содержание

Введение…………………………………………………………………………………………………………. 3
возможности программы excel…………………………………………………………… 6

2.1 Окно EXCEL…………………………………………………………………………………………………… 6

2.2 Оформление рабочих листов…………………………………………………………………………. 7

2.2.1 Выбор шрифта…………………………………………………………………………………………. 7

2.2.2 Типы шрифтов…………………………………………………………………………………………. 7

2.2.3 Стили………………………………………………………………………………………………………. 7

2.2.4 Цвета и узоры………………………………………………………………………………………….. 8

2.2.5 Форматирование чисел…………………………………………………………………………….. 8

2.2.6 Проверка орфографии………………………………………………………………………………. 9

2.2.7 Операторы……………………………………………………………………………………………… 10

2.2.8 Перевычисление рабочих листов…………………………………………………………….. 11

2.3 Функции Excel…………………………………………………………………………………………….. 11

2.4 Создание диаграмм……………………………………………………………………………………… 12

2.4.1 Панель инструментов диаграмм…………………………………………………………….. 13

2.4.2 Диаграммы-торты…………………………………………………………………………………. 13

2.5 Профессиональное оформление………………………………………………………………….. 14

2.6 Обмен данными……………………………………………………………………………………………. 14

2.6.1 Текстовый редактор Word для Windows…………………………………………………. 15

2.7 Экспорт………………………………………………………………………………………………………… 15

Таблицы и диаграмма……………………………………………………………………………… 16
Заключение…………………………………………………………………………………………………. 19

Литература……………………………………………………………………………………………………….. 21

ВВЕДЕНИЕ

Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке появилась версия 5.0, которая содержит много улучшений и приятных неожиданностей.

К значительным достижениям в новой версии программы Excel можно отнести появление трехмерных документов (блокнотов). Установление связей между файлами и таблицами значительно упростилось по сравнению с прежними версиями. Контекстные меню значительно расширены, а дополнительные программные инструменты облегчают решение сложных прикладных задач.

Следует также упомянуть о различных помощниках (Ассистентах), которые помогают пользователю задавать функции и выдают рекомендации, если существует более простой метод решения текущей задачи. В программу Excel встроена удобная подсистема помощи, которая в любой момент готова выдать необходимую справку.

Описанные до сих пор новшества касаются в основном комфорта в работе и быстрого освоения программы. Одним из важнейших функциональных расширений программы, предназначенным для профессионалов, является встроенная в Excel Среда программирования Visual Basic (VBA) для решения прикладных задач. Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширить возможности языка макрокоманд Excel 4.0, но и ввести новый уровень прикладного программирования, поскольку VBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты, которые по своим функциям выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц. Кроме этого, следует назвать следующие важные новшества программы Excel 5.0:

— менеджер файлов, который выдает подробную информацию о всех файлах;

— диалоговые окна-регистры;

— отдельная пиктограмма для форматирования;

— появление механизма Drag & Plot, предназначенного для быстрой активизации диаграмм.

Обмен данными позволяет пользователю Excel импортировать в свои таблицы объекты из других прикладных программ и передавать (экспортировать) свои таблицы для встраивания в другие объекты.

Концепция обмена данными является одной из основных концепций среды Windows. Между объектами, которые обрабатываются различными прикладными программами, создаются информационные связи, например, между таблицами и текстами. Эти информационные связи реализованы динамически, например, копия таблицы, встроенная в текст, будет обновляться (актуализироваться) всякий раз, когда в ее оригинал вносятся изменения.

К сожалению, не все прикладные программы поддерживают механизм обмена данными, но программа Excel относится здесь к лидерам. Она поддерживает новейший стандарт в обмене данными, который называется OLE 2.0 (Object Linking and Embedding).

Импортирование рисунков в Excel.

Переведите указатель ячеек в левый верхний угол свободной области рабочего листа и вызовите директиву Object из меню Insert. Программа Excel выдает список объектов, которые можно включить в таблицу и для которых в системе есть соответствующие программные обработки. Содержание этого списка зависит от набора программ, которые были установлены в системе Windows. Выберите из списка объект Paintbrush Picture и щелкните по командной кнопке OK.

