заявление, докладная (сообщение о выполнении порученного задания) или объяснительная (изложение причин невыполнения задания) записки пишутся конкретными должностными лицами (независимо от занимаемой ими должности)[11].

Служебная записка и представления пишутся руководителями структурного подразделения и связаны с трудовой деятельностью именно подразделения (перевод, поощрение сотрудников, изменение распорядка дня, улучшение условий работы и т.п.)

Для выполнения некоторого временного задания (инвентаризация оборудования, прием передача дел или оборудования, подготовка документов к уничтожению, прием объектов в эксплуатацию и т.п.) приказом руководителя предприятия создается комиссия. Результат работы комиссии фиксируется актом.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В вводной части указываются либо наименование документа, на основании которого проводится ревизия, проверка, либо событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Кроме того, указывается состав комиссии (с распределением обязанностей), а также лица, не являющиеся членами комиссии, но присутствовавшие при работе комиссии[12].

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, указываются документы, на основании которых проводилась работа комиссии.

Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указываются не их должности, а распределение обязанностей: председатель комиссии члены комиссии.

Протоколы документы, фиксирующие проведение некоторого мероприятия коллективным органом: прием экзаменов Государственной экзаменационной комиссией, заседание Совета директоров, заседание Ученого Совета и т.п.

Протоколы оформляются на угловых или продольных бланках предприятия. Заголовок к тексту название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа.

Текст протокола состоит из двух частей вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали») и переменную (фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также должности и фамилии приглашенных на совещание (после слова «Приглашенные:» ). Фамилии располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 междустрочный интервал. При большом числе приглашенных составляется отдельный список, который прилагается к протоколу.

Основная часть строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса осуществляется по схеме СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами в отдельной строке с 1-й позиции. Перед СЛУШАЛИ: ставится номер вопроса повестки дня, после него двоеточие. С абзаца указываются инициалы и фамилия докладчика (в именительном падеже), затем тире и (с прописной буквы) содержание доклада в виде прямой речи. Доклад может прилагаться отдельно, тогда вместо его изложения в тексте пишутся слова «Доклад прилагается»[13].

В случаях, когда не требуется подробная запись хода обсуждения, используются краткая форма протокола, сокращенная форма протоколов или выписка из протокола.

Деловые письма. Деловые письма официальная корреспонденция различных типов от расписки до развернутого протокола с дополнительным соглашением, от рекламного проспекта до повестки в суд. Письма оформляются на бланках для писем в двух экземплярах после регистрации в журнале исходящих документов один экземпляр отправляется адресату, второй остается в деле. Письмо, отправляемое факсом, имеет те же реквизиты, что и обычное письмо, только вместо адреса указывается только номер факсимильного аппарата отправителя.

Если адресат иностранная компания или лицо, то реквизиты адреса указываются в следующем порядке: имя и фамилия получателя; наименование компании; номер дома/квартиры или офиса, улица, название города, штат (графство), почтовый округ (указывается цифрами), страна.

В факсе иностранному адресату вместо почтового адреса указывается номер факсимильного телефона после кода страны и города (для Алматы 8(3272).

Наименование вида документа в письме не указывается, исключение гарантийное письмо.

Деловые письма можно условно можно разделить на коммерческие, связанные с предоставлением и покупкой товаров и услуг, и деловые все остальные.

Классификация деловых писем.

Основание деления	Виды писем
по тематическому признаку	Деловые письма Коммерческие письма
по функциональному признаку	Инициативные письма (требующие письма-ответа)	Письмо-запрос письмо-предложение письмо-рекламация
	Письма, не требующие письма-ответа	Письмо-подтверждение письмо-напоминание письмо-извещение сопроводительное письмо гарантийное письмо
по признаку адресата	обычные письма (в один адрес) циркулярные письма (в несколько адресов)
по структурным признакам	регламентированные письма (стандартные) нерегламентированные письма (нестандартные)

Деловые письма. Текст письма представляет собой изложение сути вопроса или предложения и включает:

— мотивацию (ссылки на договоренности, постановления, документы, обстоятельства);

— речевое действие (просьба, предложение, заявление, выражение благодарности и т.п.);

— заключение.

В письмах принята безличная форма изложения и, как правило, используются стандартные фразы и словосочетания: В ответ на Вашу просьбу высылаем…Настоящим подтверждаем…Считаем необходимым выразить…В соответствии с Протоколом…(решением арбитража, подзаконным актом и т.п.) На основании Протокола (прейскуранта…)В связи с открытием…(выходом из строя…) Ставим Вас в известность…Имеем честь предложить Вам…Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество…Всегда к Вашим услугам…
В зависимости от вида письма используются различные фразы-клише.

В письмах-просьбах указывается просьба «прислать, выслать, направить, сообщить, подтвердить» что-либо.

Письмо-сообщение отправляется при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях и фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-подтверждение направляется для подтверждения получения документов или материальных ценностей.

Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух частей: напоминания о выполнении принятых решений (договоренностей) и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевые слова, образованные от глагола «Напоминать».

Помета «вторично», помещаемая на полях письма, уже указывает на факт напоминания. Такая помета ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях ранее отправленное письмо воспроизводится дословно.

Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые типографские письма, так и тексты-трафареты (обычно отправляемые факсом). Письма конкретному лицу, особенно в торжественных случаях, отправляются почтой.

Классификация коммерческих писем.

Содержание письма	Вид письма	Примечание
Письма, связанные с предложением товаров и услуг	Коммерческий запрос	Обращение покупателя к продавцу (просьба прислать необходимую информацию)
	Ответ на запрос	Предложение-оферта (конкретные условия сделки)
		Письмо с информацией (отказ, встречное предложение, варианты)
Письма, связанные с отношениями между покупателем и продавцом	Рекламация	Претензии к стороне, нарушившей обязательства, и требование возмещения
	Ответ на рекламацию	Информация о способе и сроках возмещения убытков либо объяснение причины отказа

Помимо писем, указанных в таблице, обязательными при решении различных коммерческих вопросов, являются гарантийные и сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется для сообщения о направлении адресату документов или материальных ценностей. При этом используются стандартные выражения, связанные с глаголами «направить, послать, выслать, препроводить» что-либо[14].

Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий. Гарантироваться могут плата за выполненную работу или поставленные материальные ценности, сроки выполнения работ или поставки. Эти письма адресуются организации или конкретному лицу.

Глава 2. Создание, хранение и программное обеспечение аппаратных средств при производстве документов организации

2.1. Требования к управленческим документам, изготовленным с помощью печатающих средств

В настоящее время, управленческие документы практически во всех без исключения предприятиях и учреждениях в Республике Казахстан готовятся посредством оргтехники. По общему правилу, текст документа на бланке формата А4 и А5 печатается при помощи устройств компьютерной техники размером 14 шрифта Arial или Times New Roman через один межстрочный интервал. В отдельных случаях размер шрифта и межстрочный интервал могут быть иными.

Текст документа, подготавливаемый к изданию, печатается через два межстрочных интервала.

На пишущей машинке текст документа на бланке формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланке формата А5 — через один межстрочный интервал.

При печатании текста управленческого документа после знаков препинания оставляется пробел. Пробел не оставляется после точек, отделяющих элементы даты документа, оформленной цифровым способом.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. В реквизитах «адресат», «гриф утверждения» и «гриф согласования» адрес, слова «УТВЕРЖДАЮ» («УТВЕРЖДЕНО», «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ», «УТВЕРЖДЕН»), «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАН», «СОГЛАСОВАНА», «СОГЛАСОВАНЫ») отделяются от других составных элементов двумя (на печатающих устройствах компьютерной техники) и полутора (на пишущей машинке) межстрочными интервалами[15].

При оформлении документа с нулевой отметки от левой границы текстового поля печатаются:

1) официальное наименование вышестоящего органа;

2) официальное наименование организации;

3) место составления или издания документа;

4) отметка о наличии приложения;

5) подпись;

6) гриф согласования;

7) визы согласования;

8) отметка об исполнителе;

9) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

10) идентификатор электронной копии документа.

Подобным образом располагаются в тексте слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ» и так далее.

Наименование вида управленческого документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту выравниваются по центру.

Начало первой строки текста управленческого документа печатается с абзаца. Абзац начинается после пяти печатных знаков от левой границы текстового поля.

На правой стороне текстового поля печатаются:

1) дата документа;

2) гриф ограничения доступа к документу;

3) адресат;

4) гриф утверждения.

Начало и завершение печатания остальных реквизитов, а также реквизитов управленческого документа, оформленного на бланке, определяются установленными зонами их расположения на бланке документа.

При оформлении управленческого документа, разработанного двумя и более организациями (совместный приказ, совместное решение, совместное письмо), бланк не используется. При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более равными организациями, официальные наименования организаций располагаются на одном уровне в алфавитном порядке наименований организаций. При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более организациями, официальные наименования располагаются в соответствии с убыванием иерархии организаций. Документ, разработанный несколькими организациями, в обязательном порядке подлежит заверению печатями организаций.

Языком делопроизводства является государственный язык, наравне с казахским официально употребляется русский язык, а в случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан», применяются и другие языки. Управленческий документ на государственном языке и создаваемый одновременно аутентичный документ на другом языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами:

1) датой;

2) регистрационным номером;

3) грифом ограничения доступа;

4) грифом утверждения;

5) отметкой о наличии приложения;

6) подписью одного и того же должностного лица;

7) грифом согласования;

8) визами согласования;

9) отметкой об исполнителе;

10) печатью.

