Реферат

 

по этике делового общения

на тему

 

«Деловые подарки. Значение подарков в деловой сфере.»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Подготовила студентка II курса

группы ПД-27 АПК№2

Андронова Нина

 

Алматы 2006
Подарки в бизнесе

Развитие и стимулирование деловых отношений имеет решающее значение в маркетинге. В этой области ключом к успеху становится удовлетворение потребителя. Удовлетворение потребности покупателя средствами развития и стимулирования деловых отношений включает в себя как рациональные, так и личностные, человеческие аспекты. Обмен подарками является частью личностных взаимоотношений и выражает целую вереницу различный идей в нашей культуре. В значительной степени обмен подарками стал обычной процедурой и среди компаний. Тем не менее, в большинстве случаев те, кто дарит подарки (далее — дарители), ведут себя далеко не профессионально. С целью облегчить системный подход к проблеме преподнесения подарков в бизнесе Манфред Брюн провел социологическое исследование и проанализировал культуру подарка в немецких компаниях. В результате сравнения ожидаемых результатов с реальным поведением дарителей и получателей был обнаружен ряд существенных недостатков в поведении обеих этих групп в ситуации преподнесения подарка. На основе описания этих недостатков, а также некоторых теоретических аспектов Манфред Брюн выработал рекомендации относительно более эффективного и результативного обмена подарками в деловой жизни.

О значимости «культуры подарка» в деловой жизни.

Подарки как средство совершенствования деловых отношений.

Деловые отношения и их совершенствование имеют различные масштабы и направления. На формальном уровне делают предложения, договариваются о цене, продают и доставляют товар. Вдобавок, существует и персональный, неформальный уровень, охватывающий межличностные контакты двух деловых партнеров, вовлеченных в процесс переговоров. Этот личностный уровень включает в себя получение и преподнесение подарков, ставшее по определенным поводам общепринятой традицией (например, подарки к Рождеству). Цели человека, преподносящего подарок в деловой жизни, во многом сходны с целями людей в частном секторе: дарители хотят представить себя (а также свою компанию и продукцию) в наиболее выгодном свете, и в то же время они хотят выразить свое почтение и уважение к получателю подарка. Помимо этого, через подарок становится возможным выразить конкретное, четко определенное сообщение. Подарки можно отнести к невербальной коммуникации. В этом отношении подарки выполняют важную и часто сугубо личностную функцию коммуникации. Они дополняют прочие инструменты коммуникации, которые могут передавать сообщение более четко и напрямую и которые могут касаться значительно большего числа людей. Однако другие инструменты могут не предоставить прямой доступ к человеку, которому адресован подарок, и потому могут быть менее подходящими для построения и развития доверительных взаимоотношений, которые являются ключевым фактором успеха в секторе делового общения.

В совокупности, подарки являются утонченной формой коммуникаций компании. Они не делают акцент на рациональном и экономическом аспектах (как, например, поводы, стоимость подарка и прочее); намного более важными оказываются психологические элементы. Какое сообщение должно быть передано посредством подарка? Какими атрибутами подарка это может быть достигнуто? Как и с какими словами должен быть преподнесен подарок?

Несмотря на то, что подарки часто определяются как безвозмездное добровольное приношение, естественно, при приношении подарков преследуются вполне определенные цели. Но это не следует понимать как-то, что деловые подарки имеют своим намерением «дачу взяток». Напротив, преподнесение подарков скорее имеет своей целью развитие и поощрение деловых отношений, выражение глубокого уважения и благодарности, так же впрочем, как и презентацию компании.

Эти цели могут быть, с одной стороны, соотнесены с компанией, получающей подарок, или же лично с получателем (например, цель доставить кому-либо удовольствие, поддержать выгодную сделку), либо, с другой стороны, с компанией, преподносящей подарок (презентация компании или ее продукции).

Помимо своей главной цели (поддержание и развитие деловых взаимоотношений) преподнесение подарков концентрируется главным образом на целях, лично касающихся получателей, как, например, доставление удовольствия или выражение благодарности и почтения. Рисунок 1 показывает важность некоторых из этих целей.

