Жоспар:
- Қаулылар, жазылу үлгісі.
- Хаттама, жазылу үлгісі.
- Алқалық ұйым іс қағазы.
Қаулылар, шешімдер. Қ Р Азаматтық Кодексіне, басқа да заң шығару актілеріне сәйкес мемлекеттік басқару органдары мынадай жарлық құжаттар шығарады: Министрлер Кабинеті – қаулылар; Премьер-Министр және оның орынбасарлары – жарлықтар; министрліктер – министрлердің бұйрықтарын, алқа шешімдерін; комитеттер мен комиссиялар – қаулылар, бұйрықтар, нұсқаулар; кооперативтік ұйымдар – шешімдер; қоғамдық ұйымдар – қаулылар, жарлықтар.
Үлесі жағынан әр түрлі құжаттар шығаруға өкілетті органдардың бірлескен жарлық құжаттары «бірлескен шешім» түрінде шығарылады және ол шешім бұл құжатты қабылдаған ұйымдардың әрқайсысы үшін құқықтық күшке ие болады.
Мәселелерді талқылаудың барысы және алқалық органдар отырыстарында, кеңестерде, жиналыстарда, мәжілістерде қабылданған шешімдер хаттамаларда белгіленіп отырады.
Хаттамалар мәжіліс барысының жазбасы, стенограммалар, мәжілісті өткізуге дайындалған дыбыстық жазбалар мен материалдар (баяндамалар, сөйлеулер, анықтамалар мәтіндері, қаулы), шешім жобалары ( күн тәртібі, тіркелім қағаздары, келісім қағаздары т. б.) негізінде толтырылады.
Қаулы – алқалылық негізінде жұмыс істейтін мекемелерді шешідерді, ұйғарымдарды жинақтайтын ресми құжат. Қаулы мәжілістерде, жиналыстарда талқыланатын мәселелер бойынша қабылданады, онда көрсетілген шаралардың орындалуы міндеттеледі.
Ірі мекемелерде, министрліктер мен ведомостволарда ең маңызды мәселелер бойынша алдан ала анықтама және анықтама бойынша қаулының, шешімінің жобасы әзірленеді.
Хаттама – жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және алқалық органдардың мәжілістерінде мәселені талқылау мен шешім қабылдаудың барысы туралы мәлімет беретін құжат.
Толтырудың тәсілі мен көлемі жағынан хаттамалар стенография, фонография, конспект түрінде және сөйлеген сөздердің мазмұны жазылмаған ықшамды түрде болып келуі мүмкін.
Қысқа хаттамаларда ( оның мәтінінде ) күн тәртібі, сөйлеушілердің аты-жөні, сөйлеген сөздерінің тақырыбы және қабылданған шешімдер көрсетіледі. Сөйлеген сөздерінің толық мәтіні келтірілмейді.
Толық хаттамаларда сөйлеген сөздердің барлығы көрсетіледі.
Хаттаманың толықтық дәрежесін жиналыстың өзі айқындайды. Бұл жағдайда құжаттың заңдылық жарамдылығын қамтамасыз ету қажет. Құжаттың заңдылық жарамдылығы барлық қажетті деректермен, олардың дұрыс толтырылуымен және хаттамадағы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімен анықталады. Мысалы, жиналысқа қатысушылардың санының көрсетілуі маңызды, ол қабылданған шешімінің жеткілікті дауыспен қамтамасыз етілгенін көрсетеді.
|
Мәтіннің кіріспе бөлігінде қатысушылардың құрамы, күн тәртібі; негізгі бөлігінде тындалған мәселе, сөйленген сөздер және қабылданған қаулы көрсетіледі. Құжаттың соңында төраға мен хатшының қолы қойылады.
Осындай үлгі бойынша басқарудың алқалық органдарының ресми мәжілістерінің хаттамалары жасалады.
Хаттама – жиналыстарда, мәжілістерде мәселелерді талқылау және шешімдер қабылдау фактісін белгілейтін құжат.
