Іс қағаздарының стилі
Қатынас құралының бұл түрлері де күнделікті өмір қажетінен туып, өз алдына орныққан бөлек жүйе болып саналады.Іс қағаздарының әрқайсысының бұрыннан белгілі бірыңғай сөздері, қалыптасқан сөз тіркестері мен сөйлем үлгілері болады., қалыптасқан сөз тіркестері мен сөйлем үлгілеріболады. Іс қағаздарын жазу-жаттығу, дағдылану арқылы меңгеріледі.
Қызметтік құжаттарды, хаттарды жазарды есте болатын кейбір жағдайлар:
- Қызметтік құжаттар бейтарап (нейтралбный) қалыппен, ресми түрде жазылуы керек. Қызметтік хат жазу барысында адресатты марапаттап, мадақтайтын, немесе намысына тиетін, дөрекі сөздерді қолданудан аулақ болған жон.
- Адресаттың сізден қызмет дәрежесінің төмен я жоғарылығына қарамастан «тез арада орындаңыз», «Кідіртпейжауабын я қортындысын хабарлаңыз», «Қысқа мерзімде жауап беріңіз» деген сөйлемдерді қолданбағаныңыз жөн. Оның орнына хаттың жауабын я мәселенің шешімін білгіңіз келетінін «Осы күнге дейін жауап беруіңізді сұраймын» деп белгілі бір күнді көрсетіңіз немесе «Өз шешіміңіздіи хабарлауыңызды сұраймын» деген сөйлемдерді қолдану арқылы білдіріңіз.
- Өз өтініш, талаптарыңызды орынды көрсете білуге тырысыңыз. Қызмет бабындағы, кез келген оқйға, жағдай, мәселеге баға беріп, оны ресми құжаттақа көрсету, баяндау я хабарлау барысында барынша салқынқандалық таңытыңыз. Көп эмлцияға бой ұрмаңыз. Фактілерді обьективті түрде көрсетіңіз. Қызмет бабында ресми түрде шара қолдану түрін анықтау барысында адамгершілік танытуға тырысады барынша нақты болуы керек.
- Егер қызметтік хатта мекеменің, я қызметекердің өтініші я болмаса тапсырылған ісін орындау мүмкін емес екендігін айтқыңыз келсе хатты бірден «ол мәселенің орындалуы я қабылдануы мүмкін емес» деген сөздерден бастамаңыз. Алдымен аталған мәселеге тоқталып, содан кейін өз шешіміңіздің себебін негізді етіп түсіндіріп, содан кейін барып бұл өтініштің, я болмасы істің қазіргі жағдайда орындалуы мүмкін болмай тұрғанын айтыңыз. Қажет болған жағдайда бұл мәселенің қайта қаралуы да мүмкін екенін айта кетуге болады.
- Егер өтініштің, я, тапсырылған істің немесе қойылған мәселенің дұрыс шешілгені туралы жазатын болсаңыз, бұл мәселенің дұрыс шешілуі үшін сіздің өз басыңыздың, я мекемеңіздің қосқан үлесін я еткен еңбегін атап кеткен артықтығы жоқ.
- Сізге, я сіздің мекемеңіздің келіп түскен қызметтік құжаттарымен танысқанда, ол құжат бойынша мәселе көтереде, я қол астыңызда істейтін қызметкерлерге тапсырма береде, құжаттағы мәселе бойынша жауап жазрда, бұл мәселе менің я болмаса біздің мекеменің міндетіне кіре ме деген мәселені де ойлау керек.
- Сіздің хатыңыз заңды, мазмұны айқын болуы керек. Бұл әсіресе қаржы, кадр құжаттары үшін міндетті.
- Қызметтік хаттар мүмкіндігінше сирек және қысқа жазылуы керек. Қағаз бен сөздің көптігі істі жылдамдатуға септігін тигізе қоймайды.
- Хатыңыз көпшілікке түсінікті тілмен және ресми түрде жазылуы керек.
- Қызметтік құжаттың қай түрін жазсаңыз да көп ойды аз сөзбен жеткізуге тырысыңыз.
- Іс қағаздарын жазарда орныққан сөз тіркестері мен қалыптасқан терминдерді қолданыңыз.
- Бастауыш сөйлемнің басында баяндауыш соңында, анықтауыш анықталатын сөздің алдында тұратынын да естен шығармаңыз.
- Іс қағаздарын жазуда көнерген сөздер, архаизмдер, диалект сөздер, қазіргі қазақ тілінде ескіріп, аналымнан шыққан тіркестер қолданылмайды.
- Жазылған құжатты қайтара оқып шығып, сөйлемдегі басы артық сөздерді алып тастау керек.
- Сөйлем баяндауышы я ашық райда (пайдаланылады, қаралады, қолдануда, жүріп жатыр, ескертілді) я бұрық райда тұруы керек (орындалсын, шешілсін, келісілсін, жеткізілсін, қаралсын т.б.)
Іс қағаздарын жазу барысында жиі кездесетін сөздер мен синтаксистік құрылымдар:
- Ескерту мәнін беру үшін қолданылатын құрылымдар:
- Ақпанның 20-сы күні келісілген мерзімнің аяқталатынын есіңізге саламыз.