При оформлении управленческого документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Листы приложений к распорядительному документу и сопроводительному письму нумеруются отдельно. Номера проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа без знаков препинания. Допускается печатание управленческого документа, кроме распорядительного, с использованием оборотной стороны листа.

2.2. Формирование текстовых документов в программе Microsoft Word

Компьютеры представляют собой устройства, которые позволяют вести диалог с пользователем, форма этого диалога определяется операционной системой. Операционная система – это программа, которая автоматически загружается при включении компьютера и представляет пользователю базовый набор команд, с помощью которых, можно запускать другие программы, форматировать диски, копировать файлы и т.д. После системы MS-DOS появляются дальнейшие расширенные операционные системы Windows 3.1-3.11 и новая по идеологии построения операционная система Windows XP. Она коренным образом изменилась и максимально приближена к реальному миру, ориентирована на пользователя, который привык работать за столом с реальными документами. С точки зрения пользователя графическая оболочка Windows3+ и операционная система Windows XP имеют много общего, также как и работающие в них программы из пакета Microsoft Office 2000 в составе которого находится текстовый редактор Word[16].

Текстовые редактор – это программа обработки текста, которая используется для создания новых документов (писем, отчетов, бюллетеней) или изменения уже существующих. Современные текстовые редакторы (в том числе и редактор Word) иногда называются текстовыми процессорами, поскольку содержат очень большое количество функций обработки текста. Ранние текстовые редакторы для DOS подразделялись на строчные и экранные, такие например, как EDLIN, MULTIEDIT и EDIT.

Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов. Наиболее часто используемые функции:

при вводе текста вы упираетесь в конец строки, Word автоматически делает переход на следующую строку;
если при вводе текста делается опечатка, функция автокоррекции автоматически ее исправляет. А функция автоматической проверки орфографии подчеркивает неправильно написанные слова красной волнистой линией, чтобы их было легче увидеть и исправить;
если пользоваться дефисами для выделения пунктов списка, употреблять дроби, знак торговой марки или другие специальные символы, функция автоформатирования будет сама их корректировать;
для представления текста в виде таблицы можно, конечно, пользоваться и табулятором, однако Microsoft Word предлагает гораздо более эффективные средства. А если таблица содержит цифровые данные, то их легко превратить в диаграмму;
режим предварительного просмотра позволяет увидеть документ в том виде, в каком он выйдет из печати. Кроме того, он дает возможность отобразить сразу все страницы, что удобно для внесения изменений перед распечаткой.

Программа предлагает также ряд функций, экономящих время и усилия. Среди них: 1) автотекст – для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики; 2) стили – для хранения и задания сразу целых наборов форматов; 3) слияние – для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток; 4) макросы – для выполнения последовательности часто используемых команд; 5) «мастера» – для создания профессионально оформленных документов.

В Microsoft Word 2000 по сравнению с версией 97 включен набор средств автоматизации, упрощающих выполнение обыденных задач. Перечислим и сопоставим основные из них.

Автозамена. (Microsoft Word 97) Автозамена служит для обнаружения и исправления опечаток, слов с ошибками, грамматических ошибок и неправильного регистра букв. В состав Word 97 входил список встроенных исправлений (называемых элементами автозамены), в который легко можно было добавить новые элементы или удалить ненужные.

(Microsoft Word 2000) Механизм обнаружения и исправления общих орфографических ошибок усовершенствован. Теперь средства автозамены использует основной словарь средства проверки орфографии, а не список исправлений орфографических ошибок как в 97 версии. Для каждого языка можно использовать отдельный список элементов автозамены. В зависимости от языкового форматирования текущего текста будет использован подходящий список Word.

Чтобы получить список элементов автозамены для определенного языка, необходимо приобрести набор инструментов для проверки правописания. В состав версии Microsoft Office 2000 входят средства проверки правописания для русского, украинского и английского языков. Для проверки орфографии на других языках следует воспользоваться набором Microsoft Office 2000 Proofing Tools. Этот набор содержит шрифты, локализованные шаблоны и программы проверки орфографии и грамматики, необходимые для создания и редактирования в приложениях Office документов на других языках. Кроме того, в набор входят списки автозамены, правила составления автоаннотаций (только для Microsoft Word) и для азиатских языков редакторы способов ввода (IME).

Чтобы предотвратить исправления в некоторых случаях, можно использовать список исключений автозамены.

Автоформат при вводе. (Microsoft Word 97) В Word указанной версии возможно было форматирование текста при вводе. Автоформат при вводе позволяет быстро форматировать заголовки, маркированные и нумерованные списки, границы, числа, символы и дроби. Для выбора элементов, подлежащих или не подлежащих автоматическому форматированию, следует выбрать в меню Сервис команду Автозамена и перейти на вкладку Автоформат при вводе. Например, можно заменять все прямые кавычки парными или отказаться от замены путей в Интернете гиперссылками. Чтобы автоматически отформатировать выделенный текст или весь документ не во время ввода, а по его завершении, необходимо воспользоваться командой Автоформат (меню Формат).

В Word 2000 также автоматизировано сохранение форматирования — то есть, форматирование, примененное к первому элементу списка, применяется и к следующему элементу. В версии Word 2000 выполняется преобразование общих способов выделения обычного текста в форматированный текст — например, *полужирный* в полужирный, а _курсив_ — в курсив.

При вводе +—-+—-+, создается таблица со столбцами, ограниченными каждой парой знаков «+».

В Word 2000 также выполняется преобразование пробелов в начале строки, представляющих левое поле вышестоящего элемента маркированного или нумерованного списка, в левое поле[17].

Автозавершение. В обоих версиях Word возможно автоматическое предложение вариантов завершения вводимого слова или фразы, включая даты и элементы автотекста.

Автореферат. (Word 97) Автореферат служит для автоматического реферирования основных моментов документа.

В Word 2000 выполняется статистический и лингвистический анализ документа для определения наиболее важных предложений и создания реферата на основе такого анализа. Используя автореферат, можно выделить ключевые моменты электронного документа для более или менее подробного просмотра. Также можно автоматически создать отдельный реферат любой длины.

Автоматическое создание и предварительный просмотр стилей. Стилем называется набор параметров форматирования, который применяют к тексту документа, чтобы быстро изменить его внешний вид. Стили позволяют одним действием применить сразу всю группу атрибутов форматирования. С их помощью можно, например, оформить название отчета, выделив его в тексте. Вместо форматирования названия в три приема, когда сначала задается размер 16 пунктов, затем шрифт «Arial» и, наконец, выравнивание по центру, то же самое можно сделать одновременно, применив стиль заголовка.

При запуске Microsoft Word 2000 новый, пустой документ создается на основе шаблона Normal.dot, а для оформления набираемого текста используется стиль «Обычный». Таким образом, когда начинается ввод текста, автоматически используются шрифт, размер шрифта, междустрочный интервал, выравнивание текста и другие параметры форматирования, определенные в стиле «Обычный». Этот стиль является базовым стилем шаблона Normal.dot, то есть служит основой других стилей этого шаблона.

Помимо стиля «Обычный», шаблон Normal.dot содержит большое число других стилей. Некоторые основные стили представлены в списке Стиль на панели инструментов «Форматирование». Остальные стили можно просмотреть и выбрать в диалоговом окне Стиль (меню Формат, команда Стиль).

В Word 2000 в отличие от предыдущей версии включены некоторые улучшения стилей. Нововведения можно свести к следующему:

— Автоматическое создание стиля при применении к тексту нового форматирования.

— Автоматическое переопределение стилей для отражения последних внесенных изменений.

— Отображение всех стилей в списке стилей на панели инструментов Форматирование.

Мастер писем. Мастер писем в Word 2000 ускоряет и упрощает написание новых писем, а также помогает изменить или добавить элементы в существующее письмо. Мастер писем включает:

Диалоговое окно «Мастер писем». Это диалоговое окно, открываемое из меню Сервис, упрощает создание письма, предоставляя на выбор элементы письма. Если начало письма уже написано, в этом диалоговом окне отображаются соответствующие сведения из него, что дает возможность получить полное представление о том, что уже сделано и что требуется сделать. Кроме того, в Word сохраняется список адресатов писем и все относящиеся к ним сведения, такие как имена, адреса и заголовки. При отправке письма предыдущему получателю требуется только выбрать его имя из списка. Остальные сведения будут подставлены Word автоматически.

Пошаговые инструкции помощника. Если письмо начинается с обычных вводных слов, таких как «Дорогой Вася!», Word опознает этот текст как начало письма и тут же предлагает автоматизировать создание письма с использованием помощника. Помощник тесно связан с диалоговым окном Мастер писем и предлагает подсказки и советы по всем элементам письма.

Повторное использование текста. После использования матера писем Word автоматически добавляет в письмо структуру и стили, преобразуя элементы письма в поля списка автотекста. Например, текст прощания «Искренне Ваш» преобразуется в поле прощания. Если щелкнуть правой кнопкой мыши фразу «Искренне Ваш», появится меню, предлагающее варианты прощания, например, «Мои наилучшие пожелания» и «Твой навеки». Фразу «Искренне Ваш» можно легко заменить любым другим прощанием, выбрав подходящее из списка.

Использование обсуждений. Все участники обсуждения, пользуясь версией Word 2000, получают возможность вставлять замечания в один и тот же документ, не отправляя его по маршруту и не согласовывая примечания в нескольких копиях одного документа. На обсуждение может быть представлен весь документ или его часть. Благодаря возможности обсуждений, автор документа и его коллеги могут вставлять замечания в один и тот же документ. С помощью панели инструментов можно начать обсуждение какого-либо фрагмента документа либо всего документа, и тогда другие рецензенты смогут добавлять собственные замечания.