Хаттаманы хатшы жиналыс, мәжіліс кезінде жүргізеді. Хаттамада негізгі мәліметтер көрсетіледі:
- мекеменің атауы;
- құрылымдық бөлімшенің атауы;
- құжат түрінің аты (хаттама);
- жиналыстың, мәжілістің күні;
- құжаттың тіркеу нөмірі, айы, күні, жылы;
- қатысқандар туралы мәлімет (саны, аты-жөні, лауазымы);
- күн тәртібі;
- төрағаның және хатшының қолы.
Құжатты дұрыс дайындап, уақытылы жіберу секретариат қызметкеріне я іс жүргізушіге жүктеледі. Бұл іс қағаздарының барлық түрлеріне қойылатын талап. Жеке іс қағаздарындағы мәліметтің берілуі ондағы тілдік бірліктердің қызметі, әрқашан заңмен астасып жататындығына төмендегі жеке іс қағаздары үлгілерінен алынған мысалдар мен фактілерді талдау барысында көз жеткізуге болады.Мысалы, хаттама, Хаттама – мекеменің, ұйымның, кәсіпорынның, кеңестің жиналысы мен мәжілістерінде, отырысында тыңдалған, құралған, таоқыланған мәселелер барысы жазылатын ресми құжат.Хаттаманың дұрыс жазылуы мен рәсімделуіне ұйым хатшысы жауапты болады. Хаттама қысқаша да, толық түрде жазылады. Толық жазылған хаттама ұйымның отырысы барысымен, қабылданған шешіммен жан-жақты танысуға мүмкіндік береді.
Хаттамаға жазылған немесе рәсімделген күн емес, отырыс өткізілген күн қойылады. Егер отырыс бірнеше күнге созылатын болса, онда басталған күн мен соңғы күн көрсетіледі. Мысалы, 12-14.11.1999ж. Хаттамалар жыл бойына нөмірленіп отырады. Келесі жылы қайтадан 1-ден бастап нөмірленеді. Хаттама тақырыбы ретінде алқалық ұйым аты және алқалық қызмет түрі жазылады.
№ 1 ХАТТАМА
Алматы қаласы Ұлттық ғылыми-техникалық орталығында, орталық қызметкерлеріне «Қазақ тілін» оқыту жөнінде
2005 жылдың 18 желтоқсаны Алматы қаласы
Төрағасы – Бақытжанов С.Ж.
Хатшысы – Арманова К.Л.
Қатысқандар – 7 адам.
Қатыспағандар – 2 адам.
Күн тәртібі:
- Ұлттық ғылыми-техникалық орталық қызметкерлеріне «Қазақ тілін» оқыту жөнінде. (Баяндамашы Төлеков З.Н )
- Ұйымдастыру мәселесі.
Тыңдалды:
Бірінші мәселе бойынша Сәрсековтың баяндамасы тыңдалады. (баяндама қоса беріліп отыр).
Тиісті сұрақтар қойылып, жауаптар қайтарылды.
Ұйымдастыру жұмыстары жөнінде қазақ таілі пәнінің оқытушысы сөз алды. Бөлім қызметкерлері Мұратов пен Ақжолова да өз ойларын ортаға салды.
Қаулы:
- Оқылған баяндаманы негізге ала отырып, орталық қызметкерлерінің «Қазақ тілін» оқыту сабақтары одан әрі жалғасын.
2.Тыңдаушылардың сабаққа толық қатысуын қадағалау. Кадр бөлімінің инспекторына жүктелсін.
Төраға қолы
Хатшы қолы
Алқалық ұйым іс қағаздары. Алқалық (коллегия) – ресми түрде құрылған, лауазымды адамдар тобынан тұратын әкімшілік, кеңестік немесе өкілеттік ұйым.