После этого вызывается графический редактор Paintbrush, в котором можно сделать рисунок или выбрать готовый с помощью директивы Paste from из меню Edit. В диалоговом окне этой директивы выберите файл с нужным рисунком и загрузите его в окно редактора. Затем вызовите директиву Exit & Return из меню File, чтобы выйти из графического редактора и вернуться в программу Excel.

При выходе редактор спрашивает, создавать ли динамическую связь с этим рисунком. Здесь следует ответить Yes. Тогда создается динамическая информационная связь (в стандарте OLE) между рисунком на рабочем листе и графическим редактором. Рисунок появляется на рабочем листе в указанном месте рядом с таблицей.

2. возможности программы excel

Возможности EXCEL очень высоки. Обработка текста, управление базами данных — программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей EXCEL тяжело достичь.

2.1 Окно EXCEL

Окно Excel содержит множество различных элементов. Некоторые из них присущи всем программам в среде Windows, остальные есть только в окне Excel. Вся рабочая область окна Excel занята чистым рабочим листом(или таблицей), разделённым на отдельные ячейки. Столбцы озаглавлены буквами, строки — цифрами.

Как и во многих других программах в среде Windows, вы можете представить рабочий лист в виде отдельного окна со своим собственным заголовком — это окно называется окном рабочей книги, так как в таком окне можно обрабатывать несколько рабочих листов.

На одной рабочей странице в распоряжении будет 256 столбцов и 16384 строки. Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы названы буквами и комбинациями букв. После 26 букв алфавита колонки следуют комбинации букв от АА, АВ и т. д.

В окне Excel, как и в других программах под Windows, под заголовком окна находится строка меню. Чуть ниже находятся панели инструментов Стандартная и Форматирование. Кнопки на панели инструментов позволяют быстро и легко вызывать многие функции Excel.

2.2 Оформление рабочих листов

2.2.1 Выбор шрифта

Изменить тип, размер шрифта или исполнение текста можно выделив соответствующие ячейки и открыв меню Формат. Выбрав команду Ячейки в меню Формат. После этого на экране появится диалог в котором будут указаны различные шрифты. Можно выбрать любой шрифт из списка предложенных. При выборе шрифта можно просматривать его начертание в окне пример. Для выбора типа шрифта, его размера и стиля можно использовать поля и кнопки, расположенные на панели инструментов.

2.2.2 Типы шрифтов

В настоящее время для оформления таблиц и документов используется большое количество шрифтов. Один из главнейших факторов, который необходимо принимать во внимание, -это разборчивость текста, оформление тем или иным шрифтом.

2.2.3 Стили

Наряду с выбором типа шрифта и его размера можно выбрать стиль шрифта: курсив, полужирный или с подчёркиванием. Используют эти стили только для выделения важной информации в тексте документов и таблиц.

2.2.4 Цвета и узоры

В Excel можно выделить в таблице некоторые поля с помощью цвета и узора фона, чтобы привлечь к ним внимание. Это выделение надо использовать осторожно, чтобы не перегрузить таблицу. Выберите вкладку Вид в диалоге Формат ячеек. Здесь для выделенных ячеек можно выбрать цвет закраски с помощью палитры.

2.2.5 Форматирование чисел

Если нужно, чтобы записи превратились в удобный документ, следует произвести форматирование чисел в ячейках. Проще всего форматируются ячейки, куда заносятся денежные суммы. Для этого нужно выделить форматируемые ячейки. Затем выбрать команду меню Формат — Ячейки, а в появившемся диалоге — вкладку Число. Выбирается в группе слева строку Денежный. Справа появится несколько возможных вариантов форматов чисел. Формат числа определяется видом цифрового шаблона, который может быть двух видов: Чтобы лучше понять их назначение, рассмотрим варианты форматирования числа

В первой колонке взяты шаблоны форматов, как в поле Коды формата. Во второй колонке мы видим, как будет выглядеть число в результате форматирования.

Формат Результат

#. ###, ## 13

000, 000. 013, 00

#. ##0, 00 13, 00

Если в качестве цифрового шаблона используется ноль, то он сохранится везде, где его не заменит значащая цифра. Значок номера (он изображен в виде решетки) отсутствует на местах, где нет значащих цифр. Лучше использовать цифровой шаблон в виде нуля для цифр, стоящих после десятичной запятой, а в других случаях использовать «решетку». Если вы оперируете числами, где больше двух разрядов после запятой и цифры в них не равны нулю, то происходит округление в большую или меньшую сторону. Точно так же Excel округляет дробные числа, которые форматировали как целые, т. е. без разрядов после запятой. Округляются, однако, только числа, которые выводятся на экран, в расчетах используются точные значения. В поле Коды формата можно выбрать вариант задания сумм, которые идут «в минус»: наряду с обычным минусом их можно выводить красным, что часто используется при оформлении бухгалтерской документации.