Обсуждения похожи на примечания, позволяющие нескольким рецензентам одновременно работать с документом. Но обсуждения имеют несколько основных отличий от примечаний:

Обсуждения являются разветвленными, то есть, ответ на определенное замечание помещается сразу после этого замечания.

В одном документе могут проходить одновременно несколько обсуждений. Все участники обсуждения могут вставлять замечания в один и тот же документ, не отправляя его по маршруту и не согласовывая примечания в нескольких копиях одного документа.

Когда какой-либо пользователь в ходе обсуждения вставляет замечание, оно немедленно сохраняется на сервере, чтобы другие рецензенты могли их видеть при следующем открытии или обновлении документа.

Рецензенты в ходе обсуждения могут добавлять замечания в любой документ, даже если он недоступен для записи.

Обсуждения хранятся в базе данных отдельно от документа. Это означает, что документ можно хранить на Web-сервере, не поддерживающем серверные расширения Office, а можно хранить на том же сервере, что и база данных обсуждений. Добавлять замечания в обсуждения документов и можно в любом случае.

Обсуждения можно начинать как в Word 2000, так и в обозревателе.

Подписка на документ или папку. Если требуется получать по электронной почте уведомления о любых изменениях документа или папки, находящихся на определенном Web-сервере, на котором установлены серверные расширения Office, следует подписаться на этот документ или папку.

Подписка через Word 2000 обеспечивает автоматическое уведомление по расписанию, если какой-либо документ или папка была изменена, удалена, перемещена, или в этой папке был создан файл. Добавление или удаление замечания в ходе обсуждения документа также сопровождается уведомлением.

Получение уведомлений об изменении файлов в удаленных папках на Web-сервере. Обсуждения хранятся в базе данных отдельно от документа. Это означает, что документ можно хранить на Web-сервере, не поддерживающем серверные расширения Office, а можно хранить на том же сервере, что и база данных обсуждений. Добавлять замечания в обсуждения документов и получать уведомления об изменениях в обсуждениях можно в любом случае, но, если документ хранится на сервере, на котором не установлены серверные расширения Office, уведомления об изменении документов отправляться не будут.

Отмена подписки на документ или папку. Если больше не требуется получать уведомления об изменении документа или папки, можно отменить подписку, щелкнув соответствующую ссылку в одном из полученных уведомлений или удалив ее в обозревателе с начальной страницы серверных расширений Microsoft Office. Адрес начальной страницы можно узнать у системного администратора

Организация собрания по сети. Нововведение Word 2000 состоит в том, что с помощью приложения Microsoft NetMeeting люди, находящиеся далеко друг от друга, могут совместно использовать данные и обмениваться ими в реальном времени. Кроме того, Outlook 2000 позволяет планировать собрания по сети заранее. Интеграция приложения Microsoft NetMeeting в Microsoft Office 2000 позволяет совместно использовать данные и обмениваться ими в реальном времени между людьми, находящимися на разных континентах. Собрание по сети можно начать из любого приложения Office. (Также можно работать непосредственно в приложении NetMeeting, выбрав команду NetMeeting в подменю Программы меню кнопки Пуск Windows). При открытии собрания по сети из приложения Office в фоновом режиме автоматически запускается приложение NetMeeting, позволяющее начать совместное использование какого-либо файла. Любой пользователь может начать собственное собрание по сети или быть приглашенным для участия в другом собрании.

Открытие собрания. Собрание можно запланировать заранее с помощью Microsoft Outlook или открыть в любой момент из документа Word 2000, который требуется использовать совместно. Если участники доступны и принимают приглашение, собрание по сети начинается.

Управление документом. В начале собрания по сети ведущий является единственным человеком, управляющим документом, в то время как другие участники могут лишь просматривать данный документ Word на своих экранах. Чтобы разрешить участникам вносить изменения в документ, можно включить режим совместной работы, который можно отключить в любое время. После отключения режима совместной работы другие участники больше не смогут вносить изменения, но им будут видны все ваши действия. Когда режим совместной работы включен, каждый участник собрания по сети может временно брать на себя права управления и изменения документа. Когда документом управляет кто-то еще, вы не сможете пользоваться своим курсором — не только в документе, но и в любых других целях. Рядом с указателем мыши показаны инициалы человека, управляющего документом в данный момент.

Приглашение участников на идущее собрание. В любой момент на уже идущее собрание можно пригласить новых участников. На компьютерах участников, приглашенных на незапланированное собрание по сети, должно быть запущено приложение NetMeeting, иначе они не увидят приглашения.

Участие в собрании по сети. Пользователь, приглашенный на собрание по сети, получает сообщение, предлагающее принять участие в будущем или уже идущем собрании по сети с указанием даты и времени проведения собрания. Когда пользователь принимает приглашение на собрание по сети, на экране его компьютера появляется панель инструментов «Собрание по сети» и совместно используемый документ.

Совместная работа в собрании по сети. В ходе собрания по сети можно совместно использовать приложения и документы, участвовать в разговоре, обмениваясь текстовыми сообщениями, передавать файлы и работать на доске. При совместной работе участники могут просматривать и изменять документ. Во время собрания по сети, если режим совместной работы отключен, в каждый момент времени только один человек может изменять документ, но в разговоре и на доске могут одновременно общаться несколько пользователей. Совместно используемый документ и приложение, в котором он создан, должны быть открыты только на компьютере организатора собрания по сети.

2.3. Работа с документами посредством программы Microsoft Excel

Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке появилась версия 2003 года, которая содержит много улучшений и приятных неожиданностей.

К значительным достижениям в новой версии программы Excel можно отнести появление трехмерных документов (блокнотов). Установление связей между файлами и таблицами значительно упростилось по сравнению с прежними версиями. Контекстные меню значительно расширены, а дополнительные программные инструменты облегчают решение сложных прикладных задач.

Следует также упомянуть о различных помощниках (Ассистентах), которые помогают пользователю задавать функции и выдают рекомендации, если существует более простой метод решения текущей задачи. В программу Excel встроена удобная подсистема помощи, которая в любой момент готова выдать необходимую справку.

Описанные до сих пор новшества касаются в основном комфорта в работе и быстрого освоения программы. Одним из важнейших функциональных расширений программы, предназначенным для профессионалов, является встроенная в Excel Среда программирования Visual Basic (VBA) для решения прикладных задач. Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширить возможности языка макрокоманд Excel 4.0, но и ввести новый уровень прикладного программирования, поскольку VBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты, которые по своим функциям выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц. Кроме этого, следует назвать следующие важные новшества программы Excel 2003:

— менеджер файлов, который выдает подробную информацию о всех файлах;

— диалоговые окна-регистры;

— отдельная пиктограмма для форматирования;

— появление механизма Drag & Plot, предназначенного для быстрой активизации диаграмм[18].

Рассмотрим процедуры обращения с рабочими документами. С помощью программы Excel можно создавать самые различные документы. Рабочие листы (Sheets) можно использовать для составления таблиц, вычисления статистических оценок, управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из этих приложений программа Excel может создать отдельный документ, который сохраняется на диске в виде файла.

Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов, образующих единый трехмерный документ (блокнот, рабочую папку). С помощью трехмерных документов пользователь получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам и диаграммам что повышает эффективность их обработки.

Для создания нового документа из меню File нужно вызвать директиву New.

На экране появится документ с именем Book2: программа Excel присваивает новым документам имя Book (Книга) с добавлением текущего порядкового номера.

Новый документ можно создать также, щелкнув мышью по первой пиктограмме, которая находится в первой (основной) пиктографической панели (первая строка пиктографического меню).

Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим документом, нужно вызвать директиву Open из меню File.

Можно также щелкнуть мышью по второй пиктограмме, которая находится на основной панели. В любом случае откроется диалоговое окно загрузки файла. В этом окне в поле Drives нужно указать диск, а в поле Directories выбрать директорию, где расположен Ваш файл. Если выбор был сделан правильно, то в левом поле появится список имен файлов, среди которых должен находиться искомый файл. Если щелкнуть по имени этого файла, оно появится в поле File Name. После этого нужно закрыть диалоговое окно, щелкнув мышью по кнопке OK или дважды щелкнув по имени искомого файла.

При первом сохранении документа нужно вызвать из меню File директиву Save As… После этого откроется диалоговое окно, в котором нужно указать имя сохраняемого файла, а также диск и директорию, в которой его надо расположить. Программа Excel по умолчанию предлагает стандартное имя (Book[порядковый номер]), которое пользователь может заменить любым другим. В имени файла нежелательно использовать некоторые символы (например, $ & % ( ) -), хотя это и не запрещено. Не следует также использовать символы кириллицы, чтобы избежать непредсказуемых реакций программы и системы Windows. Предлагаемое по умолчанию программой Excel расширение файла .XLS, изменять не следует. После того как будут сделаны все установки, нужно закрыть диалоговое окно щелчком по кнопке OK.

Создание резервных копий. Для создания резервной копии необходимо вызвать директиву Save As… из меню File. В открывшемся диалоговом окне нужно щелкнуть по командной кнопке Options. Появится следующее диалоговое окно, имеющее название Save Options. В этом окне нужно включить опциональную кнопку Always Create Backup. Теперь при сохранении файла будет автоматически создаваться резервный файл с тем же именем, что и основной, но с расширением .BAK.

