cодержание

Введение…………………………………………………………… 2

характеристика организации……………………… 3

 

Анализ организационной структуры организации        8

 

Кейс управленческой ситуации………………… 17

 

заключение ……………………………………………………. 21

 

 

приложение…………………………………………….24
Введение

Мною, студентом 3-го курса Казахского Экономического Университета им. Т. Рыскулова, была пройдена производственная практика, являющаяся составной частью учебного плана, предусмотренного моей специальностью – менеджмент организаций.

Целью данной практики является закрепление теоретических знаний, полученных в период обучения по циклу экономических дисциплин, формирование профессиональных навыков, а также получение практического опыта работы в коллективе.

Мною были достигнуты цели данной практики,  я обобщил полученные мною знания, старательно выполнял все поручения моего руководства, находясь при этом в коллективе. За время производственной практики я анализировал организацию, в которой проходила практика, делал выводы и результаты этого анализа и эти выводы представлены мною в данном отчете о прохождении учебной практики.

 

характеристика организации

Моя практика проходила в нефтяной финансово-промышленной группе ТОО «Нар-Ойл», директором которого является Шарипов Дастан Кашабаевич. Дата создания – 12 марта 1993 года. Уставный капитал равен 11,570,000 тенге. В компании создано 115 рабочих мест. (по Казахстану)  

Головной офис ТОО «Нар-ойл» находится по адресу: г. Алматы, ул. Тлендиева 256. А так же филиалы в городах – Астана, Караганда, Талдыкурган, Актау, Атырау, Павлодар, Кызылорда, Петропавловск, Тараз, Кокшетау, Луговое, Мангыстау и заграничные филиалы по СНГ.     

 

  Правила внутреннего распорядка

 

Все подчиняется общему режиму внутреннего распорядка:

• 5-и дневная рабочая неделя
• Рабочий день с 09 часов до 18 часов
• Обеденный перерыв с 13 часов до 14 часов.

 

Главной целью является получение дохода. Доход  есть  источник  развития компании в целом.

 

 

 

ТОО «Нар-Ойл» приобрело статус юридического лица с момента государственной регистрации, имеет права и несет ответственность в соответствии с Гражданским кодексом РК.

Предприятие ведет оперативный бухгалтерский статистический учет в соответствии с порядком, предусмотренным нормативными актами РК.

Финансовые ресурсы предприятия формируются за счет чистого дохода. Никаких инвестиций предприятие не имеет.

Судя по тому, что направления деятельности организации предусматривают поиск и привлечение других организации, для покупок или продаж нефтепродуктов. За время прохождения практики я видел достаточно много представителей той или иной организации, из чего делаю вывод в том, что услуги компании пользуются большим спросом, и что основным видом деятельности организации является, покупка большой партии нефтепродуктов и за тем ее оптово-розничная реализация как внутри страны так и за ее пределами.

Среди организаций, собственником которых является ТОО «Нар-Ойл», следующие: ТОО «Гросс», ТОО «Кристалл», ТОО «Бан-Ойл», ТОО «Кулан Мунай» и ТОО «КNK Energy»

Если попытаться сформировать цель организации,  то получится примерно следующее: реализация бензина и дизельного топлива населению, а так же организациям, при этом показывая сведения, цены  своих же дочерних организации, что «у нас цены гораздо ниже, чем у других; да качество на много выше».  И так каждая из организации, при этом все они являются  собственностью ТОО «Нар-Ойл».

Внешняя среда является довольно специфичной для этого вида бизнеса.  Существует несколько основных направлений в этом бизнесе, соответственно 2 основным группам потребителей: это организации и частные лица.   

Соответственно этим двум группам, к каждой из них есть свои подходы и виды услуг. Так в частности, организациям могут реализовать  бензин или дизельное топливо (ДТ) в рассрочку или по низким ценам (но не каждой организации). Потом эти сведения можно  и нужно показать в налоговый комитет, комментируя  что мы убыточная компания, чтобы платить меньше  налогов. Физическим же лицам такого подхода нет, там уже другая система. Реализацией бензина физическим лицам занимается другой отдел к которой я не относился.