Рисунок 1. Поводы к преподнесению подарков

1. принесение извинений
2. распространение информации о компании
3. осуществление соглашения
4. презентация компании
5. выражение уважения, почтения
6. выражение благодарности
7. доставление удовольствия
8. развитие деловых отношений

 

Исследование различных оценок «степени важности каждой цели» с точки зрения дарителей и получателей показывает, что почти все различия в суждениях имеют статистическую значимость. В то время, как получатели рассматривают цели, имеющие отношение к ним самим, как незначительные, цели, которые касаются компании дарителя, представляются им, напротив, особенно важными, и наоборот. Налицо присутствие определенной подозрительности и ошибочного восприятия со стороны получателей. Дарители заявляют значительно более благородные мотивы, в то время как получатели предполагают, что у дарителей есть скрытые причины к подарку. Они предполагают, что до некоторой степени, если не целиком и полностью, дарители преследуют экономические интересы.

Подарки наиболее часто преподносятся и ожидаются на Рождество и на Новый год. Высокие ожидания, возможно, скорее связаны с привычкой, нежели с действительным желанием. Реальные высокие показатели преподнесенных подарков на эти институализированные случаи, с одной стороны, могут быть также отнесены к этой привычке. Тем не менее, с другой стороны, можно заключить, что дарители испытывают недостаток информации относительно личных поводов для подарка: очень часто они не знают важных для получателя дат.

Такие поводы, как деловые трансакции, принесение извинений и возмещение ущерба, а так же профессиональные поводы (продвижение по службе, перевод на другую должность) представляются вещами второстепенной важности. Но результаты этих действий должны быть тщательно исследованы, потому что подарки, связанные с успешными сделками и работой могут повлечь за собой подозрение во взяточничестве. В связи с этим их либо не принимают, либо в корне не допускают такой возможности. Результаты, касающиеся «принесения извинений» как повода, также должны быть дифференцированы. Даже несмотря на то, что по этому поводу подарки приносятся редко, относительно высокая доля (9%) всех опрошенных людей ожидают подарок в качестве принесения извинений. Здесь мы сталкиваемся с потенциалом для улучшения деловых отношений. Частные поводы, такие как день рождения или юбилейные даты занимают промежуточное место. Представляет интерес, что ожидания по поводу юбилеев относительно высоки. Этот результат подтвержден устными интервью, где прослеживается тенденция переноса ожиданий с институализированных на личные частные поводы. Более того, некоторые компании делают незапланированные, спонтанные подарки, которые не могут быть отнесены ни к одному из перечисленных видов поводов, и эти подарки обычно очень хорошо принимаются.

Критерии выбора подарка.

В соответствии с преследуемыми целями дарителем могут быть выработаны разнообразные критерии выбора подарка.

Обе стороны рассматривают личностные предпочтения, индивидуальность и оригинальность, новизну подарка как имеющие решающее значение. Это не вызывает сомнений, потому что перечисленные аспекты доказывают, что даритель внимательно отнесся к личности того, кому преподносит этот подарок, к его интересам и желаниям. Соответственно три четверти респондентов часто преподносят индивидуальные подарки.

Вызывает удивление, что полезность находится на шкале на том же уровне, что и индивидуальность. Это показывает, что обе характеристики могут рассматриваться как альтернативы друг другу. Подарок должен иметь личное отношение к получателю, если же это невозможно, он должен быть, по крайней мере, полезен ему.

«Подозрения во взяточничестве» могут возрастать вместе со стоимостью подарка. Естественно, что материальная ценность подарка, так же как и его упаковка играют второстепенную роль для обоих дарителя и получателя. Финансовые ограничители, которые также отмечены как важный критерий выбора подарка, приводят к тому, что стоимость подарка лежит в границах от 50 до 100 марок. И все же, дарители считают стоимость более важным фактором, нежели получатели. Это может обозначать, что дарители предполагают определенное ожидание со стороны получателей, которое последними отрицается. В действительности материальная ценность вполне может быть и символом неосязаемых, неуловимых ценностей, которые выражает сам подарок. Иными словами, существует связь между материальной ценностью и оценкой получателя дарителем.