Защита данных. Для введения пароля необходимо вызвать директивe Save As из меню File. В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть по командной кнопке Options. Появляется диалоговое окно Save Options. В поле ввода Protection Password: этого окна можно указать свой персональный пароль, тогда при каждом вызове этого файла программа будет запрашивать пароль. При вводе пароля на экране вместо букв появляются звездочки. После закрытия окна Save Options открывается окно Confirm Password, в котором нужно подтвердить пароль. Если записать пароль в поле ввода Write Reservation Password, то перед открытием этого файла появится диалоговое окно, в котором можно задать пароль или щелкнуть по кнопке Read Only. В последнем случае файл можно просматривать, но нельзя записать его на диск под тем же именем.

Дополнительные сведения о файлах. При первом сохранении файла директивой Save As открывается диалоговое окно Summary Info. В этом окне пользователь может заполнить поля ввода Title:, Subject: и Keywords:. В поле Author по умолчанию указывается информация, полученная программой при инсталляции, но пользователь может записать в нем свое имя. В поле ввода Comments можно поместить соответствующие комментарии. Если комментарии не умещаются в отведенном поле экрана, то на правом крае поля комментариев появляются линейки прокрутки для их просмотра. Закрывается информационное окно щелчком по кнопке OK.

Структура документов. Трехмерные документы (блокноты, папки) — одно из важнейших новшеств программы Excel, позволяющее значительно упростить и ускорить работу с таблицами и управление рабочими листами. В новой версии рабочие документы могут содержать до 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию, относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов.

Это преимущество новых документов особенно проявляется при связывании данных в таблицах. В предыдущей версии программы в случае, если нужно было использовать результат из какой-либо ячейки другой таблицы, приходилось открывать соответствующий файл и считывать нужную информацию. Теперь при установлении информационных связей между таблицами одного документа не нужно ничего открывать, т.к. все таблицы находятся в одном файле.

Новая технология облегчает также анализ данных. Чтобы проанализировать данные, расположенные в нескольких таблицах, в Excel 5.0 Вам нужно открыть только один файл.

Управление рабочими листами. Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом. С помощью именного указателя (регистра имен), расположенного в нижней части экрана, можно переходить с одного листа на другой. На именном указателе находятся корешки рабочих листов, расположенные в порядке возрастания номеров: Sheet1, Sheet2 и т.д[19].

Щелчок мышью, например, по второму корешку вызывает появление рабочего листа Sheet2. Корешок активного рабочего листа маркируется на именном указателе белым цветом. Сначала на указателе видны корешки первых шести рабочих листов. Слева от именного указателя расположены пиктограммы стрелок, с помощью которых можно изменять содержимое указателя, чтобы получить доступ к следующим листам документа.

Щелчок по пиктограмме с правой стрелкой сдвигает на единицу вправо диапазон (окно) видимости корешков рабочих листов. Щелчок по пиктограмме с левой стрелкой сдвигает этот диапазон на единицу влево. Стрелки с вертикальными штрихами позволяют перейти соответственно к первому и к последнему листам документа.

Добавление рабочих листов. Директивы добавления расположены в меню Insert. Пользователь может добавить в документ элементы следующих типов:

— рабочие листы для создания таблиц;

— диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе);

— рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного модуля (на языке макрокоманды Excel 4.0 или на языке Visual Basic);

— рабочий лист для создания диалогового окна.

Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом. Если лист предназначен для создания таблицы, то независимо от занимаемой позиции он буде иметь название Sheet17 с последующим увеличением номера при добавлении новых таблиц. Новые диаграммы, расположенные на отдельных рабочих листах, нумеруются начиная с Chart1 и т.д. Рабочие листы с макрокомандами (макросами Excel 4.0) нумеруются начиная с Macro1, а с диалоговыми окнами — начиная с Dialog1 и т.д. Рабочие листы с программными модулями написанными на языке Visual Basic, нумеруются начиная с Module1. Пользователь может щелкнуть по названию рабочего листа правой кнопкой мыши, после чего откроется контекстное (зависящее от ситуации) меню, в котором также имеется директива добавления. Если нужно удалить рабочий лист, нужно открыть щелчком правой кнопки мыши контекстное меню и выполнить директиву удаления.

Перемещение рабочих листов. Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно переместить, и щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню. С помощью директивы Move or Copy откройте диалоговое окно с тем же названием и укажите в нем новую позицию переставляемого листа. Закройте окно Move or Copy щелчком по кнопке OK, и рабочий лист займет новую позицию. Если включить опциональную кнопку Create a Copy, то данный рабочий лист останется на прежней позиции, а новую позицию займет его копия. Название копии листа будет образовано путем добавления порядкового номера к имени копируемого листа, например, Sheet1(2).

Можно переставить сразу несколько листов. Для этого промаркируйте эти листы, щелкнув по их именам в именном указателе при нажатой клавише [Shift]. Затем выполните директиву Move or Copy, которая в этом случае будет применяться сразу ко всем маркированным рабочим листам.

Переименование рабочих листов. Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно переименовать, и щелкните правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню, в котором с помощью директивы Rename нужно открыть диалоговое окно Rename Sheet. Это окно можно также открыть двойным щелчком левой кнопки мыши по названию рабочего листа. В поле ввода Name укажите новое имя листа, которое должно содержать не более 31 символа, включая пробелы. После ввода имени щелкните по кнопке OK, и на именном указателе появится новое имя рабочего листа. При задании имен рабочих листов не должны использоваться следующие символы: квадратные скобки «[ ]»; двоеточие «:»; правая косая черта «/»; левая косая черта «\».

Коррекция высоты строк и ширины столбцов. Прежде всего корректируемая строка или столбец таблицы должны быть промаркированы. Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру (координате) строки или столбца. В меню Format находятся подменю Row и Column. При выборе одного из этих подменю открывается меню следующего уровня. В подменю Column вызовите директиву Width, тогда откроется диалоговое окно, в котором пользователь может указать ширину столбца. В качестве единицы измерения можно использовать один символ. Например, если в столбце нужно записать 10 символов, то в поле ввода Column Width следует указать число 10. Директива AutoFit Selection из меню Column автоматически корректирует ширину столбца в соответствии с его содержимым.

Коррекцию можно выполнить и с помощью манипулятора мыши. Для этого указатель мыши нужно установить на границу между номерами строк или адресами столбцов. При этом указатель мыши приобретает вид двунаправленной стрелки. Если нажать теперь левую кнопку мыши и, не отпуская ее, немного сдвинуть указатель мыши, то можно увидеть штриховую линию, которая показывает смещение границы строки. Переместите эту линию в нужную позицию и отпустите кнопку мыши, тогда в таблице появится новая граница строки. Если дважды щелкнуть мышью по номеру строки (адресу столбца), то высота (ширина) этой строки (столбца) будет автоматически скорректирована по ее содержимому.

Построение таблиц. Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel в стандартном формате, который устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.

В программе Excel имеются контекстные меню, которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы. Эти меню содержат много директив обработки и форматирования таблиц. Директивы форматирования можно также вызвать на панели форматирования (вторая строка пиктографического меню), щелкнув мышью по соответствующей пиктограмме.

Маркирование ячеек. Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указатель в заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Для маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале маркируемой области (левый верхний угол) и, удерживая кнопку мыши нажатой, перемещать манипулятор в конец области (правый нижний угол). Чтобы отменить маркировку области, можно просто щелкнуть по немаркированной ячейке. Для маркирования нескольких ячеек с помощью клавиатуры необходимо установить указатель ячеек в начальную ячейку области, а затем, удерживая клавишу [Shift] нажатой, распространить маркировку на всю область с помощью клавиш управления курсором.

Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру (адресу), который расположен в заголовке строки или столбца. Для маркирования нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.

Отмена операций. Действие, которое выполнено последним, можно отменить директивой Undo из меню Edit или комбинацией клавиш [Ctrl-Z]. Операцию отмены можно также выполнить, щелкнув мышью по 11-й пиктограмме на панели управления.

Директива отмены после выполнения превращается в директиву подтверждения изменения Redo. Выполнив эту директиву, можно снова ввести в таблицу измененные данные и т.д. Это можно сделать также с помощью клавиатурной комбинации [Ctrl-Z] или щелчка по 11-й пиктограмме.

Предыдущее действие можно повторить — для этого служит директива Repeat из меню Edit. Для повторения последнего действия можно также нажать клавишу [F4] или щелкнуть по 12-й пиктограмме на панели управления.

Копирование данных. Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть скопировано, а затем вызвать директиву Copy из меню Edit. После этого маркированная область будет заключена в рамку. Теперь следует установить указатель мыши в позицию, куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишу ввода [Enter]. Содержимое маркированной области появится в новом месте. Если область, в которую нужно поместить копию, тоже маркирована, то размеры обеих групп должны быть одинаковыми, в противном случае будет выдано сообщение об ошибке.

В контекстном меню правой кнопки мыши также есть директива копирования. Для копирования можно также использовать комбинацию клавиш [Ctrl-C] или 8-ю пиктограмму на панели управления.

Если нужно удалить содержимое группы ячеек и поместить его на новое место в таблице, то следует использовать директиву Cut из меню Edit. На панели управления этой директиве соответствует 7-я пиктограмма (ножницы), а на клавиатуре — комбинация клавиш [Ctrl-X].

Удаление данных. Прежде всего нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть удалено. Затем можно воспользоваться одним из способов удаления данных. Для этого в меню Edit есть подменю Clear, которое содержит следующие четыре директивы:

All — удаляет содержимое и отменяет формат ячейки;

Formats — отменяет только формат ячейки;

Contents — удаляет только содержимое ячейки;

Notes — удаляет только комментарии к ячейке.

Директива удаления Clear Contents есть также в меню правой кнопки мыши. С помощью этой директивы можно удалить только содержимое ячеек. Тот же результат достигается просто нажатием клавиши [Del]. Если Вы случайно удалили нужную информацию, то воспользуйтесь комбинацией клавиш [Ctrl-Z], которая отменит директиву удаления.