2.2.6 Проверка орфографии

В пакете Excel имеется программа проверки орфографии текстов, находящихся в ячейках рабочего листа, диаграммах или текстовых полях. Чтобы запустить её нужно выделить ячейки или текстовые поля, в которых необходимо проверить орфографию. Если нужно проверить весь текст, включая расположенные в нем объекты, выберите ячейку начиная с которой Excel должен искать ошибки. Далее нужно выбрать команду Сервис — Орфография. Потом Excel начнет проверять орфографию в тексте.

Можно начать проверку при помощи клавиши F7. Если программа обнаружит ошибку или не найдет проверяемого слова в словаре, на экране появится диалог Проверка Орфографии.

2.2.7 Операторы

Все математические функции описываются в программах с помощью специальных символов, называемых операторами. Полный список операторов дан в таблице.

Оператор Функция Пример

Арифметические операторы

+ сложение =A1+1

— вычитание =4-С4

* умножение =A3*X123

/ деление =D3/Q6

% процент =10%

Операторы связи

: диапазон =СУММ(A1:C10)

; объединение =СУММ(A1;A2;A6)

Текстовый оператор соединения

& соединение текстов

Текстовый оператор соединения предназначен для того, чтобы при создании образца документа не вносить, например, каждый раз вручную даты -программа сама будет обращаться к ячейке, в которой проставили дату.

2.2.8 Перевычисление рабочих листов

По умолчанию при вводе, редактировании формул или при заполнении формулами ячеек все вычисления формул в рабочем листе происходят автоматически. Однако при сложных интеграционных расчетов это может занять продолжительное время, поэтому можно отменить автоматическое вычисление. Для этого нужно выбрать команду меню Сервис — Параметры, далее в появившейся вкладке Вычисление выбрать опцию Вручную и установить переключатель Перевычислять перед сохранением. После этого все вычисления в рабочем листе будут происходить только после нажатия клавиши Вычислить.

2.3 Функции Excel

Функции призваны облегчить работу при создании и взаимодействии с электронными таблицами. Простейшим примером выполнения расчетов является операция сложения. Воспользуемся этой операции для демонстрации преимуществ функций. Не используя систему функций нужно будет вводить в формулу адрес каждой ячейки в отдельности, прибавляя к ним знак плюс или минус. В результате формула будет выглядеть следующим образом:

=B1+B2+B3+C4+C5+D2

Заметно, что на написание такой формулы ушло много времени, поэтому кажется что проще эту формулу было бы легче посчитать вручную. Чтобы быстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишь задействовать функцию суммы, нажав кнопку с изображением знака суммы или из Мастера функций, можно и вручную впечатать имя функции после знака равенства. После имени функций надо открыть скобку, введите адреса областей и закройте скобку. В результате формула будет выглядит следующим образом:

=СУММ(B1:B3;C4:C5;D2)

Если сравнить запись формул, то видно, что двоеточием здесь обозначается блок ячеек. Запятой разделяются аргументы функций.

Использование блоков ячеек, или областей, в качестве аргументов для функций целесообразно, поскольку оно, во первых, нагляднее, а во вторых , при такой записи программе проще учитывать изменения на рабочем листе. Например нужно подсчитать сумму чисел в ячейках с А1 по А4. Это можно записать так:

=СУММ(А1;А2;А3;А4)

Или то же другим способом:

=СУММ(А1:А4)

2.4 Создание диаграмм

Работать с электронными таблицами само по себе большое удовольствие, но если бы удалось превратить сухие столбцы чисел в наглядные диаграммы и графики. Такую возможность дает Excel. В Excel есть два различных способа сохранения в памяти диаграмм, составленных по вашим числовым данным: это, во-первых, «внедрённые» диаграммы и, во-вторых, «диаграммные страницы». Внедрённые диаграммы представляют собой графики, наложенные на рабочую страницу и сохраняемые в этом же файле; в диаграммных страницах создаются новые графические файлы. Создать внедренную диаграмму проще всего с помощью Мастера диаграмм, составляющего часть пакета Excel.