Существует несколько нефтяных  компаний-конкурентов «Нар-Ойла». Основными конкурентами является ТОО «Сан-Ойл», ТОО «ДостыкМунайБейс», ТОО «Кара Мунай» которая проводит серьезную  маркетинговую политику, значительные рекламные акции, из которых следует, что значительное внимание этой компании сосредоточено на качестве их продукции.

Из таких рекламных акций можно привести следующие примеры – информация в Интернете и журналах предназначенные нефтяной сферы деятельности, в которых можно узнать   о компании и о предлагаемых ею продукции, т.е. о бензине и о ДТ,  проводятся беседы с потребителями, где разъясняются все вопросы относительно о качестве товара.

Иные нефтяные компании малоактивны, их рекламные акции либо малозаметны и незначительны, либо не проводятся вообще. ТОО «Нар-Ойл» не является исключением. Летом 2007 года директором компании  был дан ряд интервью газете и телевизионным каналам, которые были опубликованы и транслировались в прямом эфире в качестве рекламных блоков.

Внутренняя среда компании характеризуется специфической организационной структурой, подробный анализ которой будет дан в разделе «Анализ организационной структуры организации», а также наличием сформировавшейся неформальной организации с неформальным лидером – заместителем директора компании, который является главным деятельностным центром организации, то есть выполняет большую часть всей работы, которую выполняет организация, при этом оставляя офисную работу офис-менеджерам, а важнейшие операции – директору.

Деятельность организации весьма специфична на рынке. Как уже была указано выше, компании не проводит широкомасштабных рекламных акций, имеет многочисленный штат сотрудников, руководством не высказываются никакие опасения из-за переизбытка клиентов или об их отсутствии  Учитывая, что у ТОО «Нар-Ойл» есть дочерние компании, можно объяснить и низкую активность организации в сфере рекламирования своих услуг, привлечения новых клиентов. Однако большая часть рекламы у данной организации появилась именно в последнее время, из чего можно сделать вывод, что организация либо меняет стратегию, либо просто решила расширить свой бизнес путем привлечения новых средств. Следует отметить, что цены у ТОО «Нар-Ойл» являются одними их самых доступных в Республике Казахстан.

 

Анализ организационной структуры организации

 

Организационная структура организации является довольно сложной в связи с большими ее размерами и относительно большим количеством сотрудников. Эту структуру можно изобразить в следующем виде:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организационная структура организации является сложной, при этом имеется частичное наложение функциональных обязанностей одного отдела  на обязанности другого.

Работу данной организации и ее структурных единиц можно описать следующим образом:

Директор – в обязанности директора входят представительские функции и функции контроля за деятельностью своего заместителя. Также все наиболее важные операции осуществляются также директором. Должность директора занимает мужщина, имеющая 3 высших экономических образования. В среднем он проводит 1-3 дня в неделю на рабочем месте, остальное время он находится либо в командировках, либо место его нахождения сотрудникам фирмы не сообщается.

Заместитель  директора – это человек, который выполняет в организации все функции, связанные со всеми направлениями деятельности организации. Этот человек анализирует ситуацию на нефтяном секторе, заключает договора, осуществляет управление и контроль над начальниками отделов всех организации. Эту должность занимает женщина, имеющая высшее экономическое образование и 25-летний стаж работы. Большую часть своего рабочего времени она занимается управлением организации, и разработкой совместно с директором в мероприятий по повышению их прибыльности.

Бухгалтерия – лицо, которое ведет бухгалтерский учет в организации. В связи с большими размерами компании, ее руководство посчитало возможным иметь постоянную бухгалтерию в которой будет работать 19 человек. Для каждого  ТОО по 3 бухгалтера, один из которых наиболее опытный — ведущий бухгалтер, оставшиеся 2-ое в его подчинении, а над всеми ими главный бухгалтер и начальник отдела в одном лице. В период прохождения мною практики одна из помощников находилась в отпуске и я выполнял ее обязанности.