Форматирование чисел. Прежде всего нужно промаркировать ячейки, в которых надо изменить формат представления чисел. После этого можно либо открыть правой кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву Format Cells, либо вызвать директиву Cell из меню Format. В любом случае на экране появится диалоговое окно Format Cells. По умолчанию в верхнем поле этого окна будет выбрана опция Number, которая предназначена для форматирования чисел. В поле Category приведены различные типы форматов, которые выбираются щелчком мыши или с помощью клавиш управления курсором. В поле Format Codes: показаны коды форматов выбранного типа. В поле ввода Code: пользователь может задать код своего формата и запомнить его в списке форматов. В нижней части окна Format Cells находится поле просмотра Sample:, в котором показано, как будет выглядеть содержимое ячейки в выбранном формате.

Пиктограмма со знаком $ (доллара) на панели форматирования управления позволяет установить формат валюты в заданной ячейке (к числу добавляется символ валюты). Пиктограмма со знаком % (процент) на той же панели позволяет установить формат процентов (к числу добавляется символ процентов).

Выравнивание данных. Для выравнивания содержимого ячеек в программе Excel можно использовать либо директивы меню, либо пиктограммы на панели форматирования (4-я, 5-я, 6-я). Прежде всего надо промаркировать выравниваемые ячейки. Далее можно открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву Format Cells, либо вызвать директиву Cell из меню Format. В любом случае на экране появится диалоговое окно Format Cells. В верхнем поле этого окна выберите опцию Alignment. После этого в поле Horizontal можно выбрать одну из селекторных кнопок выравнивания: по левому краю (Left), по центру (Center) и по правому краю (Right). По умолчанию текст выравнивается по левому краю, а числа по правому.

Проще всего выравнивать данные непосредственно с помощью пиктограмм на панели форматирования. В этом случае нужно промаркировать соответствующие ячейки и выполнить щелчок по нужной пиктограмме.

Установка шрифтов. Прежде всего надо промаркировать ячейки, в которых нужно изменить шрифт. После этого можно либо открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву Format Cells, либо вызвать директиву Cell из меню Format. В верхнем поле открывшегося окна Format Cells нужно выбрать опцию Font. В окне появится поле Font:, в котором можно выбрать вид шрифта из предлагаемого списка. Содержание этого списка зависит от установок, сделанных в среде Windows.

В правом поле Size устанавливается размер (кегль) шрифта. По умолчанию программа Excel устанавливает размер шрифта в 10 пунктов. В списке шрифтовых стилей Font Style: можно выбрать обычный стиль (Regular), курсив (Italic), жирный шрифт (Bold) и жирный курсив (Bold Italic). В поле Underline можно выбрать тип подчеркивания текста (одной или двумя линиями). В поле Effects расположены три опциональные кнопки, которые дают возможность зачеркнуть текст (Strikethrough) либо разместить его на месте верхнего (Superscript) или нижнего (Subscript) индексов[20].

Пиктограммы на второй панели управления (1-я, 2-я, 3-я) позволяют задать шрифтовые стили: жирное начертание (символ B), курсив (символ I), подчеркивание (символ U с чертой внизу).

Глава 3. Организация работы с документами в ТОО «АМК»

3.1. Анализ механизма работы с документами в ТОО «АМК»

Организация процессов документирования и управления документацией при реализации функций учреждения, организации и предприятия осуществляется специальной службой управления документацией (УД), действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

В состав службы УД, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

В организациях, не имеющих службы УД, ответственность за управление документацией возлагается на одного из должностных лиц с доплатой за выполнение этой работы.

В ТОО «АМК» служба ДОУ выглядит следующим образом (рис. 1):

Рис. 1. Схема службы ДОУ в ТОО «АМК».

Работа службы УД в ТОО «АМК» регламентируется Положением об этой службе, которое было разработано на основе Постановления Кабинета Министров Республики Казахстан от 30 июня 1992 года № 562 «Об утверждении Основных правил документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм Республики Казахстан». Деятельность работников службы ДОУ в ТОО «АМК» регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатывались службой УД на основании Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих, с учетом требований Основных правил и были утверждены руководителем организации в 1999 году.

Наименование должностей работников службы УД в ТОО «АМК» устанавливается в соответствии с действующим классификатором профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих.

Служба УД в ТОО «АМК» в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Республики Казахстан, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, данными Основными правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС, другими действующими нормативами по вопросам документирования и управления документацией и настоящими требованиями.

Начальник службы УД в ТОО «АМК» представлен специалистом с высшим образованием в области делопроизводства.

Основной целью службы УД в ТОО «АМК» является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по организации документирования и управления документацией. Исходя из целей, служба УД решает следующие задачи:

— совершенствование форм и методов работы с документами;

— обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормативами;

— сокращение документооборота, количества документов и их форм;

— разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документирования и УД в ТОО «АМК» и подведомственной системе (филиалах в других областях Республики Казахстан), прогрессивных технологий УД на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

В соответствии с возложенными задачами служба УД в ТОО «АМК» осуществляет следующие функции:

— разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

— осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

— организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

— регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

— организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;

— разработка номенклатуры дел ТОО «АМК», обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

— организация процессов документирования и УД по рассмотрению писем, заявлений и жалоб граждан;

— организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

— разработка совместно с соответствующими структурными подразделениями мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

— осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;

— организация работы архива в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами Республики Казахстан, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС;

— повышение квалификации работников службы УД и ведомственного архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы УД;

Служба УД в ТОО «АМК» имеет право:

— принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной документной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);

— контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

— запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы головной службы УД ТОО «АМК»;

— проводить проверку организации документирования и работы с документами в структурных подразделениях ТОО «АМК» и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

— привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

— возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

— подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

— разрабатывать положения о структурных подразделениях службы УД и должностные инструкции их работников;

— вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

— участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

— вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы УД ТОО «АМК», их поощрении и наложении на них взысканий.

Служба УД ТОО «АМК» несет ответственность за:

— обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;

— выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы УД ТОО «АМК».

Служба УД ТОО «АМК» взаимодействует:

— со структурными подразделениями ТОО «АМК» — по вопросам документирования и работы с документами;

— с юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

— со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями — по вопросам подбора и расстановки кадров службы УД ТОО «АМК» и повышениях квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;

— со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы;

— с вычислительным центром — по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ЭВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований по работе с документами.

3.2. Проблемы и перспективы совершенствования работы с документами в ТОО «АМК»

Рекомендации по составлению отсутствующих инструкций. Для упорядочивания работы секретарей необходимо организовать работу секретариата в соответствии с правилами работы служб ДОУ. При этом нужно разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата.

В этот комплекс входят следующие документы: положение о функциональной службе ДОУ, должностные инструкции секретарям и инструкция секретаря-референта по ведению делопроизводства.

Положение о функциональной службе — это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее роль и место в системе управления фирмой.

Положение должно разрабатываться руководителем функциональной службы, им подписывается, согласовываться с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия. Основанием для внесения изменений в положение является приказ генерального директора фирмы.

Положение составляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов положения входят: «Наименование предприятия», «Название документа», «Дата и индекс документа», «Место его составления», «Заголовок к тексту», «Гриф утверждения», «Текст», «Подпись», «Визы».

Текст Положения должен состоять из следующих основных разделов:

Общие положения.
Задачи и функции.
Права.
Ответственность.
Взаимоотношения. Связи.

В разделе «Общие положения» указывается название функциональной службы ТОО Искер, ее место в системе управления, основные задачи, направления и цель деятельности. Определяется кто руководит службой, порядок назначения и освобождения руководителя от должности. В Положении устанавливается внутренняя структура службы, обязанности работников, их подчиненность и взаимодействие. Вопросы о структуре службы формулируются в общей форме, так как структура службы может незначительно изменяться при сохранении основных направлений ее деятельности. Перечисляются организационно-правовые документы, которыми руководствуется служба в своей работе.

В разделе «Задачи и функции» указывают основные направления деятельности службы ДОУ ТОО Искер, конкретные функции, закрепленные за ней. Определяется степень самостоятельности службы в решении различных вопросов.

В разделе «Права» оговариваются права функциональной службы, необходимые для выполнения функций, связанных с деятельностью других функциональных служб, сторонних фирм и инофирм.

В разделе «Ответственность» устанавливается ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение функций и обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения. Связи» определяются взаимоотношения службы с другими службами, подразделениями фирмы и сторонними организациями по различным вопросам.

Должностная инструкция — это документ, определяющий правовое положение работников фирмы. В ней устанавливаются задачи и функции работников, их права, обязанности и ответственность.

Должностная инструкция секретаря оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, подписывается работником, составившим эту инструкцию, и утверждается директором фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой должностной инструкции.

В состав реквизитов входят: «Наименование предприятия», «Название документа», «Дата», «Индекс», «Место составления», «Заголовок к тексту «(наименование категории служащего), «Гриф утверждения», «Текст», «Подпись», «Визы», «Отметка об ознакомлении с инструкцией». После утверждения инструкция должна быть в обязательном порядке доведена до сведения работника, о чем ставится отметка «С инструкцией ознакомлен». Эта отметка подтверждается личной подписью работника с указанием даты ознакомления. Текст инструкции состоит из следующих разделов:

Общие положения.
Функции.
Обязанности.
Права.
Ответственность.
Взаимоотношения (связи по должности).

В разделе «Общие положения» определяется сфера деятельности конкретного работника, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, квалификационные требования, подчиненность работника и должностные лица, которыми он руководит. Перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности.