В следующую важную группу критериев включены ссылки на человека, получающего подарок, на компанию или ее продукцию. Ссылка на компанию может существовать в форме принятия во внимание при выборе подарка культуры этой компании. Ссылка на продукцию может быть достигнута наличием у подарка свойств (структурных, функциональных, либо других), аналогичных свойствам продукции компании, либо дополняющих ее товаров. Ссылка на получателя достигается, когда подарок отражает его персональные предпочтения, характеристики, опыт и т.д. Этот критерий, рассматриваемый как получателями, так и дарителями в качестве одного из важнейших, требует большого количества информации о получателе, а также вовлеченности и внимательности со стороны дарителя, что не всегда реализуется на практике.

Как можно предположить, значимость повода к подарку также является одним из важных критериев отбора. Чем более личностный характер имеет повод, тем более важным критерием он считается. Несколько опрошенных также указали, что решающим для их компании является и значимость компании, получающей подарок. К этому относится и положение, занимаемое получателем, так как только те, кто занимает определенное положение, могут оказаться способными повлиять на ситуацию в соответствии с целями, которые преследует даритель. Очевидно, важна и культура подарка в компании дарителя, — если таковая существует, — потому что она определяет основу поведения и границы для всех дарителей. Менее важна культура подарка в компании получателя; это, возможно, связано с тем фактом, что дарители редко знакомы с ней.

Наконец, был задан вопрос о том, насколько часто респонденты получали или дарили несколько определенных типичных подарков. Вино, книги, календари и офисное оборудование наиболее часто используются в этом качестве, за ними следуют (в приведенном порядке) цветы, продукция компании-дарителя, продукты питания, фарфоровые и стеклянные изделия, сумки и портфели, духи. Суммируя, можно сказать, что, по всей видимости, получатели не очень довольны такими подарками. Книги — это исключение, так как они имеют относительно высокий потенциал быть индивидуальным подарком, (то есть соответствовать вкусам получателя). Иногда приветствуются также спиртные напитки и вино. Наметилась новая тенденция дарить приглашения на разного рода специальные события, такие как путешествия, спортивные мероприятия, фестивали. Эта альтернатива обычно хорошо принимается, так как в перечисленных событиях зачастую принимают участие сами дарители. Но приглашения такого рода представляют собой довольно дорогие подарки, и потому должны быть тщательно продуманы, так как получатель может усмотреть в них подкуп.

В принципе, подарки могут доставить удовольствие, но также вызвать и недовольство, злость со стороны получателей. 80% дарителей отрицали, что получателю ранее не понравился их подарок, в то время как только 29% получателей подтвердили, что никогда не были разочарованы подарком.

Даже учитывая, что только 6% получателей сказали, что их часто раздражали подарки, 25 процентам не нравились подарки время от времени. Отчетливые различия в восприятии этой темы между получателями и дарителями, возможно, связаны с тем, что дарители очень редко узнают, что их подарок не понравился получателю. Главные причины недовольства получателей практически идентичны с теми, которые указали дарители, признавшие, что их подарки ранее уже вызывали раздражение. Главным вызывающим обиду фактором был невыразительный безразличный подарок, более того, было указано, что подарок не соответствовал вкусу получателя и что его цена была неподходящей.

Было рассмотрено и поведение получателей, в случае если им не понравился подарок. В соответствии с ранее приведенным подозрением, результаты показали, что большинство (82%) игнорируют недовольство и не предпринимают дальнейших шагов. Только 9% каждой категории сообщают о своем недовольстве дарителю или третьим лицам. 6% возвращают подарок. Очень немногие (4%) воздерживаются от принесения самими в благодарность подарка. Очевидно, что поведение при недовольстве подарками напоминает поведение потребителя при недовольстве товаром или услугой, хотя и не в такой степени.

73% получателей все еще мысленно ассоциируют подарок с дарителем в течение длительного времени, и это что показывает потенциальную эффективность подарков в длительном периоде. 59% получателей все еще помнят подарок, который им больше всего понравился. Практически каждый при этом помнит, кто именно преподнес ему этот подарок.

Таким образом, подарки, которые соответствуют предпочтениям и требованиям получателя и которые приличествуют ситуации, приносят ему радость и надолго обеспечивают добрую память о дарителе. Осуществляется полное достижение поставленных целей.

Заключение относительно развития «культуры подарка».

Подарки могут представлять собой комплексную проблему, из-за разнообразных особенностей взаимоотношений, но они предоставляют неплохую возможность включить личностную компоненту в сферу делового общения. Тем не менее, исследование культуры подарка в немецких компаниях показало, что использование подарков в качестве инструмента персонального общения с деловыми партнерами производится очень непрофессионально и бессистемно. Зачастую, не определены даже конкретные цели, преследуемые преподнесением подарка. Во многих компаниях культуры подарка нет и в помине.