Юридический отдел – отдел, оказывающий консультативные услуги сотрудникам компании и ее клиентам, а так же все договора, доверенности, документы по реализации и покупки товара и т.д. проходят через этот отдел. В этом отделе работают 5 юристов, так как в связи со спецификой деятельности организации ее клиентам и сотрудникам нужны правовые консультации.

Отдел покупки  – это отдел в компании, которые выполняют работу, связанную с покупкой большой партии бензина и ДТ, а также выполняют обязанности посредника, то есть покупают, и перевозят дочерним компаниям. В данном отделе работает 6 сотрудников.

Отдел реализации – этот отдел делится на 3 отдела. 1-ый отдел занимается оптовой продажей,   дополнительно занимается и в роли распределителя товара между внутренними компаниями. 2-ой отдел занимается розничной продажей в основном физическим лицам. 3-ий отдел занимается распределением талонов внутри организации и в не,  в основном для выдачи талонов на бензин водителям ТОО «Нар-Ойл»     Во всех 3-х отделах работает 11 человек. Начальник отдела   девушка, которая выполняет обязанности  главного специалиста по продажам так и консультанта. Она окончила финансово-кредитный факультет Казанского государственного финансово-экономического института и Казахского Национального Университета. Ее обязанности как консультанта заключаются в том, что она отвечает на звонки, в пределах своей компетенции решает вопросы, касающиеся работы компании, или соединяет звонящего с тем, кто может дать более точную информацию.

          Тендерный отдел – их задача в получении пакета документов о неимении задолженности перед банками, перед государством, т.е. перед налоговым комитетом, перед реализаторами или покупателями. На основании этих документов разрешается участвовать в тендере той или иной организации. Им подчиняется информационный отдел, который должен информировать о будущих тендеров, потому что собранный пакет документов тендерным отделом действителен в течении 7 рабочих дней, т.е. они должны заранее знать о надвигающемся тендере чтоб участвовать в ней.

          Финансовый отдел – отдел занимающиеся финансовыми операциями, т.е. погашение  кредита, если имеется, оплатой за купленный товар, получение оплаты за проданный товар, оплаты налогов и т.д.

          Отдел маркетинга – занимается исследованием рынка, разработка новых проектов и т.д. Маркетинговому отделу подчинены: дизайнерский отдел и отдел лаборатории.

          Транспортный отдел – занимается перевозкой товара на специальных большегрузных машинах, в основном с одной станции на другую или покупателю, продавцу, а также по авто заправочным станциям (АЗС). По мимо этого в транспортном отделе имеются легковые автомобили, в задачу которых входит развозка работников как во время работы, так и после работы.

          Экспортно-импортный отдел – занимается покупкой и продажей нефтяных продуктов за границей, увеличивая потенциал компании, возможности в получении большой прибыли.

 

Все постоянные сотрудники в этой компании – лица не старше сорока лет.  Между ними очень сильное чувство единства, они очень хорошо друг к другу относятся и наблюдается наличие сильной неформальной организации во главе с заместителем директора. Этот человек решает практически все вопросы организации, выполняет практически всю работу, связанную с деятельностью компании, она старше всех и она очень опытный работник – ее авторитет непререкаем. Практически вся жизнь компании концентрируется вокруг нее. Директор тут выступает в роли «высшей силы» — нежесткого контроля над деятельностью, но жесткого контроля над результатами, мудрого человека, который в случае любой проблемы всегда сможет принять верное решение, который решает, в каком направлении будет дальше двигаться компания. В общем, можно сказать, что это сложенный коллектив, которому абсолютно не мешает определенное наложение функций, по крайней мере в тех пределах, в которых оно сейчас находится.