В разделе «Функции» определяются основные функции работника, установленные в соответствии с заключенным им трудовым договором (контрактом).

В разделе «Обязанности» указываются конкретные виды работ, возложенные на работника, указывается форма его участия в управленческом процессе.

Раздел «Права» определяет права, предоставляемые работнику для выполнения возложенных на него функций и обязанностей по:

— представительству ТОО «АМК» в сторонних фирмах (предприятиях, организациях, учреждениях);

— отношению к вышестоящему руководству;

— отношению к другим функциональным руководителям фирмы;

— отношению к подчиненным функциональным подразделениям и отдельным работникам;

— согласованию, подписанию и утверждению документов.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и не использование предоставленных ему прав, несоблюдение конфиденциальности сведений, которые стали ему известны в процессе работы.

Раздел «Взаимоотношения» описывает круг функциональных служб и должностных лиц, с которыми работник службы ДОУ ТОО «АМК» вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией. Указываются сроки получения и представления информации. Определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

Для регламентации ведения делопроизводства, составления и оформления документов в ТОО «АМК» необходимо создание инструкции по делопроизводству.

Инструкция должна состоять из следующих разделов:

Общие положения.
Правила составления и оформления документов.
Составление и оформление основных видов документов.
Организация документооборота.

4.1. Порядок движения и обработки входящих документов.

4.2. Порядок движения и обработки исходящих документов.

4.3. Порядок движения и обработки внутренних документов.

Регистрация документов.
Контроль исполнения документов.
Систематизация документов.

7.1. Разработка номенклатуры дел.

7.2. Формирование дел.

Подготовка документов к архивному хранению.

8.1. Экспертиза ценности документов.

8.2. Описание документов постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения.

8.3. Обеспечение сохранности дел.

8.4. Передача дел в архив.

Кроме того, инструкция должна иметь ряд приложений:

— примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;

— перечень документов, на которых ставится печать;

— перечень документов, подлежащих утверждению;

— перечень документов, подлежащих согласованию;

— форма регистрационно-контрольной карточки;

— перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;

— контрольные формы;

— форма номенклатуры дел;

— акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

— внутренняя опись документов дела;

— опись дел, передаваемых на архивное хранение.

В разделе «Общие положения» определяется назначение инструкции, сфера распространения ее положений, организационная форма делопроизводства на предприятии, основные виды делопроизводственных работ и ответственность за состояние делопроизводства на предприятии.

В разделе «Правила составления и оформления документов» указывается состав реквизитов и утверждается порядок их расположения, а также правила оформления документов на различных форматах бумаги.

В разделе «Составление и оформление основных видов документов» указываются основные виды документов, создаваемых на предприятии, правила их составления и состав реквизитов.

В разделе «Организация документооборота» содержатся указания по правилам приема и первоначальной обработке входящей документации, предварительному рассмотрению поступивших документов, по работе исполнителя с документами с момента их поступления до завершения работы, а также о порядке прохождения документации и работе с внутренними документами.

В разделе «Регистрация документов» указываются документы, подлежащие и не подлежащие регистрации, и порядок регистрации документов.

В разделе «Контроль исполнения документов» указывается порядок проведения контроля и сроки исполнения документов.

В разделе «Систематизация документов» описывается разработка номенклатуры дел и порядок формирования дел.

В разделе «Подготовка документов к архивному хранению» рассматриваются проведение экспертизы ценности документов, описание документов постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, обеспечение сохранности документов в делопроизводстве и порядок передачи дел в архив.

Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать весь делопроизводственный процесс в ТОО «АМК». Любой сотрудник при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.

Инструкция по ведению делопроизводства должна быть оформлена на общем бланке ТОО «АМК», подписана секретарем-референтом и утверждена приказом генерального директора. Комплекс организационно-нормативных документов, подготовленный по описанной методике, будет способствовать более рациональному распределению функций и должностных обязанностей между сотрудниками, повышению производительности труда, снижению трудозатрат и более четкому и эффективному функционированию данного структурного подразделения.

Рекомендации по совершенствованию составления и оформления организационно-распорядительных документов.

Создавая рекомендации по совершенствованию составления и оформления организационно-распорядительных документов в ТОО «АМК», необходимо, с одной стороны, учитывать нормативные требования к порядку ведения делопроизводства и работы с документами и, с другой стороны, необходимо пытаться автоматизировать все возможные процессы ДОУ. Это позволит добиться двойного повышения производительности и качества труда сотрудников предприятия от а) правильной организации работы с документами и б) автоматизации рутинных и требующих больших временных издержек операций, например, создание и пересылка документов. Кроме того, автоматизация уменьшает количество бумаг в организации, что косвенно также повышает производительность труда.

Автоматизация ДОУ может рассматриваться в качестве базы для общего совершенствования управления в ТОО «АМК». Управление предприятием, опираясь на ДОУ как на информационную платформу, реализует следующие основные функции:

— обслуживание клиентов;

— разработка продукции;

— учет и контроль за деятельностью предприятия;

— финансовое обеспечение деятельности предприятия и т.д.

Комплексная автоматизация этих функции требует создания единого информационного пространства в ТОО «АМК», в котором сотрудники и руководство могут осуществлять свою деятельность, руководствуясь едиными правилами представления и обработки информации в документном и бездокументном виде.

Для этого в рамках ТОО «АМК» требуется создать единую информационную систему по управлению информацией или единую систему управления документами (ЕСУД), включающую возможности:

— удаленной работы, когда члены одного коллектива могут работать в разных комнатах здания или в разных зданиях;

— доступа к информации, когда разные пользователи должны иметь доступ к одним и тем же данным без потерь в производительности и независимо от своего местоположения в сети;

— средств коммуникации, например: электронная почта, факс, печать документов;

— сохранения целостности данных в общей базе данных;

— полнотекстового и реквизитного поиска информации;

— открытость системы, когда пользователи должны иметь доступ к привычным средствам создания документов и к уже существующим документам, созданным в других системах;

— защищенность информации;

— удобства настройки на конкретные задачи пользователей;

— масштабируемости системы для поддержки роста организаций и защиты вложенных инвестиций и т.д.

Единая Система Управления Документами должна представлять собой инструментарий, предоставляющий пользователям возможности для решения конкретных задач, и включать следующие основные подсистемы.

При выработке рекомендаций по автоматизации процессов ДОУ в ТОО «АМК» был тщательно изучен существующий рынок таких систем в Казахстане. Сегодня разные компании предлагают продукты данного класса, например: Cognitive Technologies предлагает систему Евфрат, Lotus — notes, DEC — PathLink, Microsoft — Exchange и т.д.

От представленных решений технология Евфрат 2004 отличается, прежде всего, тем, что разработка ее велась в России, и она в гораздо более полной мере отвечает требованиям автоматизации ДОУ казахстанских предприятий, включая ориентацию на использование русского языка во всех модулях системы как наиболее близких к российским условиям. Компания Cognitive Technologies обеспечивает внедрение программных продуктов Евфрат «под ключ», включая возможную доработку под конкретные задачи Заказчика. Разработку и внедрение обеспечивают более 100 высококвалифицированных специалистов, расположенных в офисе компании в Алматы. Обеспечивается горячая линия технической поддержки с возможным выездом к Заказчику.

Поэтому ставка при автоматизации ДОУ в ТОО «АМК» была сделана на внедрение технологии Евфрат.

При анализе документов, создаваемых в ТОО «АМК», было выявлено, что они составляются с нарушением требований ГОСТа 6.38-90.

Все документы в ТОО «АМК» составляются, в основном, с использованием текстового редактора MS WORD 2002 для MS Windows XP и электронных таблиц Excel 2002 для Windows XP.

В результате проведенного анализа работы в ТОО «АМК» и исследования рынка средств автоматизации делопроизводства было принято решение о постепенном переносе всех работ, связанных с технологией обработки документов, на платформу Евфрат 2004. Для этого был приобретен сервер Евфрат 2004 Document Server, работающий в среде Microsoft Windows XP, а во все отделы установлено программное обеспечение клиентов Евфрат 2004. В фирме начат процесс создания приложений Евфрат 2004, призванных покрыть все проблемы, связанные с автоматизацией делопроизводственных процессов и переходом к безбумажной технологии.

В ТОО «АМК» все компьютеры связаны одноранговой локальной сетью на базе «Microsoft Windows XP» что позволяет организовать обмен электронными документами между отделами в среде Евфрат, используя все преимущества этой среды для автоматизации делопроизводственных процессов.

Теперь при создании документов в Word и Excel сотрудники используют заранее созданные шаблоны всех основных видов документов. После создания документ автоматически сохраняется в системе Евфрат, индексируется и может быть использован в других отделах, послан в другую организацию или мгновенно найден по его содержанию или набору делопроизводственных реквизитов. Это ускоряет процессы создания, обработки и поиска документов и избавляет от многочисленных ошибок в их оформлении, так как сотрудникам на своих рабочих местах не нужно заботится о создании этих шаблонов и помнить, где находятся необходимые документы.

Разработкой шаблонов занимается отдел делопроизводства ТОО «АМК». Перед использованием в системе Евфрат шаблон документа должен быть завизирован секретарем-референтом фирмы и утвержден приказом генерального директора. Для обеспечения полного цикла автоматизации были созданы и успешно используются следующие основные виды шаблонов для использования с Евфрат.

Совершенствование технологии обработки документов в службе ДОУ. Работа с документами в ТОО «АМК» включает в себя:

Получение документов
Их регистрацию
Контроль исполнения
Систематизацию
Формирование дел и
Подготовку их к передаче в архив предприятия

Технология обработки документов включает комбинированные методы по работе с бумажными и электронными документами.