Для развития культуры подарка рекомендуется систематизировать поведение при преподнесении подарка и обеспечить его тщательным планированием. Различные шаги в сторону профессионализации поведения компаний при преподнесении подарка показаны на Рисунке 3.

 

Рисунок 3. Элементы культуры подарка и пути профессионализации поведения компаний относительно преподнесения подарков.

 

Систематически можно рассматривать следующие сферы:

Анализ деловых отношений.

Регулярный и систематический анализ деловых отношений с акцентом на следующем вопросе: принимая во внимание особенности взаимоотношений компании (например, деловых трансакций, формирование общественного мнения), какие компании, люди должны быть учтены при преподнесении подарков в следующем финансовом году.

Выбор получателей подарка.

Отбор получателей может производиться в соответствии с классами различной степени важности. Эти группы получателей регистрируются и рассматриваются как целевые группы для получения подарков.

Цели для групп- получателей подарков.

Компания дарителей должна рассмотреть цели, которых она хочет достигнуть в отношениях с каждой из групп-получателей. Должно быть зафиксировано, что должен выражать подарок и что должно быть изменено его посредством в отношениях с получателем. Здесь цели могут быть очень разнообразными, как, например, выполнение соглашения, выражение благодарности, признательности и почтения, и т.д.

Определение повода для подарка.

Для различных групп получателей определяются (порой различные) поводы для подарка. Помимо классических институализированных поводов (например, Рождество, Новый год), в расчет следует принимать и личные поводы, особенно в отношениях с важными деловыми партнерами.

Определение типа подарка и его атрибутов.

Тип подарка и его характеристики могут быть выведены из принципов принесения подарков. Здесь тип подарка определяется в зависимости от выбранной группы получателей, например, личный подарок, стандартный подарок со ссылкой или без ссылки на компанию дарителя и другие.

Выбор определенного подарка.

В процессе рассмотрения и определения целей, целевых групп, повода, типа и характеристики подарка, осуществляется также и выбор, формирование конкретного подарка. Большие компании могут работать с внутренним «каталогом подарков», из которого можно выбрать наиболее подходящий вариант.

Определение процедуры преподнесения подарка и формы его презентации.

В соответствии с целями, целевой группой, поводом и самим подарком, должны быть оформлены и процесс его передачи и непосредственного преподнесения. Необходимо решить, будет ли он подарен лично или посредством какого-либо посланника, будет ли он сопровождаться какими-то устными или письменными замечаниями для пояснения цели или смысла подарка и т.д.

Учет и анализ реакции получателя.

У каждой компании- дарителя есть определенные цели. Эти цели должны быть достигнуты. Следовательно, необходимо тщательно исследовать и рассмотреть реакцию каждого получателя после преподнесения ему подарка. Это единственный путь, позволяющий проверить, было ли послание успешно донесено.

Мониторинг.

В заключение, в конце года должно быть оценена результативность и успешность деятельности компании в сфере дарения подарков. Следует оценить, стоили ли результаты вложенных денег и времени, какие подарки были особенно успешны, а какие наоборот не удались. Извлеченные из этого опыта выводы необходимо учесть в следующем году.

«Процесс планирования поведения компании относительно преподнесения подарков» определяется двумя главнейшими условиями: бюджетом, выделенным на подарки, и принципами преподнесения подарков. Бюджет подарков фиксируется ежегодно. Он высчитывается исходя из количества и степени важности получателей. В соответствии со степенью важности подарков для компании бюджет подарка может составлять от 2 до 4% рекламного бюджета компании. Принципы преподнесения подарков имеют важнейшую значимость для поддержания и развития в компании культуры подарка. Они отражают правила и возможное поведение работников в качестве дарителей и получателей. Эти правила преподнесения подарков включат в себя, например, следующие пункты:

• Философия компании относительно преподнесения подарков
• Формулировка целей для различных целевых групп
• Определение результатов, которых компания не хочет достигнуть в результате подарка
• Формулировка этических принципов для выбора подарка.
• Определение финансовых границ при выборе подарка
• Рекомендации относительно непосредственно преподнесения подарка и т.д.