2.4.1 Панель инструментов диаграмм

Диаграммы можно создавать не только с помощью Мастера диаграмм. Также это можно делать и другим способом — даже более быстро – с помощью панели инструментов Диаграмма. Включить изображение этой панели на экране модно с помощью меню Вид — Панели инструментов.

Пример: Введём любые данные на основе которых можно построить диаграмму. Выделяем данные и нажимаем на панели инструментов кнопку с изображением стрелки, направленной вниз, чтобы открыть список типов диаграмм. Выбрав тип диаграммы и задав в рабочем листе прямоугольник необходимого размера, запускаем мастер диаграмм.

Если нужно создать диаграмму на отдельном листе, то надо выбрать строку Диаграмма в поле Создать. После короткого диалога с Мастером диаграмм будет создан отдельный рабочий лист.

2.4.2 Диаграммы-торты

Обычно таким наглядным представлением данных пользуются, когда надо показать составляющие доли в процентах от целого. Создать её на экране можно, также как и диаграмму любого другого типа, с помощью мастера диаграмм.

2.5 Профессиональное оформление

Для оформления документов Excel предлагает кроме графиков и диаграмм возможность создавать другие графические объекты, например вычерчивать на экране, а потом распечатывать прямоугольники, эллипсы, прямые и кривые линии, дуги и др. Можно также выполнить рисунки с помощью отдельных графических объектов, что никто не будет подозревать, что они выполнены с помощью Excel, а не специально графического редактора.

Для создания рисунков предназначены кнопки, расположенные на панели инструментов Рисование. Включить изображение этой панели на экране можно с помощью кнопки которая находится на панели инструментов Стандартная.

2.6 Обмен данными

Во всех программах, написанных для операционной системы Windows, пользователь может пользоваться ее буфером обмена(Clipboard), он представляет особую область памяти, представляемой операционной средой в распоряжение различных программ. Используя буфер, можно, работая например в Excel, прерваться и практически мгновенно перейти в другую программу, которую Windows держит для вас наготове. Причем независимо от текущей программы переход осуществляется с помощью одной и той же команды. Для этого нужно выделить соответствующие ячейки. Занести данные в буфер, используя для этого команду меню Правка — Копировать, либо комбинацию клавиш Ctrl+C. Теперь либо сам Excel, либо иная программа может вынуть данные из буфера с помощью команды меню Правка Вставить или одной из двух комбинаций клавиш: Shift+Insert или Ctrl+V.

2.6.1 Текстовый редактор Word для Windows

Из буфера обмена данные поступают в Word для Windows в виде таблицы. Эта программа понимает все форматы Excel. Гарнитура и размеры шрифта также сохраняются в неизменном виде. Используя меню обработки таблиц текстового редактора можно обрабатывать в нем данные.

2.7 Экспорт

Excel может хранить рабочие листы в памяти в различных форматах. Чтобы задать свой формат, нужно выбрать команду меню Файл — Сохранить как, где есть поле Тип файла. Там имеется список форматов, в которые Excel может преобразовать свои файлы.