Входящие в организацию документы существуют, как правило, на бумаге (письма и факсы) и обрабатываются как бумажные документы с одновременным использованием автоматизированных функций регистрации и контроля исполнения.

Бумажные документы могут быть преобразованы в электронные при помощи технологии сканирования и оптического распознавания текста (OCR), реализованных в программе CuneiForm .

Внутренние и исходящие документы, в основном, существуют в электронном виде. Их обработка и систематизация происходят с использованием технологии Евфрат в современной архитектуре клиент/сервер, что позволяет существенно упростить работу с документами и повысить качество управления организацией.

Перед отправкой исходящие документы (письма, факсы) преобразуются из электронного в бумажное представление и их обработка и систематизация производятся обычными способами.

Автоматизация процессов регистрации и контроля исполнения документов в ТОО «АМК». Ввиду нередкой утери корреспонденции или задержки ее доставки конкретному исполнителю, необходимо централизовать получение корреспонденции, а также ее регистрацию. Регистрация документов — это фиксация факта создания или получения документа путем проставления на нем индекса, с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах или базе данных. На документах, не подлежащих регистрации, ставится только дата поступления.

Регистрация документов осуществляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в фирме (в ТОО «АМК» секретарем-референтом). Применяется автоматизированный метод регистрации и контроля исполнения документов в ЕСУД Евфрат.

Регистрационный индекс документа формируется в соответствии со структурой Предприятия.

Индекс документа строится из индекса функциональной службы и порядкового номера входящего документа. Зарегистрированные документы передаются руководству организации для внесения соответствующей резолюции.

Исполненные документы поступают к работнику, ответственному за организацию работы с документами, в количестве необходимом для регистрации.

Первый экземпляр направляется адресату, второй подшивается в дело, а третий передается непосредственному исполнителю.

Индекс исходящего документа состоит из номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа. Индексами распорядительных документов, образующихся в процессе деятельности организации, являются их регистрационные номера.

Организация и технология контроля исполнения документов должны совершенствоваться вместе с упорядочиванием функций и структуры учреждения, рационализацией делопроизводства и управленческого труда, автоматизацией информационно-документационных процессов

С целью своевременного и качественного выполнения заданий руководства организации контролю подлежат все зарегистрированные документы.

Действия по контролю исполнения документов включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

Контроль исполнения документов возлагается на специалиста, ответственного за организацию работы с документами в фирме (в ТОО «АМК» — на секретаря-референта).

При исполнении документа он снимается с контроля только тем лицом, которое поставило его на контроль. Результаты исполнения документа отмечаются на самом документе в письменном виде.

Сроки исполнения контролируемых документов исчисляют в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступившего документа с даты его поступления. Продлить срок исполнения документа может только лицо, его установившее. Продление срока исполнения документа возможно сразу при получении документа на исполнение или за два — три дня до окончания срока исполнения. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются руководством организации и фиксируются в резолюции. Документы, срок которых не оговорен, должны быть выполнены в десятидневный срок.

Исполненный документ в ТОО «АМК» передается лицу, ответственному за организацию делопроизводства для снятия с контроля. В таком случае документ содержит:

отметку об исполнении и направлении его в дело, помещаемую на нижнем поле правого листа документа;
краткую справку об исполнении;
слова «В дело» и номер дела, в которое должен быть подшит документ;
дату направления документа в дело, в которое подшивается исполненный документ;
отметку об исполнителе.

В ходе исследования документооборота ТОО «АМК» общий документооборот составил 5738 документов, а при анализе роста документооборота было определено, что за последний год документооборот ТОО «АМК» увеличился на 75%.

В виду высокой автоматизации деятельности предприятия и преобладания однотипных документов, целесообразно ввести автоматизированную систему работы с документами.

Систематизация документов. Основными видами работ, обеспечивающими правильную систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел и формирование дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке . Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства организации.

Номенклатуры дел бывают следующих видов: конкретные, типовые и примерные.

Конкретная номенклатура дел — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее функциональном подразделении) в определенном календарном году.

Типовая и примерная номенклатура дел являются систематизированными списками унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

Типовые и примерные номенклатуры дел являются методическими пособиями и используются при составлении конкретных номенклатур дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в календарном году.

Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел организации.

Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой и примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру без изменения.

Номенклатуру дел организации оформляют на общем бланке и составляют на основе изучения состава содержания и количества документов образующихся в процессе деятельности организации.

В номенклатуре ТОО «АМК» должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности коллегиальных органов организации (общее собрание организации, дирекция, совет директоров и т.д.)

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Заголовок дела должен четко и в краткой форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела;
название организации или функционального подразделения;
название организации, куда были адресованы или от которой были получены документы дела;
краткое содержание документов дела;
название местности, с которой связано содержание документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела;
указание на наличие копий документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы» а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

Название организации в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое название.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, — последние не указываются. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание дела.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой, ответственной за ведение делопроизводства в фирме, по установленной форме на основании номенклатур дел функциональных служб.

Названиями разделов в номенклатуре дел организации являются названия функциональных служб, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию организации.

Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за организацию документационного обеспечения, подписывается заместителем генерального директора и утверждается руководителем.

Номенклатура дел организации в конце года уточняется, перепечатывается, утверждается генеральным директором и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения, включается в раздел номенклатуры службы документационного обеспечения.

В графе 1 номенклатуры дел организации проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс строится из цифрового обозначения функциональной службы и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах функциональной службы или организации в целом.

Такой порядок индексирования должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству в ТОО «АМК». Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

В графу номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов частей). Заголовки дел внутри разделов располагаются по степени важности документов, содержащихся в делах, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее — содержащие плановые и отчетные документы.

Графа 3 номенклатуры дел организации заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается сроки хранения дел и номера статей со ссылкой на перечень.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры секретариатом указываются названия перечней документов с указанием сроков их хранения, использованных при определении сроков хранения дел. При составлении номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах ответственных за формирование дел, о передаче в другую фирму для продолжения и др.

При переносе информации на машинный носитель в этой же графе делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа.

По окончании календарного года секретариатом в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов и частей) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, сообщаются в архив, о чем в номенклатуре дел делается отметка с указанием должности лица, его подписи и расшифровки подписи.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В деле должны находиться документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела. Не формируются в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением черновых и дублетных экземпляров особо ценных документов), а также документы подлежащие возврату.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

Документы постоянного и временного хранения формируются в отдельные дела;
Включать в дело только по одному экземпляру документа;
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с нормативными актами;
Группировать в дела документы одного календарного года за исключением: переходящих дел, судебных, личных и арбитражных;
Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы в деле должны располагаться в следующем порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем, в хронологической последовательности, идут документы, возникающие по мере решения вопроса.

Для ТОО «АМК» мы предлагаем следующее правило группировки документов в дела по видам и хронологии:

уставы, приложения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;
приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров;
документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты;
приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения;
документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, должны подшиваться в личные дела сотрудников;
утвержденные фирмой планы и отчеты группируются отдельно от их проектов;
плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию;
лицевые счета сотрудников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям;
протоколы заседаний представителей трудового коллектива организации, производственных совещаний руководства, собраний акционеров группируются по хронологии и порядку номеров в одном деле;
документы, подготовленные к заседаниям, помещают после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов;
переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом;
обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности организации, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного вопроса.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов, их отбору и подготовке для хранения должна проводить экспертная комиссия организации. Комиссия должна руководствоваться в своей работе «Основными правилами работы ведомственных архивов», «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения» и «Положением об Экспертной Комиссии» организации.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел организации с обязательным полистным просмотром всех дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении дел к уничтожению.

Дела, предназначенные к уничтожению, могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени будут утверждены и переданы в архив.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию.

Оформление дел должно производится сотрудником, ответственным за делопроизводство в фирме.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела, составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях, см. Приложение 22), внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела можно хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять».

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме. Выносить заверительную надпись на обложку или чистый оборотный лист последнего документа запрещается.

В заверительной надписи на наш взгляд в ТОО «АМК» должны оговариваться следующие особенности нумерации документов дела:

наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;
номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;
номера крупноформатных листов;
номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, приказы по основной деятельности организации, дела на авторские свидетельства) составляется внутренняя опись документов дела.

Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидности документов, заголовки которых не раскрывают содержание документов.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются:

наименование организации-учредителя;
наименование организации;
наименование функциональной службы;
индекс дела;
номер дела;
заголовок дела;
аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения содержащих особо ценные документы);
дата заведения дела;
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.

На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствиями с требованиями ГСДОУ и «Основных правил работы ведомственных архивов», составляются описи дел.

Опись. В настоящее время в ТОО «АМК» практически отсутствует практика ведения описи дел. Мы предлагаем ввести её в нижеследующем виде.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу и иные однотипные дела, на дела, состоящие только из специфических характерных только для данной организации документов, служебные и ведомственные издания.

Описательная статья описи дел должна включать в себя:

порядковый номер дела (тома, части);
по описи индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части);
дата дела (тома части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.

Опись составляется в трех экземплярах. Один передается в архив, второй прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии организации, а третий остается в качестве контрольного экземпляра в самой фирме.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации.

Заключение

В заключении данной работы сделаем основные выводы по рассматриваемой теме.

В управленческом документообороте, как и в документообороте в целом, выделяются три документопотока: входящие, внутренние и исходящие управленческие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый их них имеет свои правила обработки.