Первоначально я прошел собеседование с директором, который указал мне на мои будущие обязанности. Он сказал, что моей основной задачей будет ежедневное наблюдение за показателями деятельности организации, а также мне была дана задача попытаться разработать такую форму, которая, будучи заполненной бухгалтером в организазии, давала бы  не бухгалтерские показатели, как бухгалтерская отчетность, а финансовые. То есть разработать финансовую отчетность, удобную для заполнения бухгалтером. Также мне было обещано, что мне придется съездить в командировку в Талдыкурган. В день начала моей практики я был передан в подчинение главного бухгалтера, которая назначила меня на должность помощника главного бухгалтера и заместителя менеджера в отделе. Таким образом, можно сделать вывод, что она просто доверила мне часть дел, которые я мог вести, из за перегруженности своей работы.

Наиболее заметная на первый взгляд проблема – это проблема существование значительного количества персонала, который большую часть рабочего времени не выполняет свои функциональные обязанности. Действительно, в помещении сидят 18 бухгалтеров, которые большую часть своего рабочего времени играют в компьютерные  игры, «сидят» на развлекательных сайтах в Интернете, слушают музыку, в общем, не делают абсолютно ничего, что составляет их функциональные обязанности. На мой взгляд, вполне достаточно 1-го ведущего бухгалтера и помощника бухгалтера для каждого, итого – 13 бухгалтеров в месте с главным бухгалтером.

К тому же следует учесть, что ТОО «Нар-Ойл» арендует помещение, в связи  уже  двух годичным ремонтом головного  офиса. И благодаря уменьшению числа сотрудников вполне можно значительно сократить как площадь занимаемых помещений, так и арендную плату за них. К тому же для любого клиента будет гораздо более привлекательной фирма, в которой, входя, он увидит не скучающих сотрудников, которые еле поворачиваются в его сторону от компьютера, а энергичных работников, которые при его виде сразу обращают на него внимание и предлагают свои услуги.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Кейс управленческой ситуации

Поиск  соответствующей управленческой ситуации в моем конкретном случае был достаточно тяжелым, так  как в ТОО «Нар-Ойл» никто не смог вспомнить ни одного трудового конфликта, также нет у них и книги жалоб и предложений, в связи с отсутствием у них как жалоб, так и предложений. В качестве объекта анализа я выбрал одну ситуацию, которая возникла в результате комплексной проверки организации налоговой инспекцией. Налоговая инспекция проводила комплексную проверку ТОО «Актан ком», которым является учредитель ТОО «Нар-Ойл» и расположено в одном здании с ним.  Благодаря такому размещению, налоговой инспекцией было принято решение одновременно проверить и все дочерние компании ТОО «Нар-Ойл». Была проведена выемка документов из бухгалтерии, которая заняла несколько часов, превысила рабочее время и значительно мешала работе сотрудников организации. Инспекторами были привлечены в качестве понятых офис-менеджеры, которым пришлось переписывать все тома с документацией, находившейся в бухгалтерии, после чего были проведены выемки документов уже в самом офисе, был изъят сейф с документами и с наличными деньгами.  Директором    для прекращения подобных помех в работе принято решение отправить весь персонал в отпуск на 2 дня. Инспекторы, явившиеся на следующий день на проверку обнаружили, что организация не работает. В результате они не стали проводить выемку документов, ограничившись теми документами, которые были изъяты в ТОО «Актан ком» и теми, которые они успели изъять в первый день проверки. В течение нескольких месяцев после этой проверки сотрудниками ТОО «Нар-Ойл» возвращались изъятые деньги и документы. В результате проверки налоговых нарушений не было обнаружено.

Таким образом, можно сказать, что проверка государственным органом принесла значительные убытки организации, связанные с помехой на работе, вынужденным простоем, а также нервным напряжением, сопровождавшим ее.

Причиной данной ситуации является нахождение дочерних  и   материнской организации в одном здании и неудовлетворительная с точки зрения бизнес-структур система налогового мониторинга организаций и предприятий. На мой взгляд, есть еще одна причина такого явления, связанная с проводимой предприятием учетной политикой.