3. Таблицы и диаграмма

№ п/п	Фамилия И.О.	Табельный номер	Должность	Должно-стной оклад (руб.)	Премиальные начисления (руб.)	Итого начислено (руб.)	Кол-во иждивенцев	Необлагаемая налогом сумма (руб.)	Сумма, подлежащая налогообложению (руб.)	Подоходный налог (руб.)	Отчисления в пенсфонд (руб.)	Авансовые выплаты (руб.)	Итого к выдаче (руб.)
I	II	III	IV	V	VI	VII	VIII	IX	X	XI	XII	XIII	XIV
1	АВДЕЕВ В.А.	27	сторж	300,00	100,00	400,00	3	249	147,00	17,64	4,00	100,00	278,36
2	БИТОВ Л.Д.	12	сторож	300,00	70,00	370,00	1	83	283,30	34,00	3,70	100,00	232,30
3	ВОЛКОВ О.О.	15	кочегар	500,00	120,00	620,00	2	166	447,80	53,74	6,20	150,00	410,06
4	ГРИБОВ С.С.	35	кочегар	500,00	170,00	670,00	5	415	248,30	29,80	6,70	200,00	433,50
5	ДРЕЕВ А.Т.	21	токарь	500,00	170,00	670,00	2	166	497,30	59,68	6,70	200,00	403,62
6	ЕЛКИН П.П.	33	слесарь	700,00	240,00	940,00	1	83	847,60	101,71	9,40	250,00	578,89
7	ЖАРОВ М.Т.	11	бригадир	800,00	300,00	1100,00	1	83	1006,00	120,72	11,00	250,00	718,28
8	ЗЫКОВ Р.А.	19	инженер	900,00	330,00	1230,00	4	332	885,70	106,28	12,30	500,00	611,42
9	ИВАНОВ И.И.	22	инженер	1000,00	350,00	1350,00	3	249	1087,50	130,50	13,50	700,00	506,00
10	КОТОВ К.К.	17	технолог	1200,00	400,00	1600,00	1	83	1501,00	180,12	16,00	600,00	803,88
11	ЛЕВИН С.Ю.	27	энергетик	1200,00	400,00	1600,00	2	166	1418,00	170,16	16,00	800,00	613,84
12	МАРКОВ Е.Н.	14	механик	1200,00	400,00	1600,00	3	249	1335,00	160,20	16,00	750,00	673,80
13	НОСОВ В.В.	29	гл. бух.	1500,00	550,00	2050,00	2	166	1863,50	223,62	20,50	1200,00	605,88
14	ОЗЕРОВ Ч.Г.	37	гл. инж.	1500,00	550,00	2050,00	4	332	1697,50	203,70	20,50	1000,00	825,80
15	ПЫЖОВ Н.К.	10	директор	1700,00	700,00	2400,00	2	166	2210,00	265,20	24,00	900,00	1210,80

	Величина подоходного налога (%)				12%
	Величина отчислений в пенсионный фонд (%)				1%
	Минимальная оплата труда (руб)				83

№ п/п	Фамилия И.О.	Табельный номер	Должностной оклад (руб.)	Премиальные начисления (руб.)	Итого начислено (руб.)
I	II	III	V	VI	VII
1	ПЫЖОВ Н.К.	10	1700,00	700,00	2400,00
2	НОСОВ В.В.	29	1500,00	550,00	2050,00
3	ОЗЕРОВ Ч.Г.	37	1500,00	550,00	2050,00
4	КОТОВ К.К.	17	1200,00	400,00	1600,00
5	ЛЕВИН С.Ю.	27	1200,00	400,00	1600,00
6	МАРКОВ Е.Н.	14	1200,00	400,00	1600,00
7	ИВАНОВ И.И.	22	1000,00	350,00	1350,00
8	ЗЫКОВ Р.А.	19	900,00	330,00	1230,00
9	ЖАРОВ М.Т.	11	800,00	300,00	1100,00
10	ЕЛКИН П.П.	33	700,00	240,00	940,00
11	ВОЛКОВ О.О.	15	500,00	120,00	620,00
12	ГРИБОВ С.С.	35	500,00	170,00	670,00
13	ДРЕЕВ А.Т.	21	500,00	170,00	670,00
14	АВДЕЕВ В.А.	27	300,00	100,00	400,00
15	БИТОВ Л.Д.	12	300,00	70,00	370,00

4. заключение

За 14-летнюю историю табличных расчётов с применением персональных компьютеров требования пользователей к подобным программам существенно изменились. В начале основной акцент в такой программе, как, например, SuperCalc, ставился на счётные функции. Сегодня положение другое. Наряду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данных приобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций, предлагаемое такой расчетной и графической программой, не должно осложнять работу пользователя. Программы для Windows создают для этого идеальные предпосылки.

В последнее время многие как раз перешли на использование Windows в качестве своей пользовательской среды. Как следствие, многие фирмы, создающие программное обеспечение, начали предлагать большое количество программ под Windows.

Литература

А.Л. Алейников . MS Excel0 за 1 час. — М.: Финансы и статистика, 1997.
А.В. Фpолов, Г.В. Фpолов. Пакет MS Excel и его возможности. — М.:Диалог-МИФИ
«КомпьюТерра» Компьютерный еженедельник №3 за 1997 год.