Работа с входящим документами включает два этапа:

— прием и обработка.

— рассмотрение и исполнение.

Руководитель предприятия или структурного подразделения дает конкретное указание в виде резолюции, после чего подлинник документа передается ответственному исполнителю, а копии — другим исполнителям, если они указаны в резолюции. При наличии резолюции документ ставится на контроль, пока резолюция не будет исполнена.

Работа с исходящими управленческими документами также включает несколько этапов:

— создание проекта документа;

— согласование и визирование подготовленного проекта;

— подписание окончательного варианта документа руководителем предприятия или его заместителем;

— регистрация и отправка документа.

Внутренние управленческие документы готовятся в пределах самого предприятия. Маршруты их прохождения те же, что и у исходящих документов: подготовка проекта, согласование, визирование, подписание. Но последний этап — исполнение, т.е. такой, как у входящих документов.

Все документы, подлежащие регистрации, фиксируются в соответствующих журналах:

— в журнале внутренних или входящих документов — в момент поступления документов; в журнале исходящих документов — перед отправкой документов.

Текст документа может быть оформлен в одном из следующих видов:

— анкета,

— таблица,

— связанный текст,

— соединение указанных видов.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.п.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков.

Строки и столбцы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки должны быть согласованы с заголовками. Если таблица занимает более одной страницы, столбцы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера столбцов.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. Каждая часть документа начинается с абзаца. В первой части приводятся причины, цели создания документа, т.е. описываются факты и события, побудившие к составлению документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, просьбы. В отдельных случаях документ может состоять и из одной части — второй (распорядительный приказ, письмо, заявление об отпуске и т.п.)

В документах, оформленных на 2-х и более листах, проставляется нумерация арабскими цифрами в центре верхней строчки (без каких-либо дополнений)

В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, последние делятся на простые и сложные. Простые документы удобнее в обработке, легче отслеживаются и контролируются. Сложные документы целесообразно разбить на части (1. …, 2. …), пункты (1.1. …, 1.2. …) и подпункты (1.1.1. …, 1.1.2 …).

Допускается печатание документа с обеих сторон листа. Стандартный размер листа — А4, для документов небольшого объема допускается использование бумаги размером А5.

Исходя из анализа практической работы ТОО «АМК», можно выделить стандартные ошибки в тексте управленческих документов:

— неправильное употребление множественного числа (бухгалтер — бухгалтеры, выговор — выговоры, директор — директоры, договор — договоры, табель — табели);

— неправильное использование слов адресат (лицо, кому письмо направляется) и адресант (лицо, отправляющее письмо);

— неправильное употребление предлогов и падежей (ассигнование — на что; благодаря — чему; вложение — во что; информация — о чем; конференция — по, а не о; опись — чего, а не на что; расписка — в чем, а не о чем);

— недопустимое употребление прилагательных («моя» автобиография, «свободная» вакансия);

— грамматические ошибки (нужно сосредоточивать, уполномочивать).

— неправильное употребление деепричастных оборотов (исполнителем действия должно быть одно и то же лицо)

— неправильное использование различных слов и сокращений для обозначения одного и того же термина или понятия (завод, з., з-д) и пр.

Указанные недостатки в подготовке и оформлении управленческой документации можно устранить как посредством применения компьютерных средств проверки управленческой документации, так и курсами, которые необходимо организовывать для сотрудников соответствующего предприятия.

Список литературы

Правила составления и оформления служебных документов. — М.: Москнига, 1996.
Альбов А.С. Письмо зарубежному партнеру. — СПб.: Судостроение, 1991.
Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997.
Бондарева Т.Н. Секретарское дело: практическое пособие. — М.: Высшая школа, 1999.
Лазарев В.К., Попонов Ю.Г. Трудовые книжки рабочих и служащих. — М.: Юридическая литература, 1999.
Рябинкин В.И., Матвеева Т.Н., Дещин В.Е. Учет, отчетность и делопроизводство. — М.: Экономика, 2001.
Сгенюков М.В. Документы. Делопроизводство. — М.: Приор, 1997.
Унификация текстов управленческих документов: методические рекомендации. — М.: ВНИИДАД 1992.
Фельзнер А.Б., Миссерман М.М. Делопроизводство: Справочное пособие. 3-е изд., стер, — Киев, 1998.
Делопроизводство / Под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. — М.: Проспект, 2003.
Демин Ю. М. Деловая переписка. — М.: Бератор-Пресс, 2003.
Демин Ю. М. Секретарское дело. Универсальный справочник. — М.: Бератор-Пресс, 2003.
Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления: Практическое пособие. — М.: Издательство РДЛ, 2003.
Рогожин М. Ю. Организация кадровой работы предприятия: Учебно-практическое пособие. — М.: Издательство РДЛ, 2003.

Приложение

Приложение № 1. Состав и схема расположения реквизитов управленческих документов

Приложение № 2. Бланк письма организации

+—————————————————————————+¦ Государственный герб ¦¦ Официальное наименование Республики Казахстан Официальное наименование ¦¦ вышестоящего органа вышестоящего органа ¦¦ Официальное наименование Официальное наименование ¦¦ организации организации ¦¦ (на государственном языке) (на русском языке) ¦¦ _________________________________________________________________________ ¦¦ ¦¦ Справочные данные об Справочные данные об ¦¦ организации организации ¦¦ (на государственном языке) (на русском языке) ¦¦ ___________ N ___________ +— —+ ¦¦ На N ______ от ___________ ¦ ¦ ¦¦ +— —+ ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦¦ ¦+—————————————————————————+ Формат А4 (210Х297)

[1] Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления. — М.: РДЛ, 2001. С. 35.

[2] Альбов А.С. Письмо зарубежному партнеру. — СПб.: Судостроение, 1991. С. 65.

[3] Правила составления и оформления служебных документов. — М.: Москнига, 1996. С. 174.

[4] Правила составления и оформления служебных документов. — М.: Москнига, 1996. С. 63.

[5] Рябинкин В.И., Матвеева Т.Н., Дещин В.Е. Учет, отчетность и делопроизводство. — М.: Экономика, 2001. С. 20.

[6] Фельзнер А.Б., Миссерман М.М. Делопроизводство: Справочное пособие. 3-е изд., стер, — Киев, 1998. С. 331.

[7] Альбов А.С. Письмо зарубежному партнеру. — СПб.: Судостроение, 1991. С. 36.

[8] Рябинкин В.И., Матвеева Т.Н., Дещин В.Е. Учет, отчетность и делопроизводство. — М.: Экономика, 2001. С. 87.

[9] Бондарева Т.Н. Секретарское дело: практическое пособие. — М.: Высшая школа, 1999. С. 170.

[10] Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. С. 76.

[11] Делопроизводство / Под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. — М.: Проспект, 2003. С. 320.

[12] Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. С. 97.

[13] Фельзнер А.Б., Миссерман М.М. Делопроизводство: Справочное пособие. 3-е изд., стер, — Киев, 1998. С. 97.

[14] Бондарева Т.Н. Секретарское дело: практическое пособие. — М.: Высшая школа, 1999. С. 117.

[15] Бондарева Т.Н. Секретарское дело: практическое пособие. — М.: Высшая школа, 1999. С. 138.

[16] Авров Н. Г. Текстовые редакторы для РC. История и современность. СПб. 1999. С. 90.

[17] Microsoft Office 2003. Руководство для пользователя. М. 2004. С. 237.

[18] Microsoft Office 2003. Руководство для пользователя. М. 2004. С. 219.

[19] Рогожин М. Ю. Организация кадровой работы предприятия: Учебно-практическое пособие. — М.: Издательство РДЛ, 2003. С. 287.

[20] Колесниченко О. В., Шишигин И. В. Аппаратные средства PC. 4-е изд. — СПб.: «БХВ — Санкт-Петербург», 2003. С. 235.

Тюркские страны приступили к созданию общего гимна

Кремль сообщил о готовности к диалогу в…

Зеленский: Если штаты сократят помощь, то мы…

Президент Абхазии подал в отставку

В Иране будут перевоспитывать женщин, снимающих хиджабы

Мировые цены на нефть продолжают падать

Нурила Асанкызы стала первой в истории казахстанской…

Казахстанские спортсмены продолжают радовать победами на международной…

Москву массово атаковали беспилотники

Число беженцев в мире перевалило за 123…

Дипломная работа: Организация работы с документами в ТОО «АМК»

Введение

Глава 1. Управление документами и составление управленческой документации в Республике Казахстан

1.1. Содержание, структура и стиль изложения управленческих документов

1.2. Состав, классификация, унификация и реквизиты управленческой документации

1.3. Типология управленческой документации

Глава 2. Создание, хранение и программное обеспечение аппаратных средств при производстве документов организации

2.1. Требования к управленческим документам, изготовленным с помощью печатающих средств

2.2. Формирование текстовых документов в программе Microsoft Word

2.3. Работа с документами посредством программы Microsoft Excel

Глава 3. Организация работы с документами в ТОО «АМК»

3.1. Анализ механизма работы с документами в ТОО «АМК»

3.2. Проблемы и перспективы совершенствования работы с документами в ТОО «АМК»

Заключение

Список литературы

Приложение

В Караганде появится стадион и спортивный комплекс на 10 тысяч мест

В Нацбанке ответили на вопрос, дорастет ли доллар до 600 тенге

Даниала Ахметова обвиняют в получении взятки в виде чемодана долларов от израильтян

«Я тоже хочу размножаться» — депутат о стерилизации животных в Казахстане

Димаш Кудайберген спел казахскую песню для премьер-министра Венгрии (ВИДЕО)

О НАС

Мобильное приложение

Наши контакты