Эти правила преподнесения подарков являются частью культуры и имиджа компании. Они предоставляют менеджерам и работникам поддержку в выборе подарка и достижении поставленных целей. Более того, они более точно представляют то, каким образом видит себя компания в отношениях с деловыми партнерами на почве преподнесения подарков.

Посредством целенаправленных и хорошо спланированных действий культуру подарка можно развить в важный инструмент коммуникации. Искусное поведение в этой сфере может повлиять на личностное положение относительно деловых партнеров, улучшить его и обеспечить безопасную основу длительных и благоприятных деловых отношений.

 

 

 

Как правильно делать и получать подарки

1. Делать подарки в деловой жизни непросто, прежде всего с точки зрения их интерпретации другими людьми. Если сразу оставить за скобками те подношения, которые имеют цель подкупить служебное лицо, то остальные формы дарения могут создать атмосферу доброжелательности и доверия, стимулировать деловые связи.

   В стране традиций — Японии — существует официальный порядок обязательного обмена подарками при заключении сделок. Он называется осейбо и сохранился с незапамятных времен до наших дней. Его сумма исчисляется сотнями миллионов долларов ежегодно, а предметы дарения традиционны и представляют собой продукты, такие как чай, кофе, масло, морепродукты.

   В западных странах `институт` дарения не закреплен в установившихся формах, но имеет широкое распространение. Повод для дарения может быть любым. Однако во многих компаниях по разным причинам негативно относятся к тем или иным подаркам, особенно от клиентов или фирм, связанных с данной компанией. Некоторые компании административными мерами запрещают дарение.
   Так, разумеется, дело обстоит далеко не везде. В деловой обстановке часто обмениваются подарками. `Спектр` предметов весьма широк: ручки, карандаши, фрукты, шоколад, билеты на спортивные состязания, книги, приданое для новорожденного, услуги, как-то: консультации, обучение, предоставление информации. Подарком может быть и взнос в какой-нибудь благотворительный фонд.

   Чтобы подносимые подарки не `тянули` на взятку, используется простой и надежный способ — делать сравнительно недорогие подарки. По западным меркам, подарок должен стоить от 10 до 25 долларов (не более 50). Исключение составляют подарки, которые делают высшие должностные лица. В Соединенных Штатах правительственным служащим на расходы на деловые подарки выделяется максимум $ 25. Президенту страны запрещено принимать любые подарки стоимостью свыше 100 $.
   Такие принципы по существу превращают подарок в символ или знак доброго отношения людей друг к другу и не позволяют их использовать для подкупа или шантажа должностных лиц.
   В США существует определенный `тариф`, регламентирующий стоимость деловых подарков. Разумеется, это не жесткие правила.

   * Подарки младших служащих или менеджеров среднего звена своим клиентам должны стоить 10 — 25 долларов.
   * Подарки от менеджеров среднего и высшего уровня — 25 — 50 долларов.
   * Подарки от старших служащих наиболее высокопоставленным клиентам 50 — 100 долларов.
   * Подарки стоимостью свыше 100 долларов делаются только в наиболее важных случаях.

   Повод для вручения подарка. Вторая сторона процесса дарения — наличие соответствующего повода для вручения подарка. Чтобы сделать подарок, надо иметь законное и очевидное для всех основание, и, кроме того, находиться с человеком, которому дарите (или который дарит вам) в хороших отношениях. Не следует посылать подарков тому, с кем вы ведете переговоры о сделке, поскольку это может быть воспринято как попытка повлиять на исход дела.

   Цель делового подарка -демонстрация своих добрых намерений стимулировать рекламу и сбыт продукции или услуг. Отмечая подарком какой-либо случай или событие, вы тем самым показываете свою заинтересованность в другом человеке. Это, безусловно, запомнится.
   Кроме упомянутых поводов для преподнесения подарков (т.е. демонстрации доброй воли и рекламы), может быть масса конкретных предлогов и поводов для дарения подарков вашим коллегам, клиентам, покупателям и т.д.

   Подарки можно делать при поздравлении с
   * рождением ребенка;
   *вступлением в брак;
   *получением награды либо премии;
   *повышением оклада и должности;
   *публикацией в газете или журнале;
   *выступлением по телевидению;
   *новым местом работы, открытием нового магазина;
   *получением ученой степени;
   *крупным достижением в любой сфере (продажей 1000-го автомобиля, выпуском миллионной книги, *продажей первой картины и т.п.).