- Мына мәселе барысынан хабардар еткіміз келді.
- …туралы тағы да есіңіщге салғымыз келді
- …туралы келісім үстіміздегі жылдың 1 желтоқсанынан күшіне енетіндігін ескертеміз.
- …туралы келісімді өз тарапымыздан тоқтатуға құқыы екенімізді ескертеміз.
- Айтылған мәселеге байланысты дәлелдер келтіру, себебін түсіндіру үшін қолданылатын синтакситік құрылымдар:
- … сіздің мекемеге тәжірибе алмасу мақсатында жіберіліп отыр.
- ... мекемеде орын алып отырған қазіргі қаржы тапшылығына байланысты
- ... туралы шешімнің қабылдануына байланысты
- ... жөндеу жұмыстарының аяқталуына байланысты
- ... алдын-ала қол жеткізген келісімге сәйкес
- Сіздің талабыңызға орай
- … қарамастан әлі де орын алып отыр
- … экономикалық жағдайдың қиындығына орай
- Өтініш білдіру үшін қолданылатын синтаксистік құрылымдар:
- Менің мекен-жайыма жолдауыңызды сұраймын
- Аса қажет болғандықтан өтініп сұраймын
- Осы мәселенің дұрыс шешілуіне мұрындық болсаңыз
- Сіздің мекеме өкілімен жасалған келісімді ескере отырып, бар мүмкіндікті қарастыруыңызды сұраймыз.
- … анықтауыңызды сұраймыз
- … көлемінде қаржылай көмек беруіңізді сұраймыз
- Мәселенің шешілмейтіндігін немесе орындалмайтындығын білдіру үшін қолданылатын құрылымдар:
- … байланысты сіздің өтінішіңіз орындалмады
- өкінішке орай сіздің талабыңызды қанағаттандыра алмаймыз
- өкінішке орай сізге қажетті информацияны бере алмаймыз, себебі…
- мекеменің аталған тапсырманы орындауға қазір мүмкіншілігі жоқ
- Өкілеттік (бұйрықтық) мағынадағы құрылымдар:
- іске қосылсын
- жарамсыз деп табылсын
- жауапты адам тағайындалсын
- бұл мәселеге байланысты жауапкершілік (аты-жөні) –ге жүктелсін
- мәселені қарау (аты-жөні)-ға тапсырылсын
- шара қолдансын
- қосымша мүмкіндіктер қарастырылсын
- … жолға қойылсын
- … бақылауға алынсын
- өзгерістер енгізілсін
- жол берілмесін
- Кейбір маңызды мәселелер жөнінде мәлімет беру үшін қолданылатын құрылымдар:
- қатысты мәлімет қолма-қолжіберілді
- құжаттар сіздің мекен-жайыңызға жіберілді
- шара қолданылуда
- мәліметтер құпия сақталады
- орын алған кемшіліктер жойылды
- … қосымша қаржы бөлінді
- … байланысты іс-шаралар өткізу жоспарланып отыр
- қауіпсіздік қамтамасыз етіледі.
- қысқа мерзімде ұйымдастырылады
- күнделікті қатаң бақылау қойылды
- Хабарлау, мәлімдеу мақсатында қолданылатын құрылымдар:
- … туралы сізді хабардар етеміз
- … ұйым хабарлайды
- … сізге хабарлаймын
- … туралы сізге мәлімет жеткіземін
- … туралы баяндаймын
- … туралы мәлімдеймін
- Қалыптасқан құрылымдар:
- көмек көрсету
- тексеріс жүргізу
- тез арада хабарлаңыз
- қажетті жағдай жасаңыз
- ұсыныс қабылданды
- жөнелтуге дайындаңыз
- шешім қабылдаңыз
- мәліметтерді хабарлаңыз
- ақпарат беріңіз
- бірыңғай баға белгілеу
- қоғамдық пікір
- Барынша жиі қолданылатын етістіктер
— орындау — қамтамасыз ету
— шешу — баяндау
— жүктеу — мәлімдеу
— міндеттеу — хабарлау
— аяқтау — нақтылау
— тоқтату — таныстыру
— тыйым салу — орналастыру
— жіберу — тұрғызу
— назар аудару — алып тастау
— енгізу — анықтау
— жоспарлау — толықтыру
— жандандыру — ұсыну
— ұйымдастыру
- Барынша жиі қолданылатын сын есімдер мен үстеулер
— жедел — ортақ
— тез арада — қорытынды
— маңызды — жоғары
— негізгі — алғашқа
— басты — ең жақсы
— жетекші — ерекше
— жоспарлы — нашар
— қосымша — орта
— толық — өте нашар
— жеткіліксіз — қанағаттанарлық
— жалпы — қанағаттанарлықсыз
— соңғы — сенімді
— аралық — нақты
- Тәуліктің қай уақыты екендігі құжаттың кез келген түрінде 24 сағаттық уақыт өлшемімен көрсетілуі керек. Қажет болған жағдайда жергілікті уақыт екендігі атап көрсетіледі. Мысалы, жергілікті уақыт бойынша 16 сағат 30 минутта.
- Мекемеге немесе жеке қызметкерге келіп түскен жатқа жауап қайтарған кезде бірінші жолдың ортасына «Сізден 12.03.1999ж. 1212 нөмірімен келіп түскен хатқа орай» деп атап көрсетілуі керек.
- Ресми қабылданған қаулы я шығарылған жарлық т.б. ресми құжаттардың негізінде, оның орындалмауы жөнінде немесе сол құжат бойынша іске асырылып жатқан шаралар жөнінде дайындалған іс қағаздарында немесе ұйым, мекеме басшысы нұсқауларының орындалу барысына орай жазылған іс қағаздарында алғашқы құжат туралы айтылуы керек. Мысалы, «Қазақстан Республикасы Президентінің 03.04.1999ж. … туралы шығарған жарлығына сәйкес» немесе «білім және ғылым министірінің 13.01.1998ж. … жөніндегі нұсқауына сәйкес» т.с.с.
- Іс қағаздарының өкілеттілік (бұйрықтық) бөлігі тармақтарға бөлініп көрсетіледі. Көлемі үлкен (1-2-беттен көп) құжаттарды бөлімдерге бөліп дайындаған дұрыс. Әр бөлімге тақырып қою керек.
- Құжаттың әр тармағын нөмірленуі керек. Тармақтар араб цифрымен нөмірленеді (1,2,3…), ал бөлімдер рим цифрымен (І,ІІ,ІІІ…). Ал тармақ ішіндегі мәселелер саны жазбаша көрсетіледі. Мысалы, біріншіден, екіншіден, үшіншіден т.с.с.
Қолданылған мәліметтің дәлдігі туралы.
Іс қағаздарында қолданып отырған ақпарат, мәліметтің барлығы мұқиат тексерілуі керек. Іс қағаздарында ақиқаттығы күмән тудыратын мәлімет қолданылмағаны жөн, құжаттардағы шындыққа жанаспайтын қате мәлімет қай кезде жіберіледі.
- дайындалған құжаттың мазмұны менсапасына немқұрайды бақылау жасалғанда;
- құжатты дайындаушының білім мен тәжірибе деңгейі төмен болғанда; жүктелген тапсырма олардың біліктілігімен сәйкес келмеген жағдайда;
- құжатты дайындаушы өз ісіне немқұрайды, салақ қараған жағдайда;
- құжатты дайындау барысында дұрыс мәлімет қолданбаған жағдайда;
- құжаттарды дайындау барысында бағдарламалық –техникалық құралдарды дұрыс пайдаланбаған жағдайда;
- құжаттарды дайындау технологиясы бұзылған жағдайда.
Құжат дайындаған жағдайда іскерлік, қатынас жасап отырған мекеменің аты, реквизиттері, мекеме басшысының аты-жөні, лауазымы анық, сауатты жазылуы керек. Құжаттағы сандық мәліметтер, уақыт көрсеткіштері, цифрлар қайта бір тексеріліп барып жіберілуі керек.
Егер құжатта қосымша (приложение) болатын болса ол жолдама хатта көрсетілуі керек, я болмаса құжаттың соңында ескертілуі тиіс. Мысалы, Көлемі 5 беттен тұратын қосымша бөлек дайындалған немесе бұл құжаттан бөлек, 10 беттік қосымшаны қоса жіберіп отырмыз т.с.с.
Құжаттағы бүкіл ақпарат мұқият тексерілуі керек. Құжаттағы ақпаратты тексеруді бірнеше түрде жүргізуге болады. Олар мыналар:
- Техникалық. Мұнда қате жазылған сөздер, дұрыс қойылмаған тыныс белгілері, дұрыс түспеген әріптер т.б. басты назарда ұсталады.
- Заңдық. Мұнда құжат мазмұнының қазіргі күші бар заңдарға және құқық нормаларына сәйкестігі тексеріледі.
- Қаржы-экономикалық. Мұнда құжатта шығарылған қаржы – экономикалық шешімдердің үйлесімділік, тиімділік дәрежесіне баға берілді.
- Статистикалық. Мұнда құжаттағы статистикалық мәліметтердің өзектілігі мен ақиқаттығы, дәлдігі тексерілді.
- Конфеденциалдық. Мұнда құжат мазмұнында жариялылығы шектеулі мағұлматтың немесе мемлекеттік құпия болып саналатын я қызметтік, коммерциялық құпия болып табылатын мәліметтің жіберілмеу жағы тексерілді.
- Ақпараттық. Мұнда құжатты алушының мекен-жайы, реквизитттері сияқты мәліметтердің дұрыстығы тексерілді.
Құжаттағы мәліметтердің дәлдігі, оның мерзімінде дұрыс жасалу жауапкершілігі құжат дайындаушы адамға жүктеледі. Егер құжат дайындаушы адам бірнешеу болса жауапты орындаушы белгіленеді.
Құжатты дұрыс дайындап, уақытылы жіберу секретариат қызметкеріне я іс жүргізушіге жүктеледі.