Алқалық ұйымның барлық отырысы күн тәртібі мен өткізу мерзімі қарастырылған жұмыс жоспарына сәйкс өткізіледі. Өндірістілік қажеттілік болған жағдайда алқалық ұйым төрағасы күн тәртібіне өзгерістер мен толықтырулар енгізе алады.Күн тәртібі алқалық ұйым мүшелеріне ең күрделі деген мәселелер жөнінде ақпарат жазылған анықтамамен және шешім жобасымен бірге жіберіледі.Кей жағдайда алқалық ұйым мүшелеріне жазбаша баяндамалар мен сөйлеушілер сөзінің тезисі де жіберіледі.Бұл материалдармен алдын-ала танысу — өткізілетін отырысқа кететін уақытты үнемдеуге септігін тигізеді. Отырыстың күн тәртібіндегі мәселелердегі талқылаудың қорытындысы бойынша қаулылар мен шешімдер қабылданады. Отырыс барысы бойынша хаттама жүргізіледі. Хаттаманың дұрыс жазылуы мен безендірілуіне алқалық ұйымның хатшысы жауапты болады. Хаттама қысқа да толық түрде де жазылады. Толық жазылған хаттама алқалық ұйымның отырысы барысымен, қабылданған шешіммен жан-жақты танысуға мүмкіндік береді.
Алқалық ұйым хаттамасы осы құжат үлгісіне сәйкес жазылады. Хаттамаға жазылған немесе безендірілген күн емес, отырыс өткізілген күн қойылады. Егер отырыс бірнеше күнге созылатын болса, онда басталған күн мен соңғы күн көрсетіледі. Осы күндер аралығында өткізілгендігі жазылады. Мысалы, 12-14.11.1999ж.
Хаттамалар жыл бойына нөмірленіп отырады. Келесі жылы қайтадан 1-ден бастап нөмірленеді.
Хаттама тақырыбы ретінде алқалық ұйым аты және алқалық қызмет түрі жазылады. Мысалы, педагогикалық кеңес отырысы.
Хаттама мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі.те төраға туралы, хатшы туралы, күн тәртібі, шақырылғандар, қатысқандар туралы мәлімет жазылады. Фамилиялар алфавит тәртібімен, иерархиялық тәртіппен беріледі, я болмаса олардың жалпы саны көрсетіледі. Ал ат-атымен жазылған тізім хаттамаға қосымша тігіледі. Мысалы, қатысқандар саны: 43 (тізім беріледі).
Белгілі бір кворум болу міндетті отырыстарда қатынасушылардың жалпы саны көрсетіледі.
Күн тәртібіндегі мәселелер маңыздылығына қарай нөмірленіп беріледі.Хаттаманың негізгі бөлігі мынадай үш пункттен тұрады: 1. ТЫҢДАЛДЫ. 2. ЖАРЫССӨЗ. 3. ҚАУЛЫ.
«ТЫҢДАЛДЫ» бөлімінде қаралатын негізгі мәселе сөз болады, «ҚАУЛЫ» бөлімінде шешім жазылады. Бұл сөздер бас әріптермен азат жолдан жазылады. Сөз сөйлегендер мәтінінің мазмұны үшінші жақ, жекеше түрде жазылады. Қаулы мәтіні нақты және не істеу керектігі, орындаушысы, мерзімі көрсетіледі.
Толық редакцияланған және безендірілген хаттамаға алқалық ұйым төрағасы мен хатшысы қол қояды.
Алқалық ұйым шешімдері орындаушыларына өкілетті құжат ретінде ( бұйрық, шешім, қаулы) немесе хаттамадан көшірме я үзінді ретінде жеткізіледі.
Пайдаланған әдебиеттер:
- Салагаев В. Шалабай Б. «Іс қағаздарын жүргізу». Алматы 2000ж.
- Дүйсенбекова Л. «Қоғамдық саяси терминдер мен атаулардың қазақ тілінде іс қағаздарын жүргізудің және құжаттарды толтырудың анықтама сөздігі», Алматы 1992ж.
- С. Б. Бөрікбаева. «Мемлекеттік тілде іс- қағаздарын жүргізу», Алматы 2006ж.
- Дүйсенбекова Л. «Қазақ ресми іс-қағаздары», Алматы 2005ж.