   Подарки по случаю
   *ухода на пенсию;
   *особых дней рождения: совершеннолетие, 30-, 40-, 50-, 75-летие;
   *годовщины свадьбы: каждые пять лет до 30-летия брака, затем 40-, 50-, 60-летие;
   *круглых дат в трудовой деятельности;
   *приобретения нового дома.

   Подарки в знак благодарности
   *за сверхурочную работу, выполненную в неудобное для человека время (в том числе начальника — подчиненным);
   * за выполнение срочной работы по вашему заданию;
   * за бескорыстную добровольную помощь;
   * за приглашение на деловой завтрак, обед, ужин или иное мероприятие.

   Подарки в знак извинения
   * за недоразумения;
   * за нанесенную человеку обиду;
   * в случае, если вы не пришли на какое-либо важное мероприятие, куда вас пригласили.

   Теперь перейдем к конкретным рекомендациям по `механизму` дарения подарков.
   Общие положения
   * Если вы дарите цветы, имейте в виду, что на дом посылают свежесрезанные цветы, а на работу — аранжированные.
   * Подарки не должны носить личного характера. Записные книжки, хорошая ручка и т.п. — отличный деловой подарок.
   * Спиртное не считается хорошим подарком, хотя допустимо, если вы точно знаете вкус человека.
   * Подарки должны быть красиво упакованы. Сам ритуал дарения не менее важен, чем подарок.
   * Вы можете использовать в качестве сопроводительной открытки свою визитную карточку. Напишите на ней дружеские слова и вложите в конверт.
   * Если есть возможность, вручайте подарки лично.
   * Лучший подарок для работников фирмы или организации — премия. Как дарить клиентам
   * Подарки необходимо выбирать тщательно, показывая свой вкус.
   * Общие подарки должны свидетельствовать о престиже фирмы.
   * Подарок должен быть тем или иным образом связан с продукцией фирмы или организации, ее услугами или областью деятельности.
   * На подарке или сопроводительной открытке, написанной от руки, должны стоять реквизиты фирмы, но так, чтобы это не бросалось в глаза. Как дарить подчиненным
   * Когда ваши сотрудники успешно потрудились над каким-либо проектом, благодарность можно выразить в форме совместного ленча или шоколадных конфет. Докладывая начальству о проделанной работе, хорошо отзовитесь о работе своих людей. Это будет лучший подарок.
   * На Рождество или Новый год отметьте тех своих коллег, которые работают с вами длительное время. Подарки должны сопровождаться персональными записками.
   * Если ваш сотрудник женится, ему можно послать поздравление.
   * Не посылайте подарок, если вы не приглашены на свадьбу. Пошлите открытку с выражением симпатии.
   * С днем рождения поздравляйте на словах. Подарки и тому подобное — прерогатива светского этикета и не обязательны в бизнесе (если, конечно, у вас не крохотная фирмочка с `семейной` атмосферой).
   * Особо отличившихся сотрудников можно отметить в письменной форме. Подарки своему начальнику
   * Никто из подчиненных не обязан делать подарки начальству. Поэтому главная заповедь — `Не дарите подарков!`.
   * Если коллектив вашей организации желает `в складчину` купить подарок своему руководителю, это необходимо обсудить.
   * Секретарь может сделать подарок своему патрону, но он должен быть скромным и носить деловой характер.

   Принимая подарок
   * Всегда благодарите.
   * Всегда принимайте с выражением удовольствия, даже если такая вещь у вас уже есть или она вам вовсе не нужна.
   * Получив подарок от поставщика или клиента, поделитесь им со своими коллегами или подчиненными (если возможно).
   * Возможно, подарок по тем или иным причинам не устраивает вас — он либо очень дорогой, либо совсем неподходящий (ракетка для тенниса, в который вы никогда не играете). В таком случае допустимо вернуть подарок.
   * Если вы не можете принять подарок, сразу верните его с короткой запиской примерно такого содержания: `Считаю невозможным для себя принять ваш подарок и потому возвращаю его вам`. Сохраните копию этой записки. С дарителем этот вопрос больше не обсуждайте.