Основными движущими силами в данной ситуации являлись налоговая инспекция и администрация ТОО  «Нар-Ойл». В идеальном случае проверка и выемка должна проходить в следующем виде: Сотрудники налогового органа проводят выемку в присутствии посторонних понятых и представителей организации, в том числе желательно и лица, имеющего юридическое образование. Проведена она была с привлечением в качестве понятых сотрудников самой фирмы, которым к тому же пришлось заниматься переписыванием изъятых документов. Также препятствовало работе организации и выемка документов в самом офисе.

На мой взгляд существует один способ максимально сократить время проходящей выемки документов и при этом оставить у себя копии изъятых документов. Необходимо вести всю финансовую информацию не на бумажных носителях, а на электронных, и таким образом достигается значительная экономия в бумаге, удобство хранения (значительно экономится место, так как на компакт-диске можно сохранить информации столько же, сколько в нескольких томах с документами), также можно создавать копии дисков с документацией, которые в случае выемки могут оставаться в организации. В случае с налоговой проверкой, выемка документов не займет много времени. Однако может возникнуть проблема в случае, если часть информации будет хранится в памяти компьютера, тогда потребуется уже и изъятие компьютера. Также при выемке документов будут изыматься и первичные документы, которые не могут иметь электронный вид, однако при введении на предприятии электронной системы бухгалтерского учета в любом случае сократится время, которое будет требоваться сотрудникам налогового комитета.

На мой взгляд, ведение электронной бухгалтерии, совместно с не препятствованием сотрудникам налоговых органов и грамотным ведением бухгалтерского учета может гарантировать, что подобные проверки не будут занимать много времени и оказывать серьезное воздействие на работу организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Мною была пройдена практика в организации, работающая в нефтяной сфере  рынка в должности помощника главного бухгалтера и заместителя менеджера  в отделе,   в пределах моих возможностей была изучена эта организация.

Проходя практику в должности помощника главного бухгалтера и заместителя управляющим отдела, я научился многому . Так в должности управляющего отдела я изучил;

— договор;

— какие документы требуются когда производится выплата или поступление денежных средств;

— выписка доверенности;

— работа в коллективе;

— как правильно вести себя с контрагентами;

— правильное распределение времени, обязанности, мотивации, цели своих  подчиненных.

Самое  главное в коллективе это внутренний климат, как к друг другу относятся работники одной организации. И вести все к тому чтобы их работа была взаимосвязана, была «одна система» и грамотный управляющий который в свою очередь должен следить за всем, но на расстоянии. Направляя их, мотивируя, определяя целями, но при всем этом не забывая поощрять премиями, устраивать коллективные поездки, совместные празднования дня рождения, либо праздника и т.д. От такой работы уменьшается текучесть кадров и увеличение качества работы, работник будет знать что у него есть прямые обязанности, что остановка его работы может привести к торможению доходов компании и страх что если он самовольно уволится то на его место претендующих будет много.

Но если учесть то, что я проходил практику в отделе бухгалтерии, могу сказать что на основании этого, пользуясь положением я научился бухгалтерскому учету, а именно:

— сохранение, выписка счетов-фактур;

— производить акты сверок;

— проверять баланс организации;

— приходовать и расходовать товар;

— делать расходной и приходной кассовый ордер;

— создавать авансовый отчет;

— выписывать платежные поручения;

— проверять ОСВ.

— работать счетами

— забивать банковские выписки;

— выплачивать заработную плату;

— отправлять НДС, акциз и т.д.

Если вернутся к компании то можно сказать, что есть некоторые особенности и недостатки. Для работы такого типа (с ресурсами одной организации) у данной нефтяной компании имеется достаточно человеческих ресурсов, подготовленных кадров, однако в организационной структуре есть некоторые странные, на мой взгляд, недостатки, связанные с избыточной численностью офисного персонала.

Также мне показалась странной низкая активность по привлечению клиентов – за последние 2 года пару статей в газете, 1 интервью по телеканалу   

Компания опасается разглашения любых сведений относительно ее деятельности, и, на мой взгляд, для успешной деятельности в будущем, в ней необходимы значительные изменения как в проводимой рекламной и маркетинговой политике, так и в организационной структуре и во  внутренней